远程行政助理——菲律宾
在菲律宾远程支持高管，负责管理收件箱、日程、优先事项、差旅和会议事务。该职位还包括客户沟通，以及偶尔提供营销或行政支持。
描述
- 监督客户的收件箱，按优先级整理大量邮件
- 管理日历、约会和日程安排
- 安排与内部团队及外部联系人的会议
- 跟踪未读消息、待交付事项和未解决的行动事项
- 及时向客户告知需要关注的事项
- 制定优先事项清单，向客户简报紧急任务、即将举行的会议及准备要求
- 提前一至两周提醒相关承诺事项
- 协调线下会议细节，包括会议室、餐饮、费用报销和顾问差旅
- 为线下约会安排适当的差旅缓冲时间
- 支持经营大型家族企业的高级客户时，保持专业和谨慎
- 偶尔协助处理基础营销工作和行政事务积压
任职要求
- 按照 CEFR 框架提供英语水平评级
- 按照要求的英文格式提交简历或 Coconut VA Profile
- 录制一分钟自我介绍视频，最好使用 Loom
- 具备管理 Outlook 和高管日历的经验
- 能够主动协调日程、差旅安排和高管优先事项
- 具备出色的沟通能力，并能以得体、专业的方式与高管和客户沟通
- 组织能力强，注重细节，并能主动管理职责
- 能够得体地跟进事项并判断任务优先级
- 能够谨慎处理机密信息
- 具备营销支持经验者优先，尤其是使用 Mailchimp 的经验
- 熟悉 Wix、Canva 和 PowerPoint 者优先
- 具备支持高管或高接触度高管级客户的经验者优先
- 具备使用 Microsoft 365、Outlook、SharePoint、Microsoft Planner、Mailchimp、Wix、Hubdoc、Canva、PowerPoint、Slack、Teams、WhatsApp 和短信的经验
福利待遇
- 具有竞争力的薪酬
- 第十三个月薪资
- 12 天带薪休假
- 12 个带薪美国节假日
- 产假和陪产假
- 为员工及家属提供全面的医疗保障
- 通过全职 HMO 计划提供人寿保险
- 心理健康咨询和健康资源
- 里程碑礼物和生日礼遇
- 海岛度假、线上全员大会和区域聚会
- 支持学习、发展与交流的专业网络
