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WeAssist.io
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51 – 200 Employés
B2BProductivitéSaaS
WeAssist.io propose des services externalisés d’assistance virtuelle aux entreprises qui souhaitent libérer davantage de capacité pour les activités à forte valeur ajoutée. Son équipe accompagne les opérations quotidiennes grâce à des services tels que la génération de prospects, la gestion de la boîte de réception et des calendriers, le traitement des dépenses et des factures, la stratégie sur les réseaux sociaux, la recherche et la saisie de données. L’entreprise aide les entrepreneurs et les équipes professionnelles à réduire leur charge administrative et à améliorer leur productivité opérationnelle.
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Offres de l’entreprise

Responsable des opérations à distance (Philippines)

Pilotez les opérations transversales entre les ventes, le marketing, la réussite client et le produit pour une entreprise d’IA. Gérez l’assistance de la direction, les systèmes, les KPI, les échanges avec les clients et les événements internationaux.

PHPhilippinesÀ distanceTemps pleinIntermédiaireSeniorLangue Requise : anglaisComptabilité fournisseurs

Description

  • Coordonnez l’exécution entre les ventes, le marketing, la réussite client et le produit en tant que partenaire opérationnel du CEO.
  • Veillez à l’alignement des équipes, des projets et des priorités dans le travail transversal quotidien.
  • Maintenez et améliorez les procédures, les processus et les systèmes de l’entreprise.
  • Suivez l’activité des chargés de prospection et de conclusion des ventes, les délais de réponse, la rapidité de prise en charge des prospects et les relances.
  • Appliquez les procédures de réussite client et évaluez la qualité et la rapidité des réponses aux clients.
  • Repérez et résolvez rapidement les goulots d’étranglement et les dysfonctionnements opérationnels.
  • Organisez et traitez plus de 500 à 1 000 messages par jour dans les canaux internes et les groupes de clients.
  • Supervisez les échanges avec plus de 1 000 clients premium dans des communautés en ligne.
  • Répondez sur Slack et WhatsApp en tenant compte des fuseaux horaires de l’Australie et des États-Unis.
  • Consignez de manière structurée les demandes des clients et les actions à mener.
  • Libérez du temps au CEO en prenant en charge le dépannage, les relances et la coordination.
  • Organisez les détails administratifs et les déplacements, notamment les vols, les hôtels, la recherche de lieux, les calendriers et les comptes rendus de réunion.
  • Gérez les réclamations complexes des clients et les litiges de service.
  • Représentez l’entreprise lors d’appels sur les partenariats, le développement commercial et les fournisseurs.
  • Coordonnez environ six événements majeurs par an, dont des bootcamps virtuels et des masterminds en présentiel.
  • Gérez les calendriers des cohortes, les échanges avec les participants, leur intégration, les supports d’atelier, les lieux, la restauration et la logistique.
  • Suivez l’engagement des participants tout au long des ateliers et des cohortes.
  • Déplacez-vous aux États-Unis pour des événements si nécessaire.
  • Définissez, suivez et améliorez les KPI dans tous les services.
  • Animez les bilans hebdomadaires de performance et les points opérationnels.
  • Relancez les membres de l’équipe sur l’avancement et les échéances.
  • Appuyez vos décisions, améliorations et priorités sur les données.
  • Utilisez le système d’exploitation interne fondé sur l’IA pour la gestion de projets, l’exécution et le reporting.
  • Gérez les données opérationnelles et les parcours clients dans GoHighLevel, Skool, Circle et Wistia.
  • Comprenez suffisamment les flux de travail dans Zapier, Make.com, Claude et ChatGPT pour superviser les équipes techniques et évaluer le bon fonctionnement des systèmes.
  • Utilisez l’IA pour organiser des feuilles de calcul et préparer des rapports.
  • Créez et améliorez les parcours d’intégration des clients, les systèmes de suivi, les processus de responsabilisation et les tableaux de bord automatisés de reporting.
  • Évoluez vers un poste de niveau COO à mesure que l’entreprise se développe.

Exigences

  • Expérience confirmée en direction des opérations, comme responsable des opérations, intégrateur, COO ou opérateur senior.
  • Expérience dans une entreprise de logiciels ou SaaS en forte croissance, une start-up d’IA, les produits d’information, le coaching ou la formation, les bootcamps, les activités par cohortes ou par cours, ou un domaine similaire.
  • Capacité à agir rapidement et à prendre des initiatives.
  • Capacité à suivre et traiter des centaines d’échanges quotidiens et plusieurs tâches en parallèle.
  • Disponibilité et réactivité dans différents fuseaux horaires.
  • À l’aise avec les longues journées de travail et les permanences le samedi.
  • Style de leadership assuré et direct, avec la capacité de faire respecter les procédures, de responsabiliser les équipes et de résoudre les litiges avec les clients.
  • Très bon anglais oral et écrit.
  • À l’aise avec la technologie et les CRM, y compris les automatisations et les outils d’IA.
  • Aucune compétence en programmation n’est requise.
  • Approche adaptable et sans ego, avec la volonté d’alterner entre direction opérationnelle et assistance de direction.
  • Une expérience des événements et des cohortes est souhaitée.
  • Une expérience de gestion de communautés de clients premium sur Slack et WhatsApp est souhaitée.
  • Un passeport valide et un visa américain sont souhaités pour d’éventuels déplacements occasionnels aux États-Unis.
  • Tenue décontractée professionnelle pour les réunions.
  • Espace de travail professionnel avec un arrière-plan dégagé, une bonne caméra et un bon microphone, ainsi qu’une connexion Wi-Fi rapide et fiable.
  • Disponibilité à temps plein, six jours par semaine, au moins 10 heures par jour.
  • Disponibilité approximative de 6 h à 19 h pendant les heures d’éveil.
  • Pour les candidats résidant aux Philippines, les horaires commencent au plus tard à 3 h, heure de Manille, avec 4 à 6 heures de permanence le samedi.
  • Capacité à répondre sur Slack et WhatsApp depuis un téléphone mobile.
  • Connaissance de GoHighLevel, Slack, WhatsApp, Skool, Circle, Wistia, ChatGPT, Claude, Zapier, Make.com et Google Sheets ou des tableurs.

Avantages

  • Prime du 13e mois.
  • Télétravail permanent.
  • Assurance maladie.
  • Assurance dentaire.
  • Assurance santé mentale.
  • Salaire de départ compétitif.
  • Possibilités d’évolution.
  • Augmentations de salaire liées aux performances.
  • Prix et primes.
  • Prise en charge de formations avancées dans le secteur.
  • Masterclasses internes hebdomadaires sur l’IA.
  • Accès gratuit au programme premium de mastermind en IA de l’entreprise.
  • Réseautage lors de masterminds de luxe et d’événements en direct.
  • Frais de déplacement pris en charge pour les événements aux États-Unis.
  • Hébergement dans des retraites de luxe.
  • Flexibilité en journée tout en restant réactif.
  • Possibilité d’évoluer vers un poste de niveau COO.
  • Possibilités de développement professionnel et d’épanouissement personnel.

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