工作场所运营经理，OpenLoop——达拉斯混合办公
OpenLoop 正在招聘一名工作场所运营经理，负责管理多地办公室、高管支持、设施、供应商、合规、预算和员工体验。该全职混合办公岗位位于得克萨斯州达拉斯。
描述
- 负责 OpenLoop 所有实体办公地点的日常运营
- 管理办公室经理和行政人员，包括招聘、入职、指导、排班和绩效评估
- 制定标准化工作手册、服务要求、升级流程、办公地点评审和跨地点报告机制
- 为高管和董事会提供工作场所支持，涵盖会议和外出活动后勤、宾客接待、出行准备，以及高管、董事会、客户和领导层活动
- 监督前台和宾客服务，包括签到、徽章、停车、门禁、茶水间用品、餐饮服务、饮品项目以及活动布置和撤场
- 维护与房东和物业管理公司的关系，同时协调维修、楼宇门禁、暖通空调、货运电梯、配送、租赁义务、应急准备和安保联络工作
- 管理员工座位规划、空间使用率、导视、标识、办公室搬迁、空间更新、重新配置、家具、固定装置和设备采购，以及办公室启用、扩建和关闭
- 制定会议室预订规范，并通过检查、维护、问题解决、硬件设置、技术试点、大型会议、培训课程和高管外出活动，确保视听设备随时可用
- 监督供应商关系、合同、续约、服务质量、竞争性采购、供应商记录、发票和预防性维护
- 协调办公用品、品牌物料、邮件和快递服务、入职工作站、欢迎礼包、徽章、停车、入职介绍、员工活动和文化倡议
- 确保符合 OSHA、消防规范和 ADA 要求；执行安全检查，并管理急救用品、自动体外除颤器用品、紧急联系人和楼层安全员安排
- 与法务、合规、资质认证和财务团队合作，管理实体及电子邮件、租赁和地址更新，以及设施和地址组合
- 管理设施、用品、供应商和接待服务预算，监控月度实际支出、寻找节省机会、处理采购和发票，并向工作场所运营总监报告预算差异
任职要求
- 至少五年企业支持或高级行政支持、办公室管理、高级活动协调或物流经验，并在复杂、快节奏环境中承担大量面向客户的职责
- 强烈优先考虑有管理或监督行政、办公室或运营团队经验的候选人，包括管理其他地点团队的经验
- 具备出色的组织能力和对细节的关注，能够在多个地点和利益相关者之间协调并确定相互冲突的需求的优先级
- 积极主动、善于解决问题，能够预判需求并独立解决问题
- 具备出色的专业书面和口头沟通能力
- 处理机密和高管级信息时能够保持高度谨慎
- 能够独立工作，同时在快节奏环境中有效协调跨职能合作
- 具备供应商、合同和运营预算管理经验
- 熟练使用 Microsoft Office、Google Workspace 和 Zoom 或同类平台
- 具备强烈的客户服务意识，并对细节保持严谨关注
- 愿意并能够根据需要在 OpenLoop 各办公地点之间出差
福利待遇
- 医疗、牙科和视力保险
- 灵活支出账户和健康储蓄账户
- 灵活的带薪休假
- 提供公司匹配的 401(k) 计划
- 人寿保险
- 宠物保险
- 以自主性、能力和归属感为核心的工作场所文化