Bauer Media Outdoor UK adalah perusahaan periklanan luar ruang yang membantu merek terhubung dengan audiens melalui media luar ruang di seluruh Inggris Raya. Jaringannya yang mencakup lebih dari 33.000 lokasi iklan mendukung kampanye dengan jangkauan lokal maupun nasional, sementara perusahaan ini bekerja sama dengan otoritas setempat dan pemilik lahan komersial untuk menyediakan solusi media yang berkontribusi pada infrastruktur masyarakat sekitar.
Asisten Eksekutif / Asisten Tim - Bauer Media Outdoor UK, London Hibrida
Mendukung asisten eksekutif Dewan dan fungsi administrasi yang lebih luas di Bauer Media Outdoor UK. Mengoordinasikan rapat, perjalanan, acara, pengeluaran, pemasok, dan administrasi Tim People dalam peran hibrida di London.
Deskripsi
- Mendukung asisten eksekutif Dewan dan tim administrasi yang lebih luas
- Mengatur rapat dengan memesan ruangan, menyiapkan konsumsi dan materi, serta menyambut tamu eksternal
- Membantu menyelenggarakan jamuan dan acara seperti kegiatan perusahaan dan industri, rapat Dewan, makan malam klien, konferensi, dan upacara penghargaan
- Mengatur perjalanan, akomodasi, reservasi restoran, dan administrasi jamuan terkait
- Mencari, mengatur, dan memesan lokasi untuk acara
- Mengoordinasikan hadiah untuk karyawan dan klien
- Memproses pengeluaran bulanan Direktur melalui Concur
- Mengoordinasikan pembayaran dan menindaklanjuti agar faktur diselesaikan tepat waktu
- Membuat dan melacak permintaan pesanan pembelian di D365 serta memperoleh persetujuan yang diperlukan
- Memproses dokumentasi pemasok baru dan kepatuhan
- Bekerja sama dengan tim terkait untuk membagikan informasi yang diperlukan
- Memastikan data di seluruh sistem internal tetap akurat dan terbaru
- Mengelola agenda rapat, acara, dan perjalanan Tim People UK
- Memberikan dukungan pengganti untuk administrasi People dan HR, termasuk kontrak, surat penawaran, perubahan ketenagakerjaan, pembaruan sistem, karyawan baru, karyawan yang keluar, dan tunjangan
Persyaratan
- Pengalaman sebelumnya sebagai Asisten Tim atau dalam posisi administrasi
- Keterampilan manajemen waktu yang kuat, dengan kemampuan merencanakan, menentukan prioritas, dan mengatur berbagai tuntutan yang bersaing
- Mampu tetap tenang dan bekerja secara efektif di bawah tekanan dalam lingkungan kerja yang bergerak cepat
- Dapat diandalkan, percaya diri, dan mampu bersikap tegas secara tepat, dengan pendekatan kerja sama tim
- Memiliki sikap praktis dan bersedia menangani berbagai tanggung jawab
- Menguasai Microsoft Office, termasuk Outlook, Word, Excel, dan PowerPoint
Tunjangan
- Bonus tahunan 8%
- Pola kerja fleksibel dengan tiga hari di kantor dari Selasa hingga Kamis serta kerja jarak jauh pada Senin dan Jumat
- Cuti berbayar 25 hari, termasuk hari libur nasional
- Kontribusi pensiun perusahaan hingga 8%
- Program tunai kesehatan
- Asuransi jiwa dan perlindungan pendapatan kelompok
- Program Cycle to Work
- Pinjaman perjalanan dan tiket musiman
- Diskon di ratusan peritel
- Hari cuti berbayar untuk kegiatan sukarela amal
- Dukungan untuk penyesuaian yang wajar bagi kandidat dan karyawan