Bauer Media Outdoor UK er en virksomhed inden for udendørsreklame, der hjælper brands med at nå målgrupper gennem udendørsmedier i hele Storbritannien. Virksomhedens netværk med mere end 33.000 reklamepladser understøtter kampagner med lokal eller national rækkevidde, mens virksomheden samarbejder med lokale myndigheder og kommercielle udlejere om at levere medieløsninger, der bidrager til infrastrukturen i det omkringliggende lokalsamfund.
Executive Assistant / Team Assistant – Bauer Media Outdoor UK, London hybrid
Understøt bestyrelsens executive assistants og den bredere administrationsfunktion hos Bauer Media Outdoor UK. Koordiner møder, rejser, arrangementer, udgifter, leverandører og People Teams administration i en hybridrolle i London.
Beskrivelse
- Understøt bestyrelsens executive assistants og det bredere administrationsteam
- Arrangér møder ved at booke lokaler, organisere forfriskninger og materialer samt byde eksterne besøgende velkommen
- Bidrag til afviklingen af virksomheds- og branchearrangementer, herunder bestyrelsesmøder, kundemiddage, konferencer og prisuddelinger
- Arrangér rejser, indkvartering, restaurantreservationer og tilhørende hospitality-administration
- Undersøg, organisér og book lokaler til arrangementer
- Koordiner gaver til medarbejdere og kunder
- Behandl direktørernes månedlige udgifter via Concur
- Koordiner betalinger og følg op for at sikre, at fakturaer betales hurtigt
- Opret og følg op på anmodninger om indkøbsordrer i D365, og indhent de nødvendige godkendelser
- Behandl dokumentation for nye leverandører og compliance
- Samarbejd med relevante teams om at dele nødvendige oplysninger
- Vedligehold korrekte og aktuelle data i interne systemer
- Administrér kalendere for UK People Teams møder, arrangementer og rejser
- Varetage People- og HR-administration ved behov, herunder kontrakter, tilbudsbreve, ændringer i ansættelsesforhold, systemopdateringer, medarbejdere, der starter eller stopper, samt personalegoder
Krav
- Tidligere erfaring som teamassistent eller i en administrativ stilling
- Gode tidsstyringsevner med evnen til at planlægge, prioritere og organisere konkurrerende krav
- Evne til at bevare roen og arbejde effektivt under pres i et dynamisk arbejdsmiljø
- Pålidelig, selvsikker og passende assertiv med en samarbejdsorienteret tilgang
- Praktisk og engageret indstilling til en bred vifte af ansvarsområder
- Gode kundskaber i Microsoft Office, herunder Outlook, Word, Excel og PowerPoint
Fordele
- 8 % årlig bonus
- Fleksibel arbejdsordning med tre kontordage fra tirsdag til torsdag og hjemmearbejde mandag og fredag
- 25 dages betalt ferie inklusive helligdage
- Arbejdsgiverbetalt pensionsbidrag på op til 8 %
- Sundhedskontantordning
- Livsforsikring og kollektiv indkomstsikring
- Cykel-til-arbejde-ordning
- Lån til rejser og periodekort
- Rabatter hos hundredvis af detailhandlere
- Betalte dage til frivilligt velgørenhedsarbejde
- Støtte til rimelige tilpasninger for kandidater og medarbejdere