Bauer Media Outdoor UK to firma z branży reklamy zewnętrznej, która pomaga markom docierać do odbiorców za pośrednictwem mediów outdoorowych w całej Wielkiej Brytanii. Jej sieć obejmująca ponad 33 000 nośników reklamowych umożliwia prowadzenie kampanii o zasięgu lokalnym lub ogólnokrajowym, a firma współpracuje z władzami lokalnymi i komercyjnymi wynajmującymi, tworząc rozwiązania medialne, które przyczyniają się do rozwoju infrastruktury w otoczeniu.
Asystent zarządu / asystent zespołu — Bauer Media Outdoor UK, Londyn, praca hybrydowa
Wsparcie asystentów zarządu i szerszej funkcji administracyjnej w Bauer Media Outdoor UK. Koordynowanie spotkań, podróży, wydarzeń, wydatków, dostawców oraz administracji zespołu People Team w ramach hybrydowej roli w Londynie.
Opis
- Wspieranie asystentów zarządu i całego zespołu administracyjnego
- Organizowanie spotkań poprzez rezerwowanie sal, zamawianie poczęstunku i materiałów oraz witanie gości z zewnątrz
- Pomoc w organizacji wydarzeń firmowych i branżowych, w tym wydarzeń firmowych, posiedzeń zarządu, kolacji z klientami, konferencji i ceremonii wręczenia nagród
- Organizowanie podróży, zakwaterowania, rezerwacji restauracji i związanej z gościnnością obsługi administracyjnej
- Wyszukiwanie, organizowanie i rezerwowanie miejsc na wydarzenia
- Koordynowanie prezentów dla pracowników i klientów
- Rozliczanie miesięcznych wydatków dyrektorów za pośrednictwem Concur
- Koordynowanie płatności i monitorowanie ich realizacji, aby faktury były opłacane terminowo
- Tworzenie i śledzenie wniosków o zamówienia zakupu w D365 oraz uzyskiwanie wymaganych zatwierdzeń
- Przetwarzanie dokumentacji nowych dostawców i dokumentów dotyczących zgodności
- Współpraca z odpowiednimi zespołami w celu przekazywania wymaganych informacji
- Dbanie o dokładność i aktualność danych w systemach wewnętrznych
- Prowadzenie kalendarzy spotkań, wydarzeń i podróży zespołu People Team w Wielkiej Brytanii
- Zapewnianie zastępstwa w administracji People i HR, w tym w zakresie umów, listów ofertowych, zmian w zatrudnieniu, aktualizacji systemów, wdrażania nowych pracowników, obsługi odejść i świadczeń
Wymagania
- Doświadczenie na stanowisku asystenta zespołu lub na stanowisku administracyjnym
- Bardzo dobre umiejętności zarządzania czasem oraz zdolność planowania, ustalania priorytetów i organizowania konkurujących ze sobą zadań
- Umiejętność zachowania spokoju i skutecznego działania pod presją w dynamicznym środowisku pracy
- Rzetelność, pewność siebie i odpowiednia asertywność oraz umiejętność współpracy zespołowej
- Praktyczne i chętne podejście do szerokiego zakresu obowiązków
- Biegła znajomość pakietu Microsoft Office, w tym Outlook, Word, Excel i PowerPoint
Benefity
- Roczna premia w wysokości 8%
- Elastyczny model pracy: trzy dni w biurze od wtorku do czwartku oraz praca zdalna w poniedziałki i piątki
- 25 dni płatnego urlopu, w tym dni ustawowo wolne od pracy
- Składka emerytalna opłacana przez firmę w wysokości do 8%
- Plan zwrotu kosztów opieki zdrowotnej
- Ubezpieczenie na życie i grupowe ubezpieczenie od utraty dochodu
- Program Cycle to Work
- Pożyczki na dojazdy i bilety okresowe
- Zniżki u setek sprzedawców detalicznych
- Płatne dni na wolontariat charytatywny
- Wsparcie w zapewnieniu racjonalnych usprawnień dla kandydatów i pracowników