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Hitachi ist ein global tätiges Technologieunternehmen, das in den Bereichen Automotive, Bauwesen und Beratung tätig ist und sich darüber hinaus auf soziale Innovation konzentriert. Mit seinem Lumada-Portfolio entwickelt Hitachi digitale Lösungen, Dienstleistungen und Technologien, die Organisationen dabei unterstützen, operative Herausforderungen zu bewältigen und die digitale Transformation voranzutreiben. Die Geschäftstätigkeit umfasst digitale Systeme, grüne Energie, Mobilität und vernetzte Industrien und unterstützt sowohl betriebliche Abläufe als auch gesellschaftliche Infrastruktur. Seit der Gründung im Jahr 1910 bündelt Hitachi technologische und industrielle Expertise, um Lösungen im Zusammenhang mit Nachhaltigkeit, Umweltverantwortung und Lebensqualität zu entwickeln.
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Administrative Assistenz – Dallas, vor Ort

Unterstützung der Führungskräfte und lokalen Teams von Hitachi High-Tech America bei Terminplanung, Reiseorganisation, Besucherservices, Dokumentenerstellung, Lieferantenkoordination und der Logistik vor Ort.

USVereinigte StaatenOROregonTXTexas
21 $ – 29 $ / Stunde
Vor OrtVollzeitMittlere StufeSeniorErforderliche Sprache: EnglischVerwaltungsassistent

Beschreibung

  • Unterstützung der Senior Executive Assistant, des Führungsteams, der Division-VPs/GMs und der lokalen Fachabteilungen bei administrativen, kaufmännischen und logistischen Aufgaben
  • Planung interner und externer Besprechungen, Reservierung von Räumen und Versand von Outlook-Kalendereinladungen
  • Organisation von Managementbesprechungen und Veranstaltungen der Division einschließlich Koordination von Hotels, Transport, Veranstaltungsorten, Catering, Restaurantreservierungen, Reiseplänen, Lieferanten und internen Teams
  • Administrative Unterstützung vor Ort bei Besprechungen und Veranstaltungen, gegebenenfalls mit erforderlichen Reisen
  • Koordination der Logistik für auswärtige Besprechungen und Veranstaltungen mit Mitarbeitenden, Lieferanten und Kunden
  • Verwaltung der Gästeanmeldung, Vorabregistrierung von Besuchern, Begrüßung, Begleitung und Benachrichtigung der Gastgeber
  • Vorbereitung von Besprechungsräumen, Organisation des Caterings, Auffüllen von Erfrischungen und Wiederherstellung der Räume nach Veranstaltungen
  • Zusammenarbeit mit der IT zur Koordination der Besprechungsverbindung und audiovisuellen Anforderungen
  • Zusammenarbeit mit General Affairs bei der Vorbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen
  • Organisation externer Dienstleistungen für Führungskräfte, einschließlich Notarterminen
  • Erstellung und Organisation von Korrespondenz, Berichten, Präsentationen und weiteren Unterlagen für Führungskräfte
  • Pflege geordneter Dateien und Divisionsunterlagen
  • Überwachung von Bürobedarf sowie ein- und ausgehender Post
  • Vermittlung zwischen Führungskräften, Divisionsmanagern und Mitarbeitenden der Abteilungen
  • Unterstützung bei kaufmännischen und kommunikativen Aufgaben, einschließlich Übersetzungsunterstützung
  • Prüfung und Priorisierung der E-Mail-Kommunikation
  • Unterstützung bei Verfahren zur Dokumentation von Visa und Pässen
  • Erstellung und Einreichung von Reisekostenabrechnungen
  • Unterstützung bei besonderen administrativen Projekten und den Fachabteilungen nach Bedarf

Anforderungen

  • Ein Highschool-Abschluss oder ein gleichwertiger Abschluss ist erforderlich
  • Drei bis fünf Jahre vergleichbare Berufserfahrung sind wünschenswert
  • Sicherer Umgang mit Microsoft Office, einschließlich Word, Excel, Outlook und PowerPoint
  • Japanische Lese-, Schreib- und Sprechkenntnisse sind wünschenswert; berufliche Grundkenntnisse oder grundlegende Sprachkenntnisse sind ausreichend
  • Grundlegende Lese-, Schreib- und Rechenkenntnisse sind erforderlich
  • Ausgeprägte soziale Kompetenz und die Fähigkeit, sensible und vertrauliche Informationen professionell zu behandeln
  • Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit für die Zusammenarbeit mit Mitarbeitenden, Kunden und Lieferanten auf verschiedenen Organisationsebenen
  • Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und administrative Aufgaben mit minimaler Aufsicht zu verwalten
  • Sorgfältige und organisierte Arbeitsweise mit der Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren, genaue Aufzeichnungen zu führen und Fristen einzuhalten
  • Fähigkeit, mehrere Aufgaben und wechselnde Prioritäten in einem dynamischen Umfeld zu bewältigen
  • Bereitschaft, bei Bedarf in begrenztem Umfang Überstunden zu leisten
  • Fähigkeit, vollständig vor Ort am zugewiesenen Standort zu arbeiten
  • Gelegentliche nationale und/oder internationale Reisen können erforderlich sein

Zusatzleistungen

  • Zusätzliche Vergütung, einschließlich leistungsbezogener Zahlungen und/oder Zulagen, kann verfügbar sein
  • Gelegentliche nationale und/oder internationale Reisen können erforderlich sein
  • Chancengleichheit und angemessene Vorkehrungen werden während des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens gewährleistet

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