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Bauer Media Outdoor UK
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Bauer Media Outdoor UK ist ein Außenwerbeunternehmen, das Marken dabei unterstützt, über Außenmedien im gesamten Vereinigten Königreich Zielgruppen zu erreichen. Das Netzwerk mit mehr als 33.000 Werbestandorten ermöglicht Kampagnen mit lokaler oder landesweiter Reichweite. Dabei arbeitet das Unternehmen mit lokalen Behörden und gewerblichen Vermietern zusammen, um Medienlösungen bereitzustellen, die zur Infrastruktur im Umfeld beitragen.
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Executive Assistant / Team Assistant – Bauer Media Outdoor UK, London hybrid

Unterstützung der Executive Assistants des Vorstands und der allgemeinen Verwaltungsfunktion bei Bauer Media Outdoor UK. Koordination von Meetings, Reisen, Veranstaltungen, Spesen, Lieferanten und administrativen Aufgaben des People-Teams in einer hybriden Position in London.

GBVereinigtes Königreich
30.000 £ / Jahr
HybridVollzeitMittlere StufeSeniorErforderliche Sprache: EnglischAssistenz der Geschäftsleitung

Beschreibung

  • Unterstützung der Executive Assistants des Vorstands und des gesamten Verwaltungsteams
  • Organisation von Meetings durch Buchung von Räumen, Koordination von Erfrischungen und Materialien sowie Empfang externer Besucher
  • Unterstützung bei der Durchführung von Bewirtungen und Veranstaltungen wie Unternehmens- und Branchenveranstaltungen, Vorstandssitzungen, Kundendinners, Konferenzen und Preisverleihungen
  • Organisation von Reisen, Unterkünften, Restaurantreservierungen und zugehöriger Bewirtungsadministration
  • Recherche, Organisation und Buchung von Veranstaltungsorten
  • Koordination von Geschenken für Mitarbeitende und Kunden
  • Bearbeitung der monatlichen Spesenabrechnungen der Direktoren über Concur
  • Koordination von Zahlungen und Nachverfolgung, um eine zeitnahe Begleichung von Rechnungen sicherzustellen
  • Erstellung und Nachverfolgung von Bestellanforderungen in D365 sowie Einholung der erforderlichen Genehmigungen
  • Bearbeitung von Unterlagen zu neuen Lieferanten und Compliance
  • Zusammenarbeit mit den zuständigen Teams zur Weitergabe der erforderlichen Informationen
  • Pflege korrekter und aktueller Daten in den internen Systemen
  • Verwaltung der Kalender für Meetings, Veranstaltungen und Reisen des UK-People-Teams
  • Vertretung bei administrativen Aufgaben für People und HR, einschließlich Verträgen, Angebotsschreiben, Änderungen des Beschäftigungsverhältnisses, Systemaktualisierungen, Eintritten, Austritten und Leistungen

Anforderungen

  • Erste Berufserfahrung als Team Assistant oder in einer administrativen Position
  • Ausgeprägte Zeitmanagementfähigkeiten sowie die Fähigkeit, konkurrierende Anforderungen zu planen, zu priorisieren und zu organisieren
  • Die Fähigkeit, in einem schnelllebigen Arbeitsumfeld ruhig zu bleiben und effektiv unter Druck zu arbeiten
  • Zuverlässige, selbstbewusste und angemessen durchsetzungsfähige Persönlichkeit mit ausgeprägter Teamorientierung
  • Pragmatische und engagierte Einstellung gegenüber einem breiten Aufgabenbereich
  • Sicherer Umgang mit Microsoft Office, einschließlich Outlook, Word, Excel und PowerPoint

Zusatzleistungen

  • Jährlicher Bonus von 8 %
  • Flexibles Arbeitsmodell mit drei Bürotagen von Dienstag bis Donnerstag sowie Remote-Arbeit montags und freitags
  • 25 bezahlte Urlaubstage einschließlich gesetzlicher Feiertage
  • Arbeitgeberbeitrag zur betrieblichen Altersvorsorge von bis zu 8 %
  • Gesundheitskostenplan
  • Lebensversicherung und kollektive Einkommensschutzversicherung
  • Fahrrad-zur-Arbeit-Programm
  • Darlehen für Reise- und Zeitfahrkarten
  • Rabatte bei Hunderten von Einzelhändlern
  • Bezahlte Tage für ehrenamtliches Engagement
  • Unterstützung bei angemessenen Anpassungen für Bewerbende und Mitarbeitende

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