WeAssist.io poskytuje outsourcingové služby virtuálnych asistentov pre firmy, ktoré chcú uvoľniť kapacitu na hodnotnejšiu prácu. Jeho tím podporuje každodennú prevádzku prostredníctvom služieb, ako sú generovanie potenciálnych zákazníkov, správa doručenej pošty a kalendára, spracovanie výdavkov a faktúr, stratégia sociálnych médií, výskum a zadávanie údajov. Spoločnosť sa zameriava na pomoc podnikateľom a firemným tímom pri znižovaní administratívnej záťaže a zvyšovaní produktivity prevádzky.
Manažér/ka prevádzky na diaľku (Filipíny)
Riadenie medzifunkčnej prevádzky v oblasti predaja, marketingu, zákazníckej podpory a produktu v AI firme. Zodpovednosť za podporu vedenia, systémy, KPI, komunikáciu s klientmi a medzinárodné podujatia.
Popis
- Koordinovať činnosti tímov predaja, marketingu, zákazníckej podpory a produktu ako prevádzkový partner CEO.
- Zosúlaďovať tímy, projekty a priority pri každodennej spolupráci naprieč oddeleniami.
- Udržiavať a zlepšovať firemné postupy, procesy a systémy.
- Sledovať aktivitu obchodných dohadzovačov a uzatváračov predaja, časy odozvy, rýchlosť reakcie na nové kontakty a následnú komunikáciu.
- Uplatňovať postupy zákazníckej podpory a kontrolovať kvalitu a rýchlosť odpovedí klientom.
- Včas identifikovať a riešiť prevádzkové úzke miesta a výpadky.
- Organizovať a spracúvať 500 až viac než 1 000 denných správ v interných kanáloch a skupinách klientov.
- Dohliadať na komunikáciu s viac než 1 000 prémiovými klientmi v online komunitách.
- Odpovedať cez Slack a WhatsApp v časových pásmach Austrálie a USA.
- Prehľadne evidovať otázky klientov a úlohy, ktoré treba vykonať.
- Uvoľňovať čas CEO riešením problémov, následnou komunikáciou a koordináciou.
- Zabezpečovať administratívne a cestovné záležitosti vrátane letov, hotelov, vyhľadávania miest konania, kalendárov a zápisov zo stretnutí.
- Riešiť eskalované požiadavky klientov a spory o služby.
- Zastupovať spoločnosť na rokovaniach o partnerstvách a rozvoji podnikania, ako aj pri hovoroch s dodávateľmi.
- Koordinovať približne šesť veľkých podujatí ročne vrátane virtuálnych bootcampov a osobných mastermind stretnutí.
- Spravovať harmonogramy skupín, komunikáciu s účastníkmi, zaškolenie, materiály na workshopy, priestory, catering a logistiku.
- Sledovať plnenie záväzkov účastníkov počas workshopov a skupinových programov.
- Podľa potreby cestovať na podujatia v USA.
- Stanovovať, sledovať a zlepšovať KPI naprieč oddeleniami.
- Viesť týždenné hodnotenia výkonnosti a prevádzkové porady.
- Sledovať pokrok členov tímu a dodržiavanie termínov.
- Pri rozhodovaní, zlepšovaní a určovaní priorít využívať dáta.
- Používať interný AI operačný systém na riadenie projektov, poskytovanie služieb a reportovanie.
- Spravovať prevádzkové údaje a zákaznícke cesty v nástrojoch GoHighLevel, Skool, Circle a Wistia.
- Rozumieť pracovným postupom v Zapier, Make.com, Claude a ChatGPT natoľko, aby bolo možné dohliadať na technických členov tímu a posudzovať stav systémov.
- Využívať AI na usporiadanie tabuliek a prípravu reportov.
- Vytvárať a zlepšovať procesy zaškolenia klientov, systémy sledovania, postupy zodpovednosti a automatizované reportovacie panely.
- S rastom firmy sa rozvíjať smerom k pozícii na úrovni COO.
Požiadavky
- Skúsenosti s vedením prevádzky na vyššej úrovni ako manažér/ka prevádzky, integrátor/ka, COO alebo seniorný/á prevádzkový/á manažér/ka.
- Prax v rýchlo rastúcej softvérovej alebo SaaS spoločnosti, AI startupe, oblasti informačných produktov, koučingu či vzdelávania, bootcampov, skupinových alebo kurzových programov či v podobnom odbore.
- Schopnosť rýchlo konať a prejavovať iniciatívu.
- Schopnosť sledovať a spracúvať stovky denných správ a viacero súbežných úloh.
- Dostupnosť a pohotová komunikácia naprieč časovými pásmami.
- Ochota pracovať dlhé dni a zabezpečovať pokrytie v sobotu.
- Sebavedomý a priamy štýl vedenia vrátane presadzovania postupov, udržiavania zodpovednosti a riešenia sporov s klientmi.
- Dobrá hovorená aj písaná angličtina.
- Technická zdatnosť a znalosť CRM vrátane automatizácií a nástrojov AI.
- Programátorské zručnosti sa nevyžadujú.
- Prispôsobivý prístup bez prehnaného ega a ochota striedať prevádzkové vedenie s asistenciou vedeniu.
- Výhodou sú skúsenosti s podujatiami a skupinovými programami.
- Výhodou sú skúsenosti so správou komunít prémiových klientov na Slacku a WhatsAppe.
- Pri prípadných občasných cestách do USA je výhodou platný cestovný pas a vízum do USA.
- Biznisovo-neformálne oblečenie na stretnutia.
- Profesionálne pracovné prostredie s čistým pozadím, kvalitnou kamerou a mikrofónom a spoľahlivým vysokorýchlostným Wi-Fi pripojením.
- Dostupnosť na plný úväzok šesť dní v týždni, aspoň 10 hodín denne.
- Dostupnosť približne od 6.00 do 19.00 počas bdelých hodín.
- Uchádzači z Filipín začínajú zmeny najneskôr o 3.00 manilského času a pokrývajú 4 až 6 hodín v sobotu.
- Schopnosť odpovedať cez Slack a WhatsApp v mobile.
- Znalosť GoHighLevel, Slacku, WhatsAppu, Skoolu, Circle, Wistia, ChatGPT, Claude, Zapier, Make.com a Google Sheets alebo tabuliek.
Benefity
- Odmena za 13. plat.
- Trvalá práca z domu.
- Zdravotné poistenie.
- Zubné poistenie.
- Poistenie duševného zdravia.
- Konkurencieschopná nástupná mzda.
- Možnosti profesijného rastu.
- Zvyšovanie odmeny podľa výkonu.
- Odmeny a prémie.
- Finančná podpora pokročilého odborného vzdelávania.
- Týždenné interné majstrovské kurzy o AI.
- Bezplatný prístup k prémiovému firemnému mastermind programu zameranému na AI.
- Networking na luxusných mastermind stretnutiach a živých podujatiach.
- Preplatenie cestovných nákladov na podujatia v USA.
- Ubytovanie na luxusných pobytoch.
- Flexibilita počas dňa pri zachovaní pohotovej komunikácie.
- Možnosť kariérneho postupu na pozíciu na úrovni COO.
- Príležitosti na odborný a osobnostný rozvoj.