Coconut Careersは、企業が世界中の審査済み専門人材とリモートチームを構築できるよう支援する、採用・人事テクノロジー企業です。人材マッチングサービスでは、エグゼクティブアシスタント、デジタルマーケター、営業担当、経理アシスタント、開発者などの職種を取り扱っています。企業は、候補者の募集・審査、給与計算、コンプライアンス対応、継続的なサポートを含むサブスクリプション型のManaged Talent、または一回限りの料金で利用できるDirect Hireを選択できます。Coconut Careersは、給与計算ツールや職務記述書ジェネレーターなども提供し、企業による候補者の評価と分散型チームの拡大を支援しています。
リモート・エグゼクティブアシスタント（フィリピン）
フィリピンからリモートで経営幹部を支援し、受信トレイ、カレンダー、優先事項、出張、会議運営を管理します。クライアントとのコミュニケーションに加え、必要に応じて軽微なマーケティングや事務のサポートも担当します。
仕事内容
- クライアントの受信トレイを管理し、大量のメールを優先度別に整理する
- カレンダー、予定、スケジュールを管理する
- 社内チームや社外の連絡先との会議を設定する
- 未読メッセージ、未完了の納品物、未解決のアクション項目を追跡する
- 対応が必要な事項をクライアントに共有する
- 優先事項のリストを作成し、緊急タスク、今後の会議、準備事項についてクライアントに報告する
- 1～2週間先の予定や約束を事前に知らせる
- 会議室、ケータリング、経費報告、コンサルタントの出張など、対面会議の詳細を調整する
- 対面での予定に合わせて適切な移動時間を確保する
- 大規模なファミリービジネスを運営する上級クライアントを支援する際、プロ意識と守秘性を保つ
- 軽微なマーケティング業務や事務作業の滞留について、必要に応じて支援する
応募要件
- CEFR に基づく英語力の評価を提出すること
- 指定された英語形式で履歴書または Coconut VA Profile を提出すること
- できれば Loom を使用して、1分間の自己紹介動画を録画すること
- Outlook と経営幹部向けカレンダーの管理経験
- スケジュール、出張手配、経営幹部の優先事項を主体的に調整できること
- 優れたコミュニケーション能力があり、経営幹部やクライアントに対して洗練されたプロフェッショナルな対応ができること
- 整理整頓が得意で、細部に注意を払い、主体的に責任を管理できること
- 丁寧にフォローアップし、タスクの優先順位を判断できること
- 機密情報を慎重に扱えること
- マーケティング支援経験、特に Mailchimp の使用経験があれば尚可
- Wix、Canva、PowerPoint に精通していれば尚可
- 経営幹部またはきめ細かな対応が求められるエグゼクティブレベルのクライアントを支援した経験があれば尚可
- Microsoft 365、Outlook、SharePoint、Microsoft Planner、Mailchimp、Wix、Hubdoc、Canva、PowerPoint、Slack、Teams、WhatsApp、テキストメッセージの使用経験
福利厚生
- 競争力のある報酬
- 13か月目給与
- 12日間の有給休暇
- 米国の有給祝日12日
- 産休・育休
- 従業員と家族を対象とした包括的な医療保障
- フルタイム HMO プランによる生命保険
- メンタルヘルス相談とウェルネスリソース
- 節目のお祝いギフトと誕生日特典
- 島への小旅行、オンライン全体会議、地域ミートアップ
- 学習、成長、交流を支援するプロフェッショナルネットワーク