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OpenLoop
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201 – 500 Employés
ConseilJuridiqueLogistique
OpenLoop est une entreprise de technologie de télésanté et de services gérés qui aide les organisations à créer et à exploiter des programmes de soins virtuels sous leur propre marque. Sa plateforme prend en charge les principaux flux de travail, notamment la planification des rendez-vous, les réservations, les paiements et les intégrations avec les dossiers médicaux électroniques et les API, tandis que ses services opérationnels couvrent le recrutement de professionnels de santé, l’accréditation, la couverture des payeurs, la gestion du cycle de revenus, le soutien réglementaire et l’assistance aux patients. OpenLoop travaille avec des régimes d’assurance santé, des hôpitaux et des systèmes de santé, des détaillants, des employeurs et des entreprises de santé numérique, en associant des opérations optimisées par l’intelligence artificielle à un réseau national de professionnels de santé et à une couverture comprenant Medicare et Medicaid. Son contexte de recrutement s’étend aux équipes nécessaires pour développer, fournir et accompagner des services de soins virtuels évolutifs.
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Offres de l’entreprise

Responsable des opérations du lieu de travail, OpenLoop — Dallas hybride

OpenLoop recrute un(e) Responsable des opérations du lieu de travail pour superviser des bureaux répartis sur plusieurs sites, le soutien aux dirigeants, les installations, les fournisseurs, la conformité, les budgets et l’expérience des employés. Ce poste hybride à temps plein est basé à Dallas, au Texas.

USÉtats-UnisTXTexasHybrideTemps pleinIntermédiaireSeniorLangue Requise : anglaisOpérations

Description

  • Diriger les opérations quotidiennes de tous les bureaux physiques d’OpenLoop
  • Gérer les responsables et administrateurs de bureau, notamment le recrutement, l’intégration, l’accompagnement, la planification et les évaluations de performance
  • Créer des guides opérationnels standardisés, des attentes de service, des procédures d’escalade, des revues de sites et des rapports intersites
  • Assurer le soutien opérationnel des dirigeants et du conseil d’administration, notamment pour la logistique des réunions et séminaires hors site, l’accueil des invités, la préparation des déplacements et les événements destinés aux dirigeants, au conseil, aux clients et à l’équipe de direction
  • Superviser l’accueil et les services aux invités, notamment l’enregistrement, les badges, le stationnement, les accès, les fournitures de cuisine, le traiteur, les programmes de boissons ainsi que l’installation et le démontage des événements
  • Entretenir les relations avec les bailleurs et gestionnaires immobiliers tout en coordonnant la maintenance, l’accès aux bâtiments, la climatisation, les monte-charges, les livraisons, les obligations locatives, la préparation aux situations d’urgence et la liaison avec la sécurité
  • Gérer les plans de placement, l’occupation, l’orientation, la signalétique, les déménagements de bureaux, les mises à jour et reconfigurations des espaces, les achats de mobilier, d’agencements et d’équipements, ainsi que les ouvertures, extensions et fermetures de bureaux
  • Définir les pratiques de réservation des salles de réunion et maintenir la disponibilité audiovisuelle grâce aux audits, à la maintenance, à la résolution des problèmes, à l’installation du matériel, aux essais technologiques, aux grandes réunions, aux sessions de formation et aux séminaires hors site des dirigeants
  • Superviser les relations avec les fournisseurs, les contrats, les renouvellements, la qualité de service, les appels d’offres, les dossiers fournisseurs, les factures et la maintenance préventive
  • Coordonner les fournitures de bureau, les supports de marque, les services de courrier et de messagerie, les postes de travail des nouvelles recrues, les kits d’accueil, les badges, le stationnement, l’orientation, les événements pour les employés et les initiatives culturelles
  • Garantir la conformité aux exigences de l’OSHA, aux normes de sécurité incendie et à l’ADA ; effectuer les contrôles de sécurité et gérer les fournitures de premiers secours et les défibrillateurs automatisés externes, les contacts d’urgence et les rôles de responsables d’étage
  • Gérer le courrier physique et numérique, les mises à jour des baux et des adresses, ainsi que le portefeuille des installations et des adresses en partenariat avec les équipes Juridique, Conformité, Accréditation et Finance
  • Administrer le budget des installations, des fournitures, des fournisseurs et de l’hospitalité en suivant les dépenses mensuelles réelles, en recherchant des économies, en traitant les achats et les factures et en signalant les écarts au Directeur des opérations du lieu de travail

Exigences

  • Au moins cinq ans d’expérience dans le soutien aux entreprises ou aux cadres dirigeants, la gestion de bureau, la coordination d’événements de haut niveau ou la logistique, avec d’importantes responsabilités en contact avec la clientèle dans un environnement complexe et dynamique
  • Une expérience de la gestion ou de la supervision d’équipes administratives, de bureau ou opérationnelles, y compris d’équipes basées sur d’autres sites, est fortement souhaitée
  • Organisation exceptionnelle et grand souci du détail, avec la capacité de hiérarchiser des demandes concurrentes entre plusieurs sites et parties prenantes
  • Esprit proactif, débrouillard et capable d’anticiper les besoins et de résoudre les problèmes de manière autonome
  • Excellentes compétences professionnelles en communication écrite et orale
  • Discrétion avérée dans le traitement d’informations confidentielles et de niveau exécutif
  • Capacité à travailler de manière autonome tout en coordonnant efficacement les activités entre les fonctions dans un environnement dynamique
  • Expérience de la supervision des fournisseurs, des contrats et des budgets opérationnels
  • Maîtrise de Microsoft Office, Google Workspace et Zoom ou de plateformes comparables
  • Forte orientation client et souci méticuleux du détail
  • Volonté et capacité de se déplacer entre les bureaux d’OpenLoop selon les besoins

Avantages

  • Couverture médicale, dentaire et ophtalmologique
  • Comptes de dépenses flexibles et comptes d’épargne santé
  • Congés payés flexibles
  • Plan 401(k) avec abondement de l’entreprise
  • Assurance vie
  • Assurance pour animaux de compagnie
  • Culture de travail axée sur l’autonomie, la compétence et le sentiment d’appartenance

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