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OpenLoop
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201 – 500 Mitarbeitende
BeratungLogistikRecht
OpenLoop ist ein Telemedizin-Technologieunternehmen und Anbieter von Managed Services, das Organisationen dabei unterstützt, virtuelle Versorgungsprogramme unter ihrer eigenen Marke aufzubauen und zu betreiben. Die Plattform unterstützt zentrale Abläufe wie Terminplanung, Buchungen, Zahlungen sowie EHR- und API-Integrationen. Die operativen Dienstleistungen umfassen außerdem die Bereitstellung von medizinischem Fachpersonal, die Zulassung und Akkreditierung, die Abdeckung durch Kostenträger, das Umsatzzyklusmanagement, regulatorische Unterstützung und die Unterstützung von Patientinnen und Patienten. OpenLoop arbeitet mit Krankenversicherungen, Krankenhäusern und Gesundheitssystemen, Einzelhändlern, Arbeitgebern und Unternehmen im Bereich der digitalen Gesundheit zusammen. Dabei verbindet das Unternehmen KI-gestützte Abläufe mit einem landesweiten Netzwerk medizinischer Fachkräfte und einer Versorgung, die auch Medicare und Medicaid umfasst. Der Beschäftigungskontext erstreckt sich auf die Teams, die für die Entwicklung, Bereitstellung und Unterstützung skalierbarer virtueller Gesundheitsversorgung erforderlich sind.
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Manager für Arbeitsplatzbetrieb, OpenLoop — Dallas, hybrid

OpenLoop sucht einen Manager für den Arbeitsplatzbetrieb, der mehrere Büros, die Unterstützung von Führungskräften, Einrichtungen, Dienstleister, Compliance, Budgets und das Mitarbeitererlebnis verantwortet. Diese Vollzeitstelle im hybriden Arbeitsmodell ist in Dallas, Texas, angesiedelt.

USVereinigte StaatenTXTexasHybridVollzeitMittlere StufeSeniorErforderliche Sprache: EnglischBetrieb

Beschreibung

  • Verantwortung für den täglichen Betrieb aller physischen OpenLoop-Bürostandorte
  • Führung von Büromanagern und Administrationsmitarbeitern einschließlich Einstellung, Einarbeitung, Coaching, Einsatzplanung und Leistungsbeurteilungen
  • Erstellung standardisierter Leitfäden, Serviceanforderungen, Eskalationsverfahren, Standortprüfungen und standortübergreifender Berichte
  • Unterstützung von Führungskräften und dem Vorstand im Arbeitsumfeld, einschließlich der Organisation von Meetings und externen Veranstaltungen, Betreuung von Gästen, Reisevorbereitung sowie Veranstaltungen für Führungskräfte, Vorstand, Kunden und das Leadership-Team
  • Verantwortung für Empfang und Gästeservices einschließlich Anmeldung, Ausweisen, Parkplätzen, Zutritt, Pantry-Bedarf, Catering, Getränkeprogrammen sowie Auf- und Abbau von Veranstaltungen
  • Pflege der Beziehungen zu Vermietern und Immobilienverwaltern sowie Koordination von Wartung, Gebäudezugang, Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen, Lastenaufzügen, Lieferungen, Verpflichtungen aus Mietverträgen, Notfallbereitschaft und der Zusammenarbeit mit Sicherheitsbeauftragten
  • Verwaltung von Sitzplänen, Belegung, Wegeleitsystemen, Beschilderung, Büroumzügen, Flächenaktualisierungen, Umgestaltungen, Beschaffung von Möbeln, Ausstattung und Einrichtungsgegenständen sowie Eröffnungen, Erweiterungen und Schließungen von Büros
  • Festlegung von Buchungsprozessen für Besprechungsräume und Sicherstellung der AV-Bereitschaft durch Prüfungen, Wartung, Fehlerbehebung, Hardware-Einrichtung, Technologie-Piloten, große Meetings, Schulungen und externe Veranstaltungen für Führungskräfte
  • Verantwortung für Dienstleisterbeziehungen, Verträge, Verlängerungen, Servicequalität, wettbewerbliche Beschaffung, Lieferantenakten, Rechnungen und vorbeugende Wartung
  • Koordination von Bürobedarf, Markenmaterialien, Post- und Kurierdiensten, Arbeitsplätzen für neue Mitarbeitende, Willkommenspaketen, Ausweisen, Parkplätzen, Orientierung, Mitarbeiterevents und Kulturinitiativen
  • Sicherstellung der Einhaltung von OSHA-, Brandschutz- und ADA-Anforderungen; Durchführung von Sicherheitsprüfungen sowie Verwaltung von Erste-Hilfe- und AED-Beständen, Notfallkontakten und Aufgaben der Etagenhelfer
  • Verwaltung der physischen und digitalen Post, von Mietvertrags- und Adressaktualisierungen sowie des Portfolios für Einrichtungen und Adressen in Zusammenarbeit mit Legal, Compliance, Credentialing und Finance
  • Verwaltung des Budgets für Einrichtungen, Verbrauchsmaterialien, Dienstleister und Hospitality durch Überwachung der monatlichen Ist-Zahlen, Ermittlung von Einsparungen, Bearbeitung von Bestellungen und Rechnungen sowie Meldung von Abweichungen an die Leitung des Arbeitsplatzbetriebs

Anforderungen

  • Mindestens fünf Jahre Erfahrung in der Betreuung von Unternehmen oder Führungskräften, im Büromanagement, in der Koordination von Veranstaltungen auf leitender Ebene oder in der Logistik mit umfangreichen kundenorientierten Aufgaben in einem komplexen, schnelllebigen Umfeld
  • Erfahrung in der Führung oder Beaufsichtigung von Verwaltungs-, Büro- oder Betriebsteams, einschließlich Teams an anderen Standorten, ist stark von Vorteil
  • Hervorragendes Organisationstalent und ausgeprägte Detailgenauigkeit sowie die Fähigkeit, konkurrierende Anforderungen über mehrere Standorte und von verschiedenen Stakeholdern zu priorisieren
  • Proaktiv, lösungsorientiert und in der Lage, Bedürfnisse vorauszusehen und Probleme selbstständig zu lösen
  • Sehr gute professionelle schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
  • Nachweisliche Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen und Informationen auf Führungsebene
  • Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und gleichzeitig in einem schnelllebigen Umfeld effektiv funktionsübergreifend zu koordinieren
  • Erfahrung in der Betreuung von Dienstleistern, Verträgen und Betriebsbudgets
  • Sicherer Umgang mit Microsoft Office, Google Workspace und Zoom oder vergleichbaren Plattformen
  • Ausgeprägte Serviceorientierung und äußerst sorgfältige Arbeitsweise
  • Bereitschaft und Fähigkeit, bei Bedarf zwischen den OpenLoop-Bürostandorten zu reisen

Zusatzleistungen

  • Kranken-, Zahn- und Sehkraftversicherung
  • Flexible Ausgaben- und Gesundheitssparkonten
  • Flexible bezahlte Freistellung
  • 401(k)-Plan mit Arbeitgeberzuschuss
  • Lebensversicherung
  • Haustierversicherung
  • Arbeitsplatzkultur mit Fokus auf Eigenverantwortung, Kompetenz und Zugehörigkeit

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