Bauer Media Outdoor UK is een buitenreclamebedrijf dat merken helpt om via buitenmedia doelgroepen in het Verenigd Koninkrijk te bereiken. Het netwerk van meer dan 33.000 reclamelocaties ondersteunt campagnes met een lokaal of landelijk bereik. Het bedrijf werkt daarbij samen met lokale overheden en commerciële verhuurders aan mediaoplossingen die bijdragen aan de infrastructuur in de omgeving.
Executive Assistant / Team Assistant – Bauer Media Outdoor UK, hybride functie in Londen
Ondersteun de executive assistants van de raad van bestuur en de bredere administratieve functie bij Bauer Media Outdoor UK. Coördineer vergaderingen, reizen, evenementen, onkostendeclaraties, leveranciers en administratie voor het People Team in een hybride functie in Londen.
Beschrijving
- Ondersteunen van de executive assistants van de raad van bestuur en het bredere administratieve team
- Vergaderingen organiseren door ruimtes te boeken, versnaperingen en materialen te regelen en externe bezoekers te verwelkomen
- Helpen bij het organiseren van hospitality en evenementen, zoals bedrijfs- en branche-evenementen, bestuursvergaderingen, diners met klanten, conferenties en prijsuitreikingen
- Reizen, accommodaties, restaurantreserveringen en bijbehorende hospitality-administratie regelen
- Locaties voor evenementen onderzoeken, organiseren en boeken
- Geschenken voor medewerkers en klanten coördineren
- De maandelijkse onkostendeclaraties van directieleden via Concur verwerken
- Betalingen coördineren en opvolgen om ervoor te zorgen dat facturen tijdig worden voldaan
- Aanvragen voor inkooporders in D365 indienen en volgen en de vereiste goedkeuringen verkrijgen
- Documentatie voor nieuwe leveranciers en compliance verwerken
- Samenwerken met de relevante teams om de benodigde informatie te delen
- Nauwkeurige en actuele gegevens in interne systemen bijhouden
- Agenda’s beheren voor vergaderingen, evenementen en reizen van het People Team in het Verenigd Koninkrijk
- Invallen voor People- en HR-administratie, waaronder contracten, aanbiedingsbrieven, wijzigingen in dienstverband, systeemupdates, indiensttreders, uitdiensttreders en arbeidsvoorwaarden
Vereisten
- Eerdere ervaring als Team Assistant of in een administratieve functie
- Sterke vaardigheden op het gebied van timemanagement, met het vermogen om concurrerende eisen te plannen, prioriteren en organiseren
- Het vermogen om kalm te blijven en effectief onder druk te presteren in een snel veranderende werkomgeving
- Betrouwbaar, zelfverzekerd en gepast assertief, met een samenwerkingsgerichte instelling
- Praktische en bereidwillige houding ten opzichte van een breed scala aan verantwoordelijkheden
- Goede beheersing van Microsoft Office, waaronder Outlook, Word, Excel en PowerPoint
Voordelen
- Jaarlijkse bonus van 8%
- Flexibel werkpatroon met drie kantoordagen van dinsdag tot en met donderdag en thuiswerken op maandag en vrijdag
- 25 betaalde vakantiedagen, inclusief feestdagen
- Werkgeversbijdrage aan het pensioen van maximaal 8%
- Cashplan voor zorgkosten
- Levensverzekering en collectieve inkomensbescherming
- Fiets-naar-het-werkregeling
- Leningen voor reis- en abonnementskosten
- Kortingen bij honderden retailers
- Betaalde dagen voor vrijwilligerswerk
- Ondersteuning bij redelijke aanpassingen voor kandidaten en medewerkers