職場營運經理，OpenLoop——達拉斯混合辦公
OpenLoop 正在招募一名職場營運經理，負責管理多地辦公室、高階主管支援、設施、供應商、法規遵循、預算和員工體驗。這是一個位於德州達拉斯的全職混合辦公職位。
說明
- 負責 OpenLoop 所有實體辦公地點的日常營運
- 管理辦公室經理和行政人員，包括招募、到職、指導、排班和績效評估
- 建立標準化工作手冊、服務要求、升級程序、辦公地點檢視和跨地點報告機制
- 為高階主管和董事會提供職場支援，涵蓋會議和外出活動後勤、賓客接待、出差準備，以及高階主管、董事會、客戶和領導團隊活動
- 監督接待櫃台和賓客服務，包括簽到、識別證、停車、門禁、茶水間用品、餐飲、飲品方案以及活動佈置和撤場
- 維持與房東和物業管理公司的關係，同時協調維修、建築門禁、暖氣通風與空調、貨梯、配送、租約義務、緊急應變準備和保全聯絡工作
- 管理座位規劃、使用率、導視、標示、辦公室搬遷、空間更新、重新配置、家具固定裝置與設備採購，以及辦公室啟用、擴建和關閉
- 制定會議室預約規範，並透過稽核、維護、問題解決、硬體設定、技術試行、大型會議、培訓課程和高階主管外出活動，維持視聽設備就緒
- 監督供應商關係、合約、續約、服務品質、競爭性採購、供應商紀錄、發票和預防性維護
- 協調辦公用品、品牌物料、郵件和快遞服務、到職工作站、迎新禮包、識別證、停車、導覽、員工活動和文化倡議
- 確保符合 OSHA、消防法規和 ADA 要求；執行安全檢查，並管理急救用品、自動體外心臟去顫器用品、緊急聯絡人和樓層防火管理員安排
- 與法務、法遵、認證和財務團隊合作，管理實體與數位郵件、租約和地址更新，以及設施和地址組合
- 管理設施、用品、供應商和款待服務預算，監控每月實際支出、尋找節省機會、處理採購和發票，並向職場營運總監報告差異
職位要求
- 至少五年企業支援或高階主管支援、辦公室管理、高階活動協調或物流經驗，並在複雜、快節奏環境中承擔大量面向客戶的職責
- 強烈優先考慮具備管理或督導行政、辦公室或營運團隊經驗者，包括管理其他地點團隊的經驗
- 具備出色的組織能力和對細節的關注，能夠在多個地點和利害關係人之間協調並排定相互衝突需求的優先順序
- 積極主動、善於運用資源，能夠預判需求並獨立解決問題
- 具備出色的專業書面和口頭溝通能力
- 處理機密和高階主管層級資訊時能保持高度謹慎
- 能夠獨立工作，同時在快節奏環境中有效進行跨職能協調
- 具備監督供應商、合約和營運預算的經驗
- 熟悉 Microsoft Office、Google Workspace 和 Zoom 或同類平台
- 具備強烈的客戶服務導向，並對細節保持嚴謹關注
- 願意並能夠依需要往返 OpenLoop 各辦公地點出差
福利待遇
- 醫療、牙科和視力保險
- 彈性支出帳戶和健康儲蓄帳戶
- 彈性帶薪休假
- 提供公司配對提撥的 401(k) 計畫
- 人壽保險
- 寵物保險
- 以自主性、能力和歸屬感為核心的職場文化