エグゼクティブアシスタント／チームアシスタント ― Bauer Media Outdoor UK、ロンドン・ハイブリッド勤務
Bauer Media Outdoor UKの取締役会付きエグゼクティブアシスタントと、より広範な管理部門をサポートします。ロンドンのハイブリッド勤務で、会議、出張、イベント、経費、サプライヤー、People Teamの管理業務を調整します。
仕事内容
- 取締役会付きエグゼクティブアシスタントと、より広範な管理チームをサポートする
- 会議室の予約、軽食や資料の手配、社外来訪者の出迎えを通じて会議を運営する
- 会社行事や業界イベント、取締役会、顧客夕食会、カンファレンス、表彰式などのホスピタリティとイベント運営を支援する
- 出張、宿泊、レストランの予約および関連するホスピタリティ業務を手配する
- イベント会場を調査、手配、予約する
- 従業員や顧客への贈答品を調整する
- Concurを通じて取締役の月次経費を処理する
- 支払いを調整し、請求書が速やかに決済されるようフォローアップする
- D365で発注書申請を起票・追跡し、必要な承認を取得する
- 新規サプライヤー関連書類とコンプライアンス書類を処理する
- 関係チームと連携して必要な情報を共有する
- 社内システム全体のデータを正確かつ最新の状態に保つ
- 英国People Teamの会議、イベント、出張のスケジュールを管理する
- 契約書、オファーレター、雇用条件の変更、システム更新、入社、退社、福利厚生など、PeopleおよびHR管理業務を補佐する
応募要件
- チームアシスタントまたは管理職での実務経験
- 計画、優先順位付け、競合する業務の整理ができる、優れた時間管理能力
- 変化の速い職場で冷静さを保ち、プレッシャー下でも効果的に業務を遂行できること
- 信頼性、自信、適切な自己主張があり、チームで協働できること
- 幅広い責任に対する実務的で意欲的な姿勢
- Outlook、Word、Excel、PowerPointを含むMicrosoft Officeのスキル
福利厚生
- 年間ボーナス8%
- 火曜から木曜まで週3日出社し、月曜と金曜はリモート勤務となる柔軟な勤務形態
- 祝日を含む25日間の有給休暇
- 会社による最大8%の年金拠出
- ヘルスケア・キャッシュプラン
- 生命保険および団体所得補償
- Cycle to Work制度
- 通勤費および定期券ローン
- 数百社の小売店で利用できる割引
- 有給の慈善活動ボランティア休暇
- 候補者および従業員への合理的配慮の支援