Bauer Media Outdoor UK — компанія, що працює у сфері зовнішньої реклами та допомагає брендам взаємодіяти з аудиторією за допомогою зовнішніх медіа по всій Великій Британії. Її мережа, що налічує понад 33 000 рекламних майданчиків, підтримує кампанії з локальним або національним охопленням, а компанія співпрацює з місцевими органами влади та комерційними орендодавцями, створюючи медіарішення, які сприяють розвитку навколишньої інфраструктури.
Виконавчий асистент / асистент команди — Bauer Media Outdoor UK, Лондон, гібридний формат
Підтримка виконавчих асистентів Ради директорів і адміністративної функції Bauer Media Outdoor UK. Координація зустрічей, поїздок, заходів, витрат, постачальників і адміністративних завдань команди з роботи з персоналом у гібридній лондонській ролі.
Опис
- Підтримувати виконавчих асистентів Ради директорів і адміністративну команду загалом
- Організовувати зустрічі: бронювати приміщення, замовляти частування та матеріали, зустрічати зовнішніх відвідувачів
- Допомагати проводити корпоративні й галузеві заходи, зокрема корпоративні події, засідання Ради директорів, вечері з клієнтами, конференції та церемонії нагородження
- Організовувати поїздки, проживання, бронювання ресторанів і пов’язану з гостинністю адміністративну роботу
- Досліджувати варіанти майданчиків, організовувати та бронювати їх для заходів
- Координувати подарунки для працівників і клієнтів
- Опрацьовувати щомісячні витрати директорів через Concur
- Координувати платежі та контролювати їх виконання, щоб рахунки оплачувалися вчасно
- Створювати й відстежувати заявки на замовлення на закупівлю в D365 та отримувати необхідні погодження
- Опрацьовувати документи нових постачальників і документи щодо відповідності вимогам
- Співпрацювати з відповідними командами для передавання необхідної інформації
- Підтримувати точність і актуальність даних у внутрішніх системах
- Вести календарі зустрічей, заходів і поїздок команди Bauer Media Outdoor UK з роботи з персоналом
- Замінювати працівників, які виконують адміністративні завдання у сфері роботи з персоналом і HR, зокрема щодо договорів, листів із пропозиціями, змін умов працевлаштування, оновлень систем, оформлення нових працівників, звільнення працівників і пільг
Вимоги
- Попередній досвід роботи асистентом команди або на адміністративній посаді
- Відмінні навички управління часом і здатність планувати, визначати пріоритети та організовувати виконання кількох завдань
- Здатність зберігати спокій і ефективно працювати під тиском у динамічному робочому середовищі
- Надійність, упевненість у собі та доречна наполегливість, а також командний підхід до роботи
- Практичне й готове до роботи ставлення до широкого кола обов’язків
- Впевнене володіння Microsoft Office, зокрема Outlook, Word, Excel і PowerPoint
Переваги
- Щорічний бонус 8%
- Гнучкий графік: три дні в офісі з вівторка до четверга та дистанційна робота в понеділок і п’ятницю
- 25 днів оплачуваної відпустки, включно зі святковими днями
- Внесок компанії до пенсійної програми до 8%
- Медичний план із компенсацією витрат
- Страхування життя та групове страхування на випадок втрати доходу
- Програма Cycle to Work
- Позики на проїзд і сезонні проїзні
- Знижки в сотнях роздрібних магазинів
- Оплачувані дні для волонтерства в благодійних організаціях
- Підтримка в забезпеченні розумних умов для кандидатів і працівників