Bauer Media Outdoor UK je podjetje za oglaševanje na prostem, ki blagovnim znamkam pomaga vzpostavljati stik z občinstvom prek zunanjih medijev po vsej Združenem kraljestvu. Njegova mreža več kot 33.000 oglaševalskih lokacij podpira kampanje z lokalnim ali nacionalnim dosegom, podjetje pa sodeluje z lokalnimi oblastmi in komercialnimi najemodajalci pri zagotavljanju medijskih rešitev, ki prispevajo k infrastrukturi okoliške skupnosti.
Izvršni asistent / asistent ekipe – Bauer Media Outdoor UK, London, hibridno delo
Podpora izvršnim asistentom uprave in širši administrativni funkciji v družbi Bauer Media Outdoor UK. Koordinacija sestankov, potovanj, dogodkov, stroškov, dobaviteljev ter administracije ekipe People v hibridni vlogi v Londonu.
Opis
- Podpora izvršnim asistentom uprave in širši administrativni ekipi
- Organizacija sestankov z rezervacijo prostorov, pripravo osvežitev in gradiva ter sprejemom zunanjih obiskovalcev
- Pomoč pri izvedbi pogostitev in dogodkov, kot so poslovni in panožni dogodki, sestanki uprave, večerje za stranke, konference in podelitve nagrad
- Organizacija potovanj, nastanitev, rezervacij restavracij in povezane administracije pogostitev
- Iskanje, organizacija in rezervacija prostorov za dogodke
- Koordinacija daril za zaposlene in stranke
- Obdelava mesečnih stroškov direktorjev prek sistema Concur
- Koordinacija plačil in spremljanje postopka za zagotovitev pravočasnega poravnanja računov
- Priprava in spremljanje zahtevkov za naročilnice v sistemu D365 ter pridobivanje potrebnih odobritev
- Obdelava dokumentacije novih dobaviteljev in dokumentacije o skladnosti
- Sodelovanje z ustreznimi ekipami pri izmenjavi zahtevanih informacij
- Vzdrževanje točnih in aktualnih podatkov v internih sistemih
- Upravljanje koledarjev sestankov, dogodkov in potovanj ekipe People v Združenem kraljestvu
- Nadomeščanje pri administraciji ekipe People in HR, vključno s pogodbami, ponudbenimi pismi, spremembami zaposlitve, posodobitvami sistemov, prihodi in odhodi zaposlenih ter ugodnostmi
Zahteve
- Predhodne izkušnje na delovnem mestu asistenta ekipe ali na administrativnem delovnem mestu
- Odlične sposobnosti upravljanja časa ter zmožnost načrtovanja, določanja prednostnih nalog in organiziranja različnih zahtev
- Sposobnost ohraniti mirnost in učinkovito delati pod pritiskom v hitro spreminjajočem se delovnem okolju
- Zanesljivost, samozavest in primerna asertivnost ter sodelovalen pristop k delu v ekipi
- Praktičen in pripravljen odnos do širokega nabora odgovornosti
- Znanje Microsoft Office, vključno s programi Outlook, Word, Excel in PowerPoint
Ugodnosti
- 8-odstotni letni bonus
- Prilagodljiv način dela s tremi dnevi v pisarni od torka do četrtka ter delom na daljavo ob ponedeljkih in petkih
- 25 dni plačanega dopusta, vključno z dela prostimi dnevi
- Prispevek podjetja za pokojninsko zavarovanje do 8 %
- Denarni načrt zdravstvenega varstva
- Življenjsko zavarovanje in skupinsko zavarovanje za zaščito dohodka
- Program Cycle to Work
- Posojila za potovanja in sezonske vozovnice
- Popusti pri več sto trgovcih
- Plačani dnevi za prostovoljno delo v dobrodelne namene
- Podpora pri zagotavljanju razumnih prilagoditev za kandidate in zaposlene