Bauer Media Outdoor UK je společnost působící v oblasti venkovní reklamy, která pomáhá značkám oslovovat publikum prostřednictvím outdoorových médií po celé Velké Británii. Její síť čítající více než 33 000 reklamních ploch podporuje kampaně s lokálním i celostátním dosahem a společnost spolupracuje s místními úřady a komerčními pronajímateli na poskytování mediálních řešení, která přispívají k rozvoji okolní infrastruktury.
Výkonný asistent / týmový asistent — Bauer Media Outdoor UK, Londýn, hybridní práce
Podpora výkonných asistentů představenstva a širší administrativní funkce ve společnosti Bauer Media Outdoor UK. Koordinace schůzek, cest, akcí, výdajů, dodavatelů a administrativy týmu People Team v rámci hybridní role v Londýně.
Popis
- Podporovat výkonné asistenty představenstva a širší administrativní tým
- Organizovat schůzky, včetně rezervace místností, zajištění občerstvení a materiálů a vítání externích návštěvníků
- Pomáhat s organizací firemních a oborových akcí, jako jsou firemní akce, jednání představenstva, večeře s klienty, konference a slavnostní předávání ocenění
- Organizovat cesty, ubytování, rezervace restaurací a související administrativu v oblasti pohostinství
- Vyhledávat, organizovat a rezervovat prostory pro akce
- Koordinovat dárky pro zaměstnance a klienty
- Zpracovávat měsíční výdaje ředitelů prostřednictvím systému Concur
- Koordinovat platby a sledovat jejich vyřízení, aby byly faktury uhrazeny včas
- Vytvářet a sledovat požadavky na nákupní objednávky v systému D365 a zajišťovat potřebná schválení
- Zpracovávat dokumentaci nových dodavatelů a dokumentaci související s dodržováním požadavků
- Spolupracovat s příslušnými týmy při předávání požadovaných informací
- Udržovat přesná a aktuální data v interních systémech
- Spravovat kalendáře schůzek, akcí a cest týmu People Team ve Spojeném království
- Zajišťovat zastupování v administrativě People a HR, včetně smluv, nabídkových dopisů, změn pracovního poměru, aktualizací systémů, nástupů, odchodů a benefitů
Požadavky
- Předchozí zkušenost s prací týmového asistenta nebo na administrativní pozici
- Silné dovednosti v oblasti řízení času a schopnost plánovat, stanovovat priority a organizovat souběžné úkoly
- Schopnost zachovat klid a efektivně pracovat pod tlakem v rychle se měnícím pracovním prostředí
- Spolehlivost, sebejistota a přiměřená asertivita spolu s týmovým přístupem
- Praktický a ochotný přístup k široké škále povinností
- Dobrá znalost Microsoft Office včetně Outlooku, Wordu, Excelu a PowerPointu
Benefity
- Roční bonus ve výši 8 %
- Flexibilní pracovní režim se třemi dny v kanceláři od úterý do čtvrtka a prací na dálku v pondělí a pátek
- 25 dní placené dovolené včetně státních svátků
- Příspěvek společnosti na penzijní program až do výše 8 %
- Příspěvkový plán zdravotní péče
- Životní pojištění a skupinová ochrana příjmu
- Program Cycle to Work
- Půjčky na dopravu a sezonní jízdenky
- Slevy u stovek maloobchodních prodejců
- Placené dny na dobrovolnickou činnost pro charitativní organizace
- Podpora při zajištění přiměřených úprav pro uchazeče a zaměstnance