Coconut Careers
Coconut Careers
51 – 200 Employés
B2BRecrutementTechnologie RH
Coconut Careers est une entreprise de recrutement et de technologie des ressources humaines qui aide les entreprises à constituer des équipes à distance avec des professionnels évalués partout dans le monde. Son service de mise en relation avec des talents couvre des postes tels que les assistants de direction, les spécialistes du marketing numérique, les représentants commerciaux, les assistants comptables et les développeurs. Les employeurs peuvent choisir Managed Talent, un modèle d’abonnement comprenant la recherche, l’évaluation, la paie, la conformité et l’accompagnement continu, ou Direct Hire, qui repose sur des frais uniques. Coconut Careers propose également des outils tels qu’un calculateur de salaire et un générateur de descriptions de poste pour aider les entreprises à évaluer les candidats et à développer des équipes distribuées.

Assistant exécutif à distance – Philippines

Soutenez des dirigeants à distance depuis les Philippines en gérant les boîtes de réception, les calendriers, les priorités, les déplacements et la logistique des réunions. Le poste comprend également la communication avec les clients ainsi qu’un soutien ponctuel en marketing ou en administration.

Description

  • Superviser la boîte de réception du client et trier les e-mails volumineux par ordre de priorité
  • Gérer les calendriers, les rendez-vous et les plannings
  • Organiser des réunions avec les équipes internes et les contacts externes
  • Suivre les messages non lus, les livrables en attente et les actions non résolues
  • Tenir le client informé des sujets nécessitant son attention
  • Créer des listes de priorités et informer le client des tâches urgentes, des réunions à venir et des préparatifs requis
  • Signaler les engagements une à deux semaines à l’avance
  • Coordonner les détails des réunions en présentiel, notamment les salles, la restauration, les notes de frais et les déplacements des consultants
  • Prévoir des marges de temps adaptées pour les déplacements autour des rendez-vous en présentiel
  • Communiquer avec professionnalisme et discrétion en assistant des clients dirigeants de grandes entreprises familiales
  • Apporter ponctuellement une aide légère en marketing et en gestion administrative

Exigences

  • Fournir une évaluation de son niveau d’anglais selon le Cadre européen commun de référence pour les langues (CECRL)
  • Soumettre un CV ou un profil Coconut VA dans le format requis en anglais
  • Enregistrer une vidéo de présentation d’une minute, de préférence avec Loom
  • Expérience confirmée de la gestion d’Outlook et de calendriers de dirigeants
  • Capacité à coordonner de manière proactive les agendas, les déplacements et les priorités des dirigeants
  • Excellentes aptitudes en communication et présentation soignée et professionnelle avec les dirigeants et les clients
  • Être très organisé, attentif aux détails et proactif dans la gestion de ses responsabilités
  • Savoir effectuer des relances avec tact et déterminer les priorités des tâches
  • Savoir gérer des informations confidentielles avec discrétion
  • Une expérience en soutien marketing, notamment avec Mailchimp, est souhaitée
  • La connaissance de Wix, Canva et PowerPoint est souhaitée
  • Une expérience auprès de dirigeants ou de clients de très haut niveau est souhaitée
  • Expérience avec Microsoft 365, Outlook, SharePoint, Microsoft Planner, Mailchimp, Wix, Hubdoc, Canva, PowerPoint, Slack, Teams, WhatsApp et la messagerie texte

Avantages

  • Rémunération compétitive
  • Prime du 13e mois
  • 12 jours de congés payés
  • 12 jours fériés américains payés
  • Congé de maternité et de paternité
  • Couverture santé complète pour le salarié et sa famille
  • Assurance vie incluse dans le régime HMO à temps plein
  • Consultations de santé mentale et ressources de bien-être
  • Cadeaux pour les étapes importantes et attentions d’anniversaire
  • Escapades insulaires, réunions générales virtuelles et rencontres régionales
  • Un réseau professionnel qui favorise l’apprentissage, le développement et les échanges

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