WeAssist.io предоставляет услуги виртуальных ассистентов на аутсорсинге для компаний, которым необходимо высвободить ресурсы для решения более важных задач. Команда поддерживает повседневные операции, включая поиск потенциальных клиентов, управление входящей почтой и календарём, обработку расходов и счетов, разработку стратегии для социальных сетей, проведение исследований и ввод данных. Компания помогает предпринимателям и бизнес-командам сократить объём административной работы и повысить операционную эффективность.
Менеджер по операционной деятельности (Филиппины)
Руководите операциями между отделами продаж, маркетинга, клиентского сервиса и разработки продукта в компании, работающей с ИИ. Координируйте поддержку руководителя, системы, KPI, общение с клиентами и международные мероприятия.
Описание
- Координируйте работу отделов продаж, маркетинга, клиентского сервиса и разработки продукта в роли операционного партнёра генерального директора.
- Согласовывайте работу команд, проекты и приоритеты в повседневном межфункциональном взаимодействии.
- Поддерживайте и совершенствуйте общекорпоративные инструкции, процессы и системы.
- Отслеживайте активность специалистов по назначению встреч и закрытию сделок, время ответа, скорость обработки лидов и последующие контакты.
- Применяйте процедуры клиентского сервиса и проверяйте качество и скорость ответов клиентам.
- Своевременно выявляйте и устраняйте операционные узкие места и сбои.
- Организуйте и обрабатывайте более 500–1 000 сообщений в день во внутренних каналах и группах клиентов.
- Координируйте общение с более чем 1 000 премиальных клиентов в онлайн-сообществах.
- Отвечайте в Slack и WhatsApp с учётом часовых поясов Австралии и США.
- Ведите упорядоченные записи запросов клиентов и задач, требующих действий.
- Освобождайте время генерального директора, занимаясь устранением неполадок, последующими контактами и координацией.
- Организуйте административные и туристические детали: авиабилеты, отели, поиск площадок, календари и заметки о встречах.
- Работайте с эскалациями от клиентов и спорами по обслуживанию.
- Представляйте компанию на звонках по партнёрствам, развитию бизнеса и работе с поставщиками.
- Координируйте около шести крупных мероприятий в год, включая онлайн-буткемпы и очные мастермайнды.
- Управляйте расписанием когорт, общением с участниками, вводом в программу, материалами для семинаров, площадками, кейтерингом и логистикой.
- Следите за выполнением участниками обязательств на семинарах и в программах с когортным обучением.
- При необходимости ездите на мероприятия в США.
- Устанавливайте, отслеживайте и улучшайте KPI подразделений.
- Проводите еженедельные обзоры результатов и операционные встречи.
- Контролируйте прогресс и соблюдение сроков сотрудниками.
- Используйте данные для принятия решений, улучшений и определения приоритетов.
- Используйте внутреннюю операционную систему на базе ИИ для управления проектами, выполнения обязательств и отчётности.
- Управляйте операционными данными и путями клиентов в GoHighLevel, Skool, Circle и Wistia.
- Разбирайтесь в рабочих процессах Zapier, Make.com, Claude и ChatGPT настолько, чтобы курировать технических специалистов и оценивать состояние систем.
- Используйте ИИ для упорядочивания таблиц и подготовки отчётов.
- Создавайте и улучшайте процессы адаптации клиентов, системы отслеживания, механизмы подотчётности и автоматизированные панели отчётности.
- По мере роста компании развивайтесь в направлении должности операционного директора (COO).
Требования
- Опыт руководства операционной деятельностью на старшем уровне в должности менеджера по операциям, интегратора, операционного директора (COO) или старшего операционного руководителя.
- Опыт работы в быстрорастущей компании-разработчике программного обеспечения или SaaS, ИИ-стартапе, сфере информационных продуктов, коучинга или образования, буткемпов, когортных программ или курсов либо смежной области.
- Умение быстро выполнять задачи и проявлять инициативу.
- Умение отслеживать и обрабатывать сотни сообщений и несколько параллельных задач ежедневно.
- Готовность работать и оперативно отвечать в разных часовых поясах.
- Готовность к продолжительному рабочему дню и работе по субботам.
- Уверенный и прямой стиль руководства, включая внедрение процедур, контроль выполнения обязательств и разрешение споров с клиентами.
- Свободное владение английским языком устно и письменно.
- Уверенное владение технологиями и CRM, в том числе знакомство с автоматизацией и инструментами ИИ.
- Навыки программирования не требуются.
- Гибкость, отсутствие стремления к превосходству и готовность переключаться между операционным руководством и помощью руководителю.
- Опыт проведения мероприятий и работы с когортами будет преимуществом.
- Опыт управления сообществами премиальных клиентов в Slack и WhatsApp будет преимуществом.
- Действующий паспорт и виза США будут преимуществом для возможных периодических поездок в США.
- Деловой повседневный стиль одежды для встреч.
- Профессионально оборудованное рабочее место с аккуратным фоном, хорошей камерой и микрофоном и надёжным высокоскоростным Wi-Fi.
- Готовность работать полный день шесть дней в неделю, не менее 10 часов в день.
- Готовность быть на связи примерно с 6:00 до 19:00 в период бодрствования.
- Для кандидатов на Филиппинах смена начинается не позднее 3:00 по времени Манилы; по субботам нужно быть на связи 4–6 часов.
- Умение отвечать в Slack и WhatsApp с мобильного устройства.
- Знакомство с GoHighLevel, Slack, WhatsApp, Skool, Circle, Wistia, ChatGPT, Claude, Zapier, Make.com и Google Sheets или электронными таблицами.
Преимущества
- Бонус к 13-й зарплате.
- Постоянная удалённая работа из дома.
- Медицинская страховка.
- Стоматологическая страховка.
- Страхование психического здоровья.
- Конкурентная начальная зарплата.
- Возможности профессионального роста.
- Повышение оплаты по результатам работы.
- Призы и бонусы.
- Оплата продвинутого отраслевого обучения.
- Еженедельные внутренние мастер-классы по ИИ.
- Бесплатный доступ к премиальной программе компании в формате мастермайнда по ИИ.
- Возможность расширять сеть контактов на премиальных мастермайндах и очных мероприятиях.
- Оплата дорожных расходов для поездок на мероприятия в США.
- Проживание на ретритах класса люкс.
- Гибкость в дневное время при условии готовности отвечать.
- Перспектива перейти на должность операционного директора (COO).
- Возможности профессионального развития и личностного роста.