D
Defcon AI razvija programsko opremo, ki temelji na umetni inteligenci, za logistiko, promet in upravljanje dobavnih verig. Njihova tehnologija združuje programsko modeliranje in inteligentne agente, da organizacijam pomaga načrtovati ter se odzivati na motnje, ki jih povzročajo naravne nesreče, nepričakovani dogodki in nestabilne razmere. Podjetje deluje na stičišču umetne inteligence, mobilnosti in logistike ter sodeluje s partnerji pri zagotavljanju podatkovno podprtih orodij, zasnovanih za izboljšanje operativne odpornosti, odločanja in učinkovitosti odziva.
Izvršni administrator in vodja pisarne – hibridno delo v McLeanu
Podpirajte izvršno vodstvo družbe DEFCON AI pri zahtevnem upravljanju koledarjev, usklajevanju stroškov in načrtovanju potovanj. Nadzirajte vsakodnevno poslovanje pisarne družbe v McLeanu.
Opis
- Podpora izvršnemu vodstvu družbe DEFCON AI
- Upravljanje zahtevnih koledarjev več vodij in usklajevanje sestankov z notranjimi in zunanjimi deležniki
- Določanje prednostnih nalog pri zahtevah za razpored ter reševanje nasprotujočih si zahtev v koledarjih
- Organiziranje sestankov vodstva, srečanj zunaj pisarne in službenih potovanj vodij
- Priprava gradiv za sestanke, dnevnih redov in povezane dokumentacije
- Spremljanje nadaljnjih ukrepov in organiziranje pomembnih obveznosti
- Delovanje kot zaupanja vredna kontaktna oseba vodstva ob diskretnem varovanju občutljivih informacij
- Upravljanje poročil o stroških in usklajevanj s sistemom Concur in platformo Unanet ERP družbe DEFCON AI
- Pregled predloženih stroškov glede točnosti, popolnosti in skladnosti s pravili
- Sodelovanje s finančnim oddelkom pri reševanju neskladij in podpori pravočasni obdelavi
- Vzdrževanje urejenih evidenc stroškov, računov in spremljajoče dokumentacije
- Pomoč pri nabavi, obdelavi računov in usklajevanju z dobavitelji
- Nadzor vsakodnevnega poslovanja pisarne v McLeanu kot njena glavna kontaktna oseba
- Usklajevanje pošte, dostav, zalog, opreme in storitev dobaviteljev
- Pomoč pri upravljanju dostopa do pisarne, zahtev za identifikacijske priponke ali kartice ter potreb delovnega prostora
- Usklajevanje pisarniške logistike ob uvajanju in odhodu zaposlenih
- Organiziranje sestankov na lokaciji, skupinskih srečanj in dogodkov podjetja
Zahteve
- Najmanj pet let izkušenj na področju izvršne administracije, vodenja pisarne ali sorodni strokovni administrativni vlogi
- Dokazane izkušnje pri podpori višjim vodjem in usklajevanju zahtevnih koledarjev
- Izkušnje z obdelavo stroškov, povračili in vodenjem administrativnih evidenc
- Visoka stopnja organiziranosti, natančnost in dosledno spremljanje nalog
- Sposobnost usklajevanja konkurenčnih prednostnih nalog in učinkovitega prilagajanja hitremu delovnemu okolju
- Odlične pisne in ustne komunikacijske sposobnosti
- Močne medosebne in storitvene veščine ter sposobnost sodelovanja v celotni organizaciji
- Strokovna presoja in diskretnost pri delu z zaupnimi informacijami
- Dobro poznavanje orodij Slack in Microsoft Office 365, vključno z Outlookom, Teams, Wordom, Excelom, PowerPointom in SharePointom
- Sposobnost predvidevanja potreb, prevzemanja pobude in samostojnega dela z omejenim nadzorom
- Bivanje v metropolitanskem območju Washingtona, DC, in možnost dela v pisarni McLean/Tysons Corner tri dni na teden
- Izkušnje s sistemom Concur ali primerljivim sistemom za upravljanje stroškov so prednost
- Izkušnje s podporo izvršnemu vodstvu v tehnološkem, okolju državnih naročil ali zagonskem podjetju so prednost
- Izkušnje z usklajevanjem poslovnih potovanj, sestankov in dogodkov podjetja so prednost
- Visokošolska diploma ter najmanj dve leti strokovnih administrativnih izkušenj in/ali izkušenj z načrtovanjem dogodkov so prednost
Ugodnosti
- Konkurenčno plačilo
- Bonusni in lastniški paket
- Celovito zdravstveno, zobozdravstveno in vidno zavarovanje, ki ga delodajalec v celoti plača za vas in vašo družino
- Neomejen plačan dopust z odobritvijo vodje
- Prilagodljivo delovno okolje z avtonomijo pri organizaciji delovnega dne
- Štirinajst tednov v celoti plačanega starševskega dopusta