WeAssist.io надає послуги віртуальних асистентів на аутсорсингу для компаній, яким потрібно вивільнити ресурси для виконання важливіших завдань. Команда підтримує повсякденні операції, зокрема пошук потенційних клієнтів, керування вхідною поштою та календарем, обробку витрат і рахунків, розроблення стратегії для соціальних мереж, проведення досліджень і введення даних. Компанія допомагає підприємцям і бізнес-командам зменшити обсяг адміністративної роботи та підвищити операційну ефективність.
Менеджер з операційної діяльності (Філіппіни)
Керуйте операційною роботою між відділами продажів, маркетингу, клієнтського сервісу та розробки продукту в компанії, що працює з ШІ. Координуйте підтримку керівника, системи, KPI, спілкування з клієнтами та міжнародні заходи.
Опис
- Координуйте роботу відділів продажів, маркетингу, клієнтського сервісу та розробки продукту як операційний партнер генерального директора.
- Узгоджуйте роботу команд, проєкти та пріоритети у щоденній міжфункціональній взаємодії.
- Підтримуйте й удосконалюйте загальнокорпоративні інструкції, процеси та системи.
- Відстежуйте активність фахівців із призначення зустрічей і закриття угод, час відповіді, швидкість обробки лідів і подальші контакти.
- Застосовуйте процедури клієнтського сервісу та перевіряйте якість і швидкість відповідей клієнтам.
- Вчасно виявляйте й усувайте операційні вузькі місця та збої.
- Організовуйте й опрацьовуйте понад 500–1 000 повідомлень на день у внутрішніх каналах і групах клієнтів.
- Координуйте спілкування з понад 1 000 преміальними клієнтами в онлайн-спільнотах.
- Відповідайте у Slack і WhatsApp з урахуванням часових поясів Австралії та США.
- Ведіть упорядковані записи запитів клієнтів і завдань, що потребують дій.
- Вивільняйте час генерального директора, займаючись усуненням неполадок, подальшими контактами та координацією.
- Організовуйте адміністративні та туристичні деталі: авіаквитки, готелі, пошук майданчиків, календарі й нотатки зустрічей.
- Опрацьовуйте ескалації від клієнтів і суперечки щодо обслуговування.
- Представляйте компанію на дзвінках щодо партнерств, розвитку бізнесу та роботи з постачальниками.
- Координуйте близько шести великих заходів на рік, зокрема онлайн-буткемпи та очні майстермайнди.
- Керуйте розкладом когорт, спілкуванням з учасниками, адаптацією, матеріалами для семінарів, майданчиками, кейтерингом і логістикою.
- Стежте за виконанням учасниками зобов’язань упродовж семінарів і когортних програм.
- За потреби їздьте на заходи до США.
- Визначайте, відстежуйте й покращуйте KPI підрозділів.
- Проводьте щотижневі огляди результатів і операційні зустрічі.
- Контролюйте прогрес і дотримання термінів членами команди.
- Використовуйте дані для ухвалення рішень, покращень і визначення пріоритетів.
- Використовуйте внутрішню операційну систему на основі ШІ для керування проєктами, виконання зобов’язань і звітності.
- Керуйте операційними даними та шляхами клієнтів у GoHighLevel, Skool, Circle і Wistia.
- Розумійте робочі процеси Zapier, Make.com, Claude і ChatGPT настільки, щоб координувати технічних фахівців і оцінювати стан систем.
- Використовуйте ШІ для впорядкування таблиць і підготовки звітів.
- Створюйте й удосконалюйте процеси адаптації клієнтів, системи відстеження, механізми підзвітності та автоматизовані панелі звітності.
- У міру зростання компанії розвивайтеся в напрямі посади операційного директора (COO).
Вимоги
- Досвід керівництва операційною діяльністю на старшому рівні на посаді менеджера з операцій, інтегратора, операційного директора (COO) або старшого операційного керівника.
- Досвід роботи в компанії-розробнику програмного забезпечення або SaaS, що швидко зростає, ШІ-стартапі, сфері інформаційних продуктів, коучингу чи освіти, буткемпів, когортних програм або курсів чи суміжній галузі.
- Уміння швидко виконувати завдання та проявляти ініціативу.
- Уміння відстежувати й опрацьовувати сотні повідомлень і кілька одночасних завдань щодня.
- Готовність працювати й оперативно відповідати в різних часових поясах.
- Готовність до тривалого робочого дня та роботи в суботу.
- Впевнений і прямий стиль керівництва, зокрема впровадження процедур, контроль виконання зобов’язань і розв’язання суперечок із клієнтами.
- Вільне усне й письмове володіння англійською мовою.
- Упевнене користування технологіями та CRM, зокрема знайомство з автоматизацією й інструментами ШІ.
- Навички програмування не потрібні.
- Гнучкість, відсутність зверхності та готовність перемикатися між операційним керівництвом і допомогою керівнику.
- Досвід проведення заходів і роботи з когортами буде перевагою.
- Досвід керування спільнотами преміальних клієнтів у Slack і WhatsApp буде перевагою.
- Чинний паспорт і віза США будуть перевагою для можливих періодичних поїздок до США.
- Діловий повсякденний одяг для зустрічей.
- Професійно облаштоване робоче місце з охайним фоном, якісними камерою та мікрофоном і надійним високошвидкісним Wi-Fi.
- Готовність працювати повний день шість днів на тиждень, щонайменше 10 годин на день.
- Готовність бути на зв’язку приблизно з 6:00 до 19:00 у період неспання.
- Для кандидатів на Філіппінах зміна починається не пізніше 3:00 за часом Маніли; у суботу потрібно бути на зв’язку 4–6 годин.
- Уміння відповідати у Slack і WhatsApp з мобільного пристрою.
- Знайомство з GoHighLevel, Slack, WhatsApp, Skool, Circle, Wistia, ChatGPT, Claude, Zapier, Make.com і Google Sheets або електронними таблицями.
Переваги
- Бонус до 13-ї зарплати.
- Постійна дистанційна робота з дому.
- Медичне страхування.
- Стоматологічне страхування.
- Страхування психічного здоров’я.
- Конкурентна початкова зарплата.
- Можливості професійного зростання.
- Підвищення оплати за результатами роботи.
- Призи та бонуси.
- Оплата поглибленого галузевого навчання.
- Щотижневі внутрішні майстер-класи з ШІ.
- Безкоштовний доступ до преміальної програми компанії у форматі майстермайнду з ШІ.
- Можливість розширювати коло професійних контактів на преміальних майстермайндах і очних заходах.
- Оплата витрат на поїздки на заходи до США.
- Проживання на ретритах класу люкс.
- Гнучкість удень за умови готовності відповідати.
- Перспектива перейти на посаду операційного директора (COO).
- Можливості професійного розвитку й особистого зростання.