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Defcon AI
11 – 50 Mitarbeitende
Künstliche IntelligenzLogistikTransport
Defcon AI entwickelt KI-gestützte Software für Logistik, Transport und Lieferkettenabläufe. Die Technologie kombiniert Softwaremodellierung und intelligente Agenten, um Organisationen bei der Planung und beim Umgang mit Störungen durch Naturkatastrophen, unerwartete Ereignisse und umkämpfte Bedingungen zu unterstützen. An der Schnittstelle von künstlicher Intelligenz, Mobilität und Logistik arbeitet das Unternehmen mit Partnern zusammen, um datenbasierte Werkzeuge bereitzustellen, die betriebliche Resilienz, Entscheidungsfindung und die Effizienz von Reaktionsmaßnahmen verbessern sollen.
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Executive-Assistenz und Office Manager – McLean, Hybrid

Unterstützen Sie die Führungsebene von DEFCON AI bei komplexem Kalendermanagement, der Koordination von Ausgaben und der Reiseplanung. Übernehmen Sie die täglichen Abläufe im McLean-Büro.

USVereinigte StaatenVAVirginia
75.000 $ – 110.000 $ / Jahr
HybridVollzeitMittlere StufeSeniorErforderliche Sprache: EnglischVerwaltungsassistent
ERP

Beschreibung

  • Unterstützung der Führungsebene von DEFCON AI
  • Komplexe Kalender mehrerer Führungskräfte verwalten und Besprechungen mit internen und externen Ansprechpartnern koordinieren
  • Terminierungsanfragen priorisieren und konkurrierende Kalenderanforderungen lösen
  • Führungskräftemeetings, Offsites und Geschäftsreisen organisieren
  • Besprechungsunterlagen, Tagesordnungen und zugehörige Dokumentation erstellen
  • Nachverfolgungsmaßnahmen überwachen und wichtige Verpflichtungen organisieren
  • Als vertrauensvolle Ansprechperson für die Führungskräfte agieren und vertrauliche Informationen diskret schützen
  • Spesenabrechnungen und Abstimmungen mit Concur und der Unanet-ERP-Plattform von DEFCON AI verwalten
  • Spesenbelege auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Richtlinienkonformität prüfen
  • Mit der Finanzabteilung zusammenarbeiten, um Abweichungen zu klären und eine zügige Bearbeitung zu unterstützen
  • Geordnete Aufzeichnungen über Ausgaben, Belege und zugehörige Unterlagen führen
  • Beim Einkauf, bei der Rechnungsverarbeitung und der Koordination von Lieferanten unterstützen
  • Die täglichen Abläufe des McLean-Büros als zentrale Ansprechperson überwachen
  • Post, Lieferungen, Büromaterial, Ausstattung und Lieferantendienstleistungen koordinieren
  • Bei der Verwaltung des Bürozugangs, der Beantragung von Ausweisen oder Zugangskarten sowie bei Anforderungen an die Arbeitsplätze unterstützen
  • Bürologistik für das Onboarding und Offboarding von Mitarbeitenden koordinieren
  • Meetings vor Ort, Teamveranstaltungen und Firmenveranstaltungen organisieren

Anforderungen

  • Mindestens fünf Jahre Erfahrung in der Executive-Assistenz, im Office Management oder in einer vergleichbaren administrativen Fachfunktion
  • Nachgewiesene Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften und der Koordination komplexer Kalender
  • Erfahrung in der Bearbeitung von Spesen, Erstattungen und administrativer Dokumentation
  • Ausgeprägte Organisationsfähigkeit, Detailgenauigkeit und konsequente Nachverfolgung
  • Fähigkeit, konkurrierende Prioritäten auszugleichen und sich in einem dynamischen Umfeld effektiv anzupassen
  • Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
  • Ausgeprägte zwischenmenschliche und serviceorientierte Fähigkeiten sowie die Fähigkeit, organisationsübergreifend zusammenzuarbeiten
  • Professionelles Urteilsvermögen und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
  • Sicherer Umgang mit Slack und Microsoft Office 365 einschließlich Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint und SharePoint
  • Fähigkeit, Bedürfnisse vorauszusehen, Eigeninitiative zu zeigen und mit wenig Aufsicht selbstständig zu arbeiten
  • Wohnsitz im Großraum Washington, DC, sowie Bereitschaft, an drei Tagen pro Woche vor Ort im Büro in McLean/Tysons Corner zu arbeiten
  • Erfahrung mit Concur oder einem vergleichbaren Spesenverwaltungssystem ist wünschenswert
  • Erfahrung in der Unterstützung der Führungsebene in einem Technologieunternehmen, im Bereich staatlicher Aufträge oder in einem Startup ist wünschenswert
  • Erfahrung in der Koordination von Geschäftsreisen, Meetings und Firmenveranstaltungen ist wünschenswert
  • Bachelorabschluss sowie mindestens zwei Jahre Berufserfahrung in der administrativen Unterstützung und/oder Veranstaltungsplanung sind wünschenswert

Zusatzleistungen

  • Wettbewerbsfähige Vergütung
  • Bonus- und Aktienbeteiligungspaket
  • Umfassende Kranken-, Zahn- und Sehkostenversicherung, die für Sie und Ihre Familie vollständig vom Arbeitgeber übernommen wird
  • Unbegrenzter bezahlter Urlaub vorbehaltlich der Genehmigung durch die Führungskraft
  • Flexibles Arbeitsumfeld mit selbstständiger Gestaltung Ihres Arbeitstags
  • Vierzehn Wochen vollständig bezahlte Elternzeit

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