エグゼクティブアドミニストレーター兼オフィスマネージャー—マクリーン・ハイブリッド勤務
DEFCON AI の経営幹部を支援し、複雑なカレンダー管理、経費調整、出張計画を担当します。 同社マクリーンオフィスの日常業務を統括します。
仕事内容
- DEFCON AI の経営幹部チームを支援する
- 複数の幹部の複雑なカレンダーを管理し、社内外の関係者との会議を調整する
- スケジュール依頼の優先順位を決め、競合するカレンダー上の要望を解決する
- 経営会議、オフサイトミーティング、幹部の出張を手配する
- 会議資料、アジェンダ、関連文書を作成する
- フォローアップ事項を追跡し、重要な予定や約束事項を整理する
- 機密情報を慎重に扱いながら、信頼される経営幹部の窓口を務める
- Concur と DEFCON AI の Unanet ERP プラットフォームを使用して経費報告と照合を管理する
- 経費申請の正確性、完全性、ポリシー遵守を確認する
- 財務部門と連携して差異を解決し、迅速な処理を支援する
- 経費、領収書、関連証憑を整理して記録する
- 購買、請求書処理、ベンダー調整を支援する
- 主な窓口として、マクリーンオフィスの日常業務を統括する
- 郵便、配送、備品、機器、ベンダーサービスを調整する
- オフィスへのアクセス、バッジまたはカードの申請、ワークスペースの要件管理を支援する
- 従業員の入社・退社に伴うオフィス業務を調整する
- 社内会議、チームの集まり、会社イベントを企画する
応募要件
- エグゼクティブアドミニストレーション、オフィスマネジメント、または関連する専門的な事務職で5年以上の経験
- 上級幹部の支援と複雑なカレンダー調整の実績
- 経費処理、精算、事務記録管理の経験
- 高い整理力と細部への注意力があり、確実にフォローアップできること
- 複数の優先事項のバランスを取り、変化の速い環境で効果的に対応できること
- 優れた文章力と口頭でのコミュニケーション能力
- 組織横断で協働できる、優れた対人スキルとサービス精神
- 機密情報を扱う際の専門的な判断力と慎重さ
- Slack および Outlook、Teams、Word、Excel、PowerPoint、SharePoint を含む Microsoft Office 365 に習熟していること
- ニーズを先読みし、主体的に行動し、限られた監督のもとで自律的に働けること
- ワシントンD.C. metropolitan area に居住し、毎週3日マクリーン/タイソンズコーナーオフィスで勤務できること
- Concur または同等の経費管理システムの経験があれば望ましい
- テクノロジー、政府契約、またはスタートアップ環境で経営幹部を支援した経験があれば望ましい
- 業務出張、会議、会社イベントの調整経験があれば望ましい
- 学士号に加え、2年以上の専門的な事務職および/またはイベント企画経験があれば望ましい
福利厚生
- 競争力のある給与
- ボーナスおよび株式報酬パッケージ
- 本人と家族を対象とした、雇用主が全額負担する包括的な医療・歯科・視力保険
- マネージャーの承認を条件とする無制限の有給休暇
- 勤務日を自律的に管理できる柔軟な勤務環境
- 14週間の全額有給育児休暇