Bauer Media Outdoor UK là công ty quảng cáo ngoài trời giúp các thương hiệu kết nối với khán giả thông qua truyền thông ngoài trời trên khắp Vương quốc Anh. Mạng lưới hơn 33.000 vị trí quảng cáo hỗ trợ các chiến dịch tiếp cận ở phạm vi địa phương hoặc toàn quốc, đồng thời doanh nghiệp hợp tác với chính quyền địa phương và các chủ cho thuê mặt bằng thương mại để cung cấp các giải pháp truyền thông góp phần phát triển cơ sở hạ tầng của cộng đồng xung quanh.
Trợ lý Điều hành / Trợ lý Nhóm - Bauer Media Outdoor UK, London kết hợp
Hỗ trợ các trợ lý điều hành Hội đồng quản trị và bộ phận hành chính rộng hơn tại Bauer Media Outdoor UK. Điều phối cuộc họp, công tác, sự kiện, chi phí, nhà cung cấp và công tác hành chính của Đội ngũ Nhân sự trong vai trò làm việc kết hợp tại London.
Mô tả
- Hỗ trợ các trợ lý điều hành Hội đồng quản trị và đội ngũ hành chính rộng hơn
- Sắp xếp cuộc họp bằng cách đặt phòng, chuẩn bị đồ ăn thức uống và tài liệu, đồng thời đón tiếp khách bên ngoài
- Hỗ trợ tổ chức dịch vụ tiếp đón và các sự kiện như sự kiện công ty và ngành, cuộc họp Hội đồng quản trị, tiệc tối với khách hàng, hội nghị và lễ trao giải
- Sắp xếp việc đi lại, chỗ ở, đặt nhà hàng và công tác hành chính liên quan đến dịch vụ tiếp đón
- Tìm hiểu, tổ chức và đặt địa điểm cho các sự kiện
- Điều phối quà tặng cho nhân viên và khách hàng
- Xử lý chi phí hàng tháng của các Giám đốc thông qua Concur
- Điều phối các khoản thanh toán và theo dõi để đảm bảo hóa đơn được thanh toán kịp thời
- Tạo và theo dõi yêu cầu đơn đặt hàng trong D365, đồng thời đảm bảo có các phê duyệt cần thiết
- Xử lý hồ sơ nhà cung cấp mới và tài liệu tuân thủ
- Phối hợp với các đội ngũ liên quan để chia sẻ thông tin cần thiết
- Duy trì dữ liệu chính xác và cập nhật trên các hệ thống nội bộ
- Quản lý lịch cho các cuộc họp, sự kiện và chuyến công tác của Đội ngũ Nhân sự UK
- Hỗ trợ thay thế cho công tác hành chính của bộ phận Nhân sự và HR, bao gồm hợp đồng, thư mời nhận việc, thay đổi việc làm, cập nhật hệ thống, nhân viên mới, nhân viên nghỉ việc và phúc lợi
Yêu cầu
- Có kinh nghiệm trước đây ở vị trí Trợ lý Nhóm hoặc vị trí hành chính
- Kỹ năng quản lý thời gian tốt, có khả năng lập kế hoạch, sắp xếp ưu tiên và tổ chức nhiều yêu cầu cạnh tranh
- Có khả năng giữ bình tĩnh và làm việc hiệu quả dưới áp lực trong môi trường làm việc năng động
- Đáng tin cậy, tự tin và có sự quyết đoán phù hợp, với tinh thần làm việc nhóm
- Có thái độ thực tế và sẵn sàng đảm nhận nhiều trách nhiệm khác nhau
- Thành thạo Microsoft Office, bao gồm Outlook, Word, Excel và PowerPoint
Phúc lợi
- Thưởng hàng năm 8%
- Thời gian làm việc linh hoạt với ba ngày tại văn phòng từ thứ Ba đến thứ Năm và làm việc từ xa vào thứ Hai và thứ Sáu
- 25 ngày nghỉ phép có lương, bao gồm các ngày nghỉ lễ
- Đóng góp lương hưu từ công ty lên đến 8%
- Chương trình hỗ trợ chi phí chăm sóc sức khỏe
- Bảo hiểm nhân thọ và bảo vệ thu nhập theo nhóm
- Chương trình Cycle to Work
- Khoản vay chi phí đi lại và vé mùa
- Giảm giá tại hàng trăm nhà bán lẻ
- Ngày nghỉ có lương để tình nguyện cho hoạt động từ thiện
- Hỗ trợ điều chỉnh hợp lý cho ứng viên và nhân viên