WeAssist.io offre servizi esternalizzati di assistenza virtuale alle aziende che desiderano avere più capacità da dedicare alle attività ad alto valore. Il suo team supporta le operazioni quotidiane attraverso servizi quali generazione di lead, gestione della posta in arrivo e dei calendari, elaborazione di spese e fatture, strategia per i social media, ricerca e inserimento dati. L’azienda si impegna ad aiutare imprenditori e team aziendali a ridurre il carico amministrativo e migliorare la produttività operativa.
Responsabile delle operazioni da remoto (Filippine)
Coordina le operazioni trasversali tra Vendite, Marketing, Successo dei clienti e Prodotto per un’azienda di IA. Gestisci il supporto alla direzione, i sistemi, i KPI, le comunicazioni con i clienti e gli eventi internazionali.
Descrizione
- Coordina l’esecuzione tra Vendite, Marketing, Successo dei clienti e Prodotto come partner operativo del CEO.
- Mantieni allineati team, progetti e priorità nel lavoro trasversale quotidiano.
- Mantieni e migliora procedure, processi e sistemi aziendali.
- Monitora l’attività dei responsabili di prospezione e chiusura delle vendite, i tempi di risposta, la rapidità di gestione dei nuovi lead e i follow-up.
- Applica le procedure di Successo dei clienti e verifica qualità e rapidità delle risposte ai clienti.
- Individua e risolvi tempestivamente colli di bottiglia e interruzioni operative.
- Organizza e gestisci oltre 500–1.000 messaggi al giorno sui canali interni e nei gruppi di clienti.
- Supervisiona le comunicazioni con oltre 1.000 clienti premium nelle community online.
- Rispondi su Slack e WhatsApp tenendo conto dei fusi orari di Australia e Stati Uniti.
- Registra in modo organizzato le richieste dei clienti e le azioni da svolgere.
- Libera tempo al CEO occupandoti della risoluzione dei problemi, dei follow-up e del coordinamento.
- Organizza gli aspetti amministrativi e di viaggio, inclusi voli, hotel, ricerca di sedi, calendari e note delle riunioni.
- Gestisci le escalation dei clienti e le controversie sui servizi.
- Rappresenta l’azienda nelle chiamate su partnership, sviluppo commerciale e fornitori.
- Coordina circa sei grandi eventi all’anno, tra cui bootcamp virtuali e mastermind in presenza.
- Gestisci calendari delle coorti, comunicazioni con i partecipanti, onboarding, materiali dei workshop, sedi, catering e logistica.
- Monitora la responsabilità dei partecipanti durante workshop e coorti.
- Viaggia negli Stati Uniti per partecipare agli eventi quando necessario.
- Definisci, monitora e migliora i KPI in tutti i reparti.
- Conduci revisioni settimanali delle prestazioni e incontri di aggiornamento operativo.
- Verifica con i membri del team progressi e scadenze.
- Usa i dati per orientare decisioni, miglioramenti e priorità.
- Usa il sistema operativo interno basato sull’IA per la gestione dei progetti, l’erogazione dei servizi e la reportistica.
- Gestisci dati operativi e percorsi dei clienti in GoHighLevel, Skool, Circle e Wistia.
- Conosci abbastanza bene i flussi di lavoro in Zapier, Make.com, Claude e ChatGPT da supervisionare il personale tecnico e valutare lo stato dei sistemi.
- Usa l’IA per organizzare fogli di calcolo e preparare report.
- Crea e migliora flussi di onboarding dei clienti, sistemi di monitoraggio, processi di responsabilizzazione e dashboard automatizzate per la reportistica.
- Cresci verso un ruolo di livello COO con lo sviluppo dell’azienda.
Requisiti
- Esperienza di leadership senior nelle operazioni come responsabile delle operazioni, integratore, COO o operatore senior.
- Esperienza in un’azienda software o SaaS in rapida crescita, una startup di IA, prodotti informativi, coaching o formazione, bootcamp, attività basate su coorti o corsi, oppure un settore simile.
- Capacità di agire rapidamente e prendere iniziativa.
- Capacità di monitorare e gestire centinaia di comunicazioni al giorno e attività in parallelo.
- Disponibilità e prontezza nel rispondere in diversi fusi orari.
- Disponibilità a giornate lavorative lunghe e copertura del sabato.
- Stile di leadership sicuro e diretto, con capacità di far rispettare le procedure, mantenere la responsabilità e risolvere controversie con i clienti.
- Ottima conoscenza dell’inglese parlato e scritto.
- Dimestichezza con la tecnologia e i CRM, comprese automazioni e strumenti di IA.
- Non sono richieste competenze di programmazione.
- Approccio flessibile e senza ego, con disponibilità a passare dalla leadership operativa all’assistenza esecutiva.
- È preferibile avere esperienza con eventi e coorti.
- È preferibile avere esperienza nella gestione di community di clienti premium su Slack e WhatsApp.
- È preferibile avere un passaporto valido e un visto statunitense per eventuali viaggi occasionali negli Stati Uniti.
- Abbigliamento business casual per le riunioni.
- Postazione di lavoro professionale con sfondo ordinato, buona videocamera e microfono e Wi-Fi veloce e affidabile.
- Disponibilità a tempo pieno, sei giorni alla settimana, per almeno 10 ore al giorno.
- Disponibilità indicativa dalle 6:00 alle 19:00 durante le ore di veglia.
- Per i candidati che vivono nelle Filippine, i turni iniziano entro le 3:00, ora di Manila, con 4–6 ore di copertura il sabato.
- Capacità di rispondere su Slack e WhatsApp da dispositivo mobile.
- Conoscenza di GoHighLevel, Slack, WhatsApp, Skool, Circle, Wistia, ChatGPT, Claude, Zapier, Make.com e Google Sheets o fogli di calcolo.
Benefit
- Bonus della tredicesima mensilità.
- Lavoro da casa a tempo indeterminato.
- Assicurazione sanitaria.
- Assicurazione dentistica.
- Assicurazione per la salute mentale.
- Retribuzione iniziale competitiva.
- Opportunità di crescita.
- Aumenti retributivi legati ai risultati.
- Premi e bonus.
- Sponsorizzazione per formazione avanzata nel settore.
- Masterclass interne settimanali sull’IA.
- Accesso gratuito al programma premium di mastermind sull’IA dell’azienda.
- Opportunità di networking presso mastermind di lusso ed eventi dal vivo.
- Spese di viaggio coperte per gli eventi negli Stati Uniti.
- Alloggio in ritiri di lusso.
- Flessibilità durante il giorno mantenendo la prontezza nel rispondere.
- Possibile percorso verso un ruolo di livello COO.
- Opportunità di sviluppo professionale e crescita personale.