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Defcon AI
Defcon AI développe des logiciels fondés sur l’intelligence artificielle pour les opérations de logistique, de transport et de chaîne d’approvisionnement. Sa technologie associe la modélisation logicielle et des agents intelligents afin d’aider les organisations à planifier et à réagir aux perturbations causées par des catastrophes naturelles, des événements imprévus et des situations de conflit. À la croisée de l’intelligence artificielle, de la mobilité et de la logistique, l’entreprise collabore avec des partenaires pour proposer des outils fondés sur les données, conçus pour renforcer la résilience opérationnelle, la prise de décision et l’efficacité des interventions.

Administrateur exécutif et responsable de bureau – McLean hybride

Soutenez la direction de DEFCON AI en assurant la gestion complexe des calendriers, la coordination des dépenses et la planification des déplacements. Supervisez les opérations quotidiennes du bureau de l’entreprise à McLean.

Description

  • Soutenir l’équipe de direction de DEFCON AI
  • Gérer les calendriers complexes de plusieurs dirigeants et coordonner les réunions avec les parties prenantes internes et externes
  • Hiérarchiser les demandes de planification et résoudre les conflits entre calendriers
  • Organiser les réunions de direction, les rencontres hors site et les déplacements des dirigeants
  • Préparer les supports de réunion, les ordres du jour et la documentation connexe
  • Suivre les actions à mener et organiser les engagements importants
  • Agir comme interlocuteur exécutif de confiance tout en protégeant les informations sensibles avec discrétion
  • Gérer les notes de frais et les rapprochements à l’aide de Concur et de la plateforme ERP Unanet de DEFCON AI
  • Examiner les demandes de remboursement afin d’en vérifier l’exactitude, l’exhaustivité et la conformité aux politiques
  • Collaborer avec la Finance pour résoudre les écarts et favoriser un traitement rapide
  • Tenir des registres organisés des dépenses, reçus et pièces justificatives
  • Aider aux achats, au traitement des factures et à la coordination avec les fournisseurs
  • Superviser les opérations quotidiennes du bureau de McLean en tant qu’interlocuteur principal
  • Coordonner le courrier, les livraisons, les fournitures, l’équipement et les services des fournisseurs
  • Contribuer à la gestion de l’accès au bureau, des demandes de badges ou de cartes et des besoins liés aux espaces de travail
  • Coordonner la logistique du bureau pour l’intégration et le départ des employés
  • Organiser les réunions sur site, les rassemblements d’équipe et les événements de l’entreprise

Exigences

  • Au moins cinq ans d’expérience en administration exécutive, gestion de bureau ou dans un poste administratif professionnel connexe
  • Expérience avérée auprès de cadres dirigeants et dans la coordination de calendriers complexes
  • Expérience du traitement des dépenses, des remboursements et de la tenue de registres administratifs
  • Excellente organisation, souci du détail et constance dans le suivi
  • Capacité à gérer des priorités concurrentes et à s’adapter efficacement dans un environnement dynamique
  • Excellentes compétences en communication écrite et orale
  • Solides compétences relationnelles et sens du service, avec la capacité de collaborer dans toute l’organisation
  • Jugement professionnel et discrétion dans le traitement d’informations confidentielles
  • Maîtrise de Slack et de Microsoft Office 365, notamment Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint et SharePoint
  • Capacité à anticiper les besoins, à prendre des initiatives et à travailler de manière autonome avec une supervision limitée
  • Résider dans la région métropolitaine de Washington, DC, et être disponible pour travailler sur site au bureau de McLean/Tysons Corner trois jours par semaine
  • Une expérience de Concur ou d’un système comparable de gestion des dépenses est souhaitée
  • Une expérience auprès d’une direction exécutive dans les secteurs de la technologie, des contrats gouvernementaux ou des startups est souhaitée
  • Une expérience de la coordination de voyages d’affaires, de réunions et d’événements d’entreprise est souhaitée
  • Un diplôme de licence ainsi qu’au moins deux ans d’expérience professionnelle en administration et/ou en organisation d’événements sont souhaités

Avantages

  • Salaire compétitif
  • Rémunération variable et participation au capital
  • Couverture complète des soins médicaux, dentaires et ophtalmologiques entièrement prise en charge par l’employeur pour vous et votre famille
  • Congés payés illimités sous réserve de l’approbation du responsable
  • Environnement de travail flexible offrant une autonomie sur votre journée de travail
  • Quatorze semaines de congé parental entièrement rémunéré

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