OpenLoop — технологічна компанія у сфері телемедицини та керованих сервісів, яка допомагає організаціям створювати й розвивати програми віртуальної медичної допомоги під власними брендами. Платформа підтримує ключові процеси, зокрема планування та бронювання прийомів, платежі, а також інтеграцію з електронними медичними картками й API. Операційні сервіси компанії охоплюють залучення медичних фахівців, підтвердження їхньої кваліфікації, роботу зі страховим покриттям, управління розрахунками та доходами, нормативно-правову підтримку й допомогу пацієнтам. OpenLoop співпрацює зі страховими планами, лікарнями та системами охорони здоров’я, роздрібними компаніями, роботодавцями й компаніями цифрової охорони здоров’я, поєднуючи операції з використанням ШІ, загальнонаціональну мережу медичних фахівців і покриття, що включає Medicare та Medicaid. У контексті найму компанії потрібні команди для розроблення, надання й підтримки масштабованих послуг віртуальної охорони здоров’я.
Менеджер з операційної діяльності офісів, OpenLoop — гібридний формат у Далласі
OpenLoop шукає менеджера з операційної діяльності офісів для управління офісами в кількох локаціях, підтримки керівників, об’єктами, постачальниками, дотриманням вимог, бюджетами та досвідом працівників. Це штатна гібридна посада в Далласі, штат Техас.
Опис
- Керувати повсякденною роботою всіх фізичних офісів OpenLoop
- Керувати офіс-менеджерами й адміністраторами, зокрема займатися найманням, адаптацією, наставництвом, складанням графіків і оцінюванням результативності
- Створювати стандартизовані інструкції, вимоги до рівня обслуговування, процедури ескалації, проводити перевірки майданчиків і готувати звітність для кількох локацій
- Забезпечувати офісну підтримку керівників і ради директорів, зокрема організацію зустрічей і виїзних заходів, прийом гостей, готовність до відряджень, а також заходи для керівників, ради директорів, клієнтів і лідерів компанії
- Контролювати роботу рецепції та гостьових сервісів, зокрема реєстрацію, бейджі, паркування, доступ, кухонні запаси, кейтеринг, програми напоїв, монтаж і демонтаж заходів
- Підтримувати відносини з орендодавцями та керуючими нерухомістю, координуючи технічне обслуговування, доступ до будівель, HVAC-системи, вантажні ліфти, доставки, виконання орендних зобов’язань, готовність до надзвичайних ситуацій і взаємодію з представниками служби безпеки
- Керувати планами розміщення, завантаженням приміщень, навігацією, вивісками, переїздами офісів, оновленням і переплануванням простору, закупівлями FF&E, а також відкриттям, розширенням і закриттям офісів
- Встановлювати правила бронювання переговорних кімнат і забезпечувати готовність аудіовізуального обладнання за допомогою аудитів, технічного обслуговування, усунення несправностей, налаштування обладнання, технологічних пілотів, масштабних зустрічей, навчальних сесій і виїзних заходів керівників
- Керувати відносинами з постачальниками, договорами, продовженнями, якістю послуг, конкурентним відбором, реєстрами постачальників, рахунками та профілактичним обслуговуванням
- Координувати офісне приладдя, брендовані матеріали, поштові та кур’єрські послуги, робочі місця для нових працівників, вітальні набори, бейджі, паркування, орієнтаційні програми, заходи для працівників і культурні ініціативи
- Забезпечувати дотримання вимог OSHA, пожежних норм і ADA; проводити перевірки безпеки та керувати запасами засобів першої допомоги й AED, екстреними контактами та призначеннями відповідальних за поверхи
- Керувати фізичною та цифровою поштою, змінами договорів оренди й адрес, а також портфелем об’єктів і адрес у партнерстві з юридичним відділом і підрозділами Compliance, Credentialing та Finance
- Керувати бюджетом на об’єкти, витратні матеріали, постачальників і гостинність: відстежувати фактичні щомісячні витрати, знаходити можливості для економії, обробляти закупівлі та рахунки й звітувати директору з операційної діяльності офісів про відхилення
Вимоги
- Щонайменше п’ять років досвіду в корпоративній або адміністративній підтримці керівників, управлінні офісом, координації заходів високого рівня чи логістиці зі значною роботою з клієнтами у складному та динамічному середовищі
- Досвід управління або керівництва адміністративними, офісними чи операційними командами, зокрема командами в інших локаціях, буде значною перевагою
- Виняткові організаторські навички та увага до деталей, здатність визначати пріоритети серед конкуруючих завдань на кількох майданчиках і для різних зацікавлених сторін
- Проактивність, винахідливість і здатність передбачати потреби та самостійно розв’язувати проблеми
- Відмінні навички професійної письмової та усної комунікації
- Підтверджена розсудливість під час роботи з конфіденційною інформацією та відомостями рівня керівництва
- Здатність працювати самостійно й ефективно координувати дії між підрозділами в динамічному середовищі
- Досвід управління постачальниками, договорами та операційними бюджетами
- Володіння Microsoft Office, Google Workspace і Zoom або порівнянними платформами
- Орієнтація на високий рівень обслуговування клієнтів і виняткова увага до деталей
- Готовність і здатність за потреби їздити між офісами OpenLoop
Переваги
- Медичне, стоматологічне страхування та страхування зору
- Гнучкі рахунки витрат і медичні накопичувальні рахунки
- Гнучка оплачувана відпустка
- План 401(k) із внесками компанії
- Страхування життя
- Страхування домашніх тварин
- Культура робочого місця, заснована на автономності, компетентності та відчутті приналежності