Bauer Media Outdoor UK е компания за външна реклама, която помага на брандовете да се свързват с аудиторията чрез медии на открито в Обединеното кралство. Нейната мрежа от над 33 000 рекламни обекта поддържа кампании с местен или национален обхват, а компанията работи с местни власти и търговски наемодатели за предоставяне на медийни решения, които допринасят за инфраструктурата на местната общност.
Изпълнителен асистент / асистент на екипа – Bauer Media Outdoor UK, Лондон, хибридна работа
Подпомагане на изпълнителните асистенти на Управителния съвет и на по-широката административна функция в Bauer Media Outdoor UK. Координиране на срещи, пътувания, събития, разходи, доставчици и администрацията на екипа People в хибридна роля в Лондон.
Описание
- Подпомагане на изпълнителните асистенти на Управителния съвет и на по-широкия административен екип
- Организиране на срещи чрез резервиране на помещения, осигуряване на освежителни напитки и материали и посрещане на външни посетители
- Помощ при провеждането на приеми и събития, като фирмени и професионални прояви, заседания на Управителния съвет, вечери с клиенти, конференции и церемонии по награждаване
- Организиране на пътувания, настаняване, резервации в ресторанти и свързаната административна работа по приемите
- Проучване, организиране и резервиране на места за събития
- Координиране на подаръци за служители и клиенти
- Обработване на месечните разходи на директорите чрез Concur
- Координиране на плащанията и проследяване на процеса, за да се гарантира навременното уреждане на фактурите
- Създаване и проследяване на заявки за поръчки в D365 и осигуряване на необходимите одобрения
- Обработване на документацията за нови доставчици и документацията за съответствие
- Работа със съответните екипи за споделяне на необходимата информация
- Поддържане на точни и актуални данни във вътрешните системи
- Управление на календарите за срещи, събития и пътувания на екипа People в Обединеното кралство
- Заместващо изпълнение на административни дейности за People и HR, включително договори, писма с предложения, промени в трудовите отношения, актуализации на системи, постъпващи и напускащи служители и придобивки
Изисквания
- Предишен опит като асистент на екип или на административна позиция
- Отлични умения за управление на времето и способност за планиране, приоритизиране и организиране на конкуриращи се задачи
- Способност за запазване на самообладание и ефективна работа под напрежение в динамична работна среда
- Надеждност, увереност и подходяща assertивност, съчетани с екипен подход
- Практично и отзивчиво отношение към широк кръг от отговорности
- Добро владеене на Microsoft Office, включително Outlook, Word, Excel и PowerPoint
Придобивки
- 8% годишен бонус
- Гъвкав режим на работа с три дни в офиса от вторник до четвъртък и дистанционна работа в понеделник и петък
- 25 дни платен отпуск, включително официалните празници
- Вноска от компанията за пенсионно осигуряване до 8%
- Паричен план за здравеопазване
- Животозастраховане и групова застраховка за защита на доходите
- Програма Cycle to Work
- Заеми за пътуване и сезонни транспортни карти
- Отстъпки при стотици търговци
- Платени дни за доброволчество в благотворителни организации
- Подкрепа за осигуряване на разумни адаптации за кандидати и служители