执行行政助理兼办公室经理——麦克莱恩混合办公
为 DEFCON AI 的高管领导团队提供支持，负责复杂日程管理、费用协调和差旅规划。 负责公司麦克莱恩办公室的日常运营。
描述
- 支持 DEFCON AI 的高管领导团队
- 管理多位高管的复杂日程，并协调与内部及外部利益相关者的会议
- 确定日程请求的优先级，解决相互冲突的日历安排
- 安排领导层会议、异地会议和高管差旅
- 准备会议材料、议程及相关文件
- 跟进后续行动并整理重要事项
- 在保护敏感信息的同时，以谨慎专业的方式担任值得信赖的高管联系人
- 使用 Concur 和 DEFCON AI 的 Unanet ERP 平台管理费用报告及对账
- 审核费用提交，确保准确、完整并符合政策要求
- 与财务部门合作解决差异，支持及时处理
- 有序维护费用、收据及相关证明文件的记录
- 协助采购、发票处理和供应商协调
- 作为主要联系人，负责麦克莱恩办公室的日常运营
- 协调邮件、配送、办公用品、设备和供应商服务
- 协助管理办公室出入权限、徽章或门卡申请以及办公空间需求
- 协调员工入职和离职的办公室后勤工作
- 组织现场会议、团队聚会和公司活动
任职要求
- 至少五年高管行政、办公室管理或相关专业行政岗位工作经验
- 具备支持高级管理人员并协调复杂日程的经验
- 具备费用处理、报销和行政记录管理经验
- 组织能力强、注重细节，并能持续跟进落实
- 能够平衡相互冲突的优先事项，并在快节奏环境中有效调整
- 具备出色的书面和口头沟通能力
- 具备良好的人际交往和服务能力，能够与组织内各部门协作
- 处理机密信息时具备专业判断力并保持谨慎
- 熟练使用 Slack 和 Microsoft Office 365，包括 Outlook、Teams、Word、Excel、PowerPoint 和 SharePoint
- 能够预判需求、主动采取行动，并在较少监督下独立工作
- 居住在华盛顿特区大都会区，并可每周三天到麦克莱恩/泰森斯科纳办公室现场工作
- 有 Concur 或同类费用管理系统使用经验者优先
- 有在科技、政府承包或初创企业环境中支持高管领导团队的经验者优先
- 有协调商务差旅、会议和公司活动经验者优先
- 拥有学士学位，并具备至少两年行政专业工作和/或活动策划经验者优先
福利待遇
- 具有竞争力的薪资
- 奖金和股权方案
- 雇主为员工及其家属全额支付的综合医疗、牙科和视力保险
- 经经理批准后可享无限带薪休假
- 灵活的工作环境，可自主安排工作日
- 十四周全薪育儿假