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51 – 200 Mitarbeitende
B2BProduktivitätSaaS
WeAssist.io bietet ausgelagerte virtuelle Assistenzdienste für Unternehmen, die mehr Kapazitäten für hochwertige Aufgaben schaffen möchten. Das Team unterstützt den täglichen Betrieb mit Leistungen wie Leadgenerierung, der Verwaltung von Posteingang und Kalender, der Bearbeitung von Ausgaben und Rechnungen, Social-Media-Strategie, Recherche und Dateneingabe. Das Unternehmen konzentriert sich darauf, Unternehmern und Geschäftsteams dabei zu helfen, den administrativen Aufwand zu reduzieren und die operative Produktivität zu steigern.
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Remote Operations Manager (Philippinen)

Leite die bereichsübergreifenden Abläufe in Vertrieb, Marketing, Customer Success und Produkt für ein KI-Unternehmen. Verantworte die Unterstützung der Geschäftsführung, Systeme, KPIs, Kundenkommunikation und internationale Veranstaltungen.

PHPhilippinenRemoteVollzeitMittlere StufeSeniorErforderliche Sprache: EnglischKreditorenbuchhaltung

Beschreibung

  • Koordiniere als operative rechte Hand des CEO die Umsetzung in Vertrieb, Marketing, Customer Success und Produkt.
  • Sorge dafür, dass Teams, Projekte und Prioritäten im bereichsübergreifenden Tagesgeschäft aufeinander abgestimmt sind.
  • Pflege und verbessere unternehmensweite Richtlinien, Prozesse und Systeme.
  • Verfolge Aktivitäten der Vertriebsmitarbeitenden in Terminvereinbarung und Abschlüssen, Reaktionszeiten, Reaktionsgeschwindigkeit auf Leads und Nachfassaktionen.
  • Setze die Customer-Success-Verfahren um und prüfe Qualität und Schnelligkeit der Kundenantworten.
  • Erkenne operative Engpässe und Störungen und behebe sie zeitnah.
  • Organisiere und bearbeite täglich 500–1.000 oder mehr Nachrichten in internen Kanälen und Kundengruppen.
  • Betreue die Kommunikation mit mehr als 1.000 Premiumkunden in Online-Communities.
  • Antworte über Slack und WhatsApp in australischen und US-amerikanischen Zeitzonen.
  • Halte Kundenanfragen und Aufgaben übersichtlich fest.
  • Entlaste den CEO durch Fehlerbehebung, Nachverfolgung und Koordination.
  • Kümmere dich um administrative und organisatorische Reisedetails, darunter Flüge, Hotels, Veranstaltungsortrecherche, Kalender und Besprechungsnotizen.
  • Bearbeite Eskalationen und Streitfälle im Kundenservice.
  • Vertrete das Unternehmen bei Gesprächen zu Partnerschaften, Geschäftsentwicklung und Anbietern.
  • Koordiniere jährlich etwa sechs große Veranstaltungen, darunter virtuelle Bootcamps und Masterminds vor Ort.
  • Verwalte Kohortenzeitpläne, Teilnehmendenkommunikation, Onboarding, Workshopmaterialien, Veranstaltungsorte, Catering und Logistik.
  • Behalte die Verbindlichkeit der Teilnehmenden während Workshops und Kohorten im Blick.
  • Reise bei Bedarf zu Veranstaltungen in den USA.
  • Lege KPIs für alle Abteilungen fest, überwache sie und entwickle sie weiter.
  • Leite wöchentliche Leistungsbesprechungen und operative Abstimmungen.
  • Fasse bei Teammitgliedern zu Fortschritten und Fristen nach.
  • Nutze Daten als Grundlage für Entscheidungen, Verbesserungen und Prioritäten.
  • Nutze das interne KI-Betriebssystem für Projektmanagement, Leistungserbringung und Berichterstattung.
  • Verwalte operative Daten und Kundenreisen in GoHighLevel, Skool, Circle und Wistia.
  • Verstehe Arbeitsabläufe in Zapier, Make.com, Claude und ChatGPT gut genug, um technische Teammitglieder zu koordinieren und den Zustand der Systeme einzuschätzen.
  • Nutze KI, um Tabellen zu strukturieren und Berichte vorzubereiten.
  • Erstelle und verbessere Onboarding-Abläufe für Kunden, Tracking-Systeme, Prozesse zur Verbindlichkeit und automatisierte Reporting-Dashboards.
  • Entwickle dich mit dem Wachstum des Unternehmens in Richtung einer COO-Rolle.

Anforderungen

  • Erfahrung in leitender operativer Verantwortung, etwa als Operations Manager, Integrator, COO oder Senior Operator.
  • Erfahrung in einem schnell wachsenden Software- oder SaaS-Unternehmen, einem KI-Startup, mit digitalen Informationsprodukten, Coaching oder Weiterbildung, Bootcamps, Kohorten- oder Kursangeboten oder einem ähnlichen Bereich.
  • Fähigkeit, schnell umzusetzen und Eigeninitiative zu zeigen.
  • Fähigkeit, täglich Hunderte Nachrichten und mehrere parallele Aufgaben zu verfolgen und zu bearbeiten.
  • Verfügbarkeit und Reaktionsfähigkeit über verschiedene Zeitzonen hinweg.
  • Bereitschaft zu langen Arbeitstagen und Samstagsdiensten.
  • Selbstbewusster, direkter Führungsstil, einschließlich der Durchsetzung von Verfahren, Sicherstellung von Verbindlichkeit und Lösung von Kundenkonflikten.
  • Sehr gute mündliche und schriftliche Englischkenntnisse.
  • Technisches Verständnis und Erfahrung mit CRMs, einschließlich Vertrautheit mit Automatisierungen und KI-Tools.
  • Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich.
  • Anpassungsfähige, bescheidene Arbeitsweise und Bereitschaft, zwischen operativer Führung und Unterstützung der Geschäftsführung zu wechseln.
  • Erfahrung mit Veranstaltungen und Kohorten ist von Vorteil.
  • Erfahrung mit der Betreuung von Premiumkunden-Communities auf Slack und WhatsApp ist von Vorteil.
  • Ein gültiger Reisepass und ein US-Visum sind für mögliche gelegentliche Reisen in die USA von Vorteil.
  • Business-Casual-Kleidung für Besprechungen.
  • Professioneller Arbeitsplatz mit aufgeräumtem Hintergrund, guter Kamera und gutem Mikrofon sowie zuverlässigem Highspeed-WLAN.
  • Verfügbarkeit in Vollzeit an sechs Tagen pro Woche und für mindestens 10 Stunden täglich.
  • Verfügbarkeit ungefähr von 6:00 bis 19:00 Uhr über die eigenen Wachzeiten hinweg.
  • Für Bewerbende auf den Philippinen beginnen die Schichten spätestens um 3:00 Uhr morgens Manila-Zeit; samstags sind 4–6 Stunden abzudecken.
  • Fähigkeit, über Slack und WhatsApp mobil zu antworten.
  • Vertrautheit mit GoHighLevel, Slack, WhatsApp, Skool, Circle, Wistia, ChatGPT, Claude, Zapier, Make.com und Google Sheets oder Tabellenkalkulationen.

Zusatzleistungen

  • 13. Monatsgehalt als Bonus.
  • Dauerhafte Arbeit im Homeoffice.
  • Krankenversicherung.
  • Zahnzusatzversicherung.
  • Versicherung für psychische Gesundheit.
  • Wettbewerbsfähiges Einstiegsgehalt.
  • Entwicklungsmöglichkeiten.
  • Leistungsabhängige Gehaltserhöhungen.
  • Preise und Boni.
  • Förderung weiterführender Branchenschulungen.
  • Wöchentliche interne KI-Masterclasses.
  • Kostenloser Zugang zum Premium-KI-Mastermind-Programm des Unternehmens.
  • Kontakte bei exklusiven Masterminds und Live-Veranstaltungen.
  • Übernahme der Reisekosten für Veranstaltungen in den USA.
  • Unterkunft bei Retreats im Luxussegment.
  • Flexibilität am Tag bei gleichzeitiger Erreichbarkeit.
  • Mögliche Entwicklungsperspektive bis zu einer COO-Rolle.
  • Möglichkeiten zur beruflichen und persönlichen Weiterentwicklung.

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