OpenLoop je technologická společnost v oblasti telemedicíny a řízených služeb, která organizacím pomáhá vytvářet a provozovat programy virtuální zdravotní péče pod jejich vlastními značkami. Její platforma podporuje klíčové procesy, jako je plánování a rezervace návštěv, platby a integrace s elektronickými zdravotními záznamy a rozhraními API. Provozní služby společnosti zahrnují zajišťování zdravotnických pracovníků, ověřování jejich kvalifikace, práci s pojistným krytím, řízení cyklu příjmů, regulační podporu a pomoc pacientům. OpenLoop spolupracuje se zdravotními pojišťovnami, nemocnicemi a zdravotnickými systémy, maloobchodními společnostmi, zaměstnavateli a firmami v oblasti digitální zdravotní péče. Kombinuje provoz podporovaný umělou inteligencí s celostátní sítí zdravotnických pracovníků a pokrytím zahrnujícím programy Medicare a Medicaid. V souvislosti s náborem společnost potřebuje týmy pro vývoj, poskytování a podporu škálovatelných služeb virtuální zdravotní péče.
Manažer provozu kanceláří, OpenLoop — hybridní práce v Dallasu
OpenLoop hledá manažera provozu kanceláří, který bude dohlížet na kanceláře na více místech, podporu vedení, provozní zázemí, dodavatele, dodržování předpisů, rozpočty a zkušenost zaměstnanců. Jde o hlavní hybridní pracovní pozici v Dallasu v Texasu.
Popis
- Řídit každodenní provoz všech fyzických kanceláří OpenLoop
- Řídit office manažery a administrativní pracovníky včetně náboru, onboardingu, koučování, plánování směn a hodnocení výkonu
- Vytvářet standardizované příručky, očekávání ohledně služeb, eskalační postupy, kontroly pracovišť a reporting napříč lokalitami
- Zajišťovat podporu vedení a představenstva na pracovišti včetně logistiky schůzek a výjezdů, hostování návštěv, připravenosti na cesty a akcí pro vedení, představenstvo, klienty a lídry společnosti
- Dohlížet na recepci a služby pro hosty včetně registrace, odznaků, parkování, přístupů, zásob do kuchyněk, cateringu, nápojových programů a instalace a demontáže akcí
- Udržovat vztahy s pronajímateli a správci nemovitostí a koordinovat údržbu, přístup do budov, systémy HVAC, nákladní výtahy, dodávky, povinnosti vyplývající z nájemních smluv, připravenost na mimořádné události a spolupráci s bezpečnostními pracovníky
- Řídit zasedací plány, obsazenost, orientační systém, značení, stěhování kanceláří, úpravy a změny uspořádání prostor, nákupy FF&E a otevírání, rozšiřování a uzavírání kanceláří
- Nastavovat pravidla rezervací zasedacích místností a udržovat připravenost audiovizuální techniky prostřednictvím auditů, údržby, řešení problémů, instalace vybavení, technologických pilotů, velkých schůzí, školení a výjezdů vedení
- Dohlížet na vztahy s dodavateli, smlouvy, prodlužování smluv, kvalitu služeb, konkurenční výběr dodavatelů, záznamy o dodavatelích, faktury a preventivní údržbu
- Koordinovat kancelářské potřeby, značkové materiály, poštovní a kurýrní služby, pracovní místa pro nové zaměstnance, uvítací balíčky, odznaky, parkování, orientaci, zaměstnanecké akce a kulturní iniciativy
- Zajišťovat soulad s požadavky OSHA, požárními předpisy a ADA; provádět bezpečnostní kontroly a spravovat prostředky první pomoci a AED, nouzové kontakty a přidělení odpovědných osob pro jednotlivá podlaží
- Spravovat fyzickou a digitální poštu, změny nájemních smluv a adres a portfolio objektů a adres ve spolupráci s právním oddělením a týmy Compliance, Credentialing a Finance
- Spravovat rozpočet na provozní zázemí, potřeby, dodavatele a pohostinnost sledováním skutečných měsíčních nákladů, hledáním úspor, zpracováním nákupů a faktur a hlášením odchylek řediteli provozu kanceláří
Požadavky
- Nejméně pět let zkušeností s podnikovou podporou nebo podporou vyššího vedení, správou kanceláře, koordinací akcí pro vedení nebo logistikou s významným podílem kontaktu se zákazníky ve složitém a rychle se měnícím prostředí
- Zkušenosti s řízením nebo dohledem nad administrativními, kancelářskými či provozními týmy, včetně týmů působících na jiných místech, jsou výraznou výhodou
- Mimořádné organizační schopnosti a smysl pro detail, schopnost stanovovat priority při konkurenčních požadavcích na více pracovištích a od různých zainteresovaných stran
- Proaktivita, vynalézavost a schopnost předvídat potřeby a samostatně řešit problémy
- Vynikající profesionální písemné a ústní komunikační schopnosti
- Prokázaná diskrétnost při práci s důvěrnými informacemi a informacemi na úrovni vedení
- Schopnost pracovat samostatně a zároveň účinně koordinovat činnost napříč funkcemi v rychle se měnícím prostředí
- Zkušenosti s dohledem nad dodavateli, smlouvami a provozními rozpočty
- Znalost Microsoft Office, Google Workspace a Zoomu nebo srovnatelných platforem
- Silná orientace na zákaznický servis a pečlivý smysl pro detail
- Ochota a schopnost podle potřeby cestovat mezi kancelářemi OpenLoop
Benefity
- Zdravotní, zubní pojištění a pojištění zraku
- Flexibilní účty výdajů a zdravotní spořicí účty
- Flexibilní placené volno
- Plán 401(k) s příspěvkem společnosti
- Životní pojištění
- Pojištění domácích mazlíčků
- Kultura pracoviště založená na autonomii, kompetenci a pocitu sounáležitosti