Bauer Media Outdoor UK je spoločnosť pôsobiaca v oblasti vonkajšej reklamy, ktorá pomáha značkám spájať sa s publikom prostredníctvom outdoorových médií po celom Spojenom kráľovstve. Jej sieť viac ako 33 000 reklamných plôch podporuje kampane s lokálnym aj celoštátnym dosahom, pričom spoločnosť spolupracuje s miestnymi samosprávami a komerčnými prenajímateľmi na poskytovaní mediálnych riešení, ktoré prispievajú k infraštruktúre okolitej komunity.
Výkonný asistent / tímový asistent – Bauer Media Outdoor UK, Londýn, hybridná práca
Podpora výkonných asistentov predstavenstva a širšej administratívy v spoločnosti Bauer Media Outdoor UK. Koordinácia stretnutí, cestovania, podujatí, výdavkov, dodávateľov a administratívy tímu People v hybridnej londýnskej pozícii.
Popis
- Podpora výkonných asistentov predstavenstva a širšieho administratívneho tímu
- Organizovanie stretnutí vrátane rezervácie miestností, zabezpečenia občerstvenia a materiálov a privítania externých návštevníkov
- Pomoc pri zabezpečovaní pohostenia a podujatí, ako sú firemné a odvetvové akcie, zasadnutia predstavenstva, večere s klientmi, konferencie a slávnostné odovzdávania ocenení
- Organizovanie cestovania, ubytovania, rezervácií reštaurácií a súvisiacej administratívy pohostenia
- Vyhľadávanie, organizovanie a rezervovanie priestorov na podujatia
- Koordinácia darčekov pre zamestnancov a klientov
- Spracovanie mesačných výdavkov riaditeľov prostredníctvom systému Concur
- Koordinácia platieb a následná kontrola s cieľom zabezpečiť včasné uhradenie faktúr
- Vytváranie a sledovanie žiadostí o objednávky v systéme D365 a získavanie potrebných schválení
- Spracovanie dokumentácie nových dodávateľov a dokumentácie týkajúcej sa súladu s predpismi
- Spolupráca s príslušnými tímami pri zdieľaní požadovaných informácií
- Udržiavanie presných a aktuálnych údajov v interných systémoch
- Správa kalendárov stretnutí, podujatí a pracovných ciest tímu People v Spojenom kráľovstve
- Zastupovanie pri administratíve tímu People a HR vrátane zmlúv, ponukových listov, zmien v pracovnom pomere, aktualizácií systémov, nástupov, odchodov a zamestnaneckých benefitov
Požiadavky
- Predchádzajúce skúsenosti na pozícii tímového asistenta alebo v administratíve
- Vynikajúce schopnosti riadenia času a schopnosť plánovať, určovať priority a organizovať konkurenčné požiadavky
- Schopnosť zachovať pokoj a efektívne pracovať pod tlakom v dynamickom pracovnom prostredí
- Spoľahlivosť, sebadôvera a primeraná asertivita spolu s tímovým prístupom
- Praktický a ochotný prístup k širokému rozsahu povinností
- Znalosť balíka Microsoft Office vrátane programov Outlook, Word, Excel a PowerPoint
Benefity
- 8 % ročný bonus
- Flexibilný pracovný režim s tromi dňami v kancelárii od utorka do štvrtka a prácou na diaľku v pondelok a piatok
- 25 dní platenej dovolenky vrátane štátnych sviatkov
- Príspevok zamestnávateľa na dôchodkové zabezpečenie až do výšky 8 %
- Program príspevkov na zdravotnú starostlivosť
- Životné poistenie a skupinové poistenie pre prípad straty príjmu
- Program Cycle to Work
- Pôžičky na cestovanie a sezónne cestovné lístky
- Zľavy u stoviek maloobchodníkov
- Platené dni na dobrovoľnícku činnosť pre charitatívne organizácie
- Podpora pri zabezpečení primeraných úprav pre uchádzačov a zamestnancov