A Hitachi é uma empresa global de tecnologia que atua nos setores automotivo, de construção e consultoria, com um foco mais amplo em inovação social. Por meio de seu portfólio Lumada, a Hitachi desenvolve soluções, serviços e tecnologias digitais que ajudam as organizações a enfrentar desafios operacionais e avançar em sua transformação digital. Sua atuação abrange sistemas digitais, energia verde, mobilidade e indústrias conectadas, apoiando operações empresariais e infraestruturas sociais. Fundada em 1910, a Hitachi reúne conhecimentos especializados em tecnologia e indústria para desenvolver soluções relacionadas à sustentabilidade, à responsabilidade ambiental e à qualidade de vida.
Assistente administrativo - Dallas, presencial
Dê suporte aos executivos e às equipes locais da Hitachi High-Tech America com a coordenação de reuniões, organização de viagens, atendimento a visitantes, preparação de documentos, coordenação de fornecedores e logística das instalações presenciais.
Descrição
- Dar suporte ao Assistente Executivo Sênior, à equipe de liderança executiva, aos vice-presidentes e gerentes gerais das divisões e às equipes funcionais locais em atividades administrativas, de escritório e logísticas
- Agendar reuniões internas e externas, reservar salas e enviar convites de calendário pelo Outlook
- Organizar reuniões executivas e eventos de divisão, coordenando hotéis, transporte, locais, serviços de catering, reservas em restaurantes, itinerários, fornecedores e equipes internas
- Prestar assistência administrativa presencial durante reuniões e eventos, com viagens quando necessário
- Coordenar a logística de reuniões e eventos fora das instalações com funcionários, fornecedores e clientes
- Gerenciar o registro de convidados, o pré-cadastro de visitantes, a recepção, o acompanhamento e as notificações aos anfitriões
- Preparar salas de reunião, organizar o catering, repor os lanches e reorganizar as salas após os eventos
- Trabalhar com a equipe de TI para coordenar a conectividade das reuniões e os requisitos audiovisuais
- Colaborar com a área de Assuntos Gerais na preparação de reuniões e eventos
- Organizar serviços executivos externos, incluindo agendamentos com cartórios
- Redigir e organizar correspondências, relatórios, apresentações e outros materiais executivos
- Manter arquivos e registros da divisão organizados
- Monitorar os suprimentos de escritório e a correspondência recebida e enviada
- Atuar como elo entre executivos, gerentes de divisão e funcionários dos departamentos
- Prestar assistência administrativa e de comunicação, incluindo suporte de tradução
- Revisar e priorizar as comunicações por e-mail
- Auxiliar nos procedimentos de documentação de vistos e passaportes
- Preparar e enviar relatórios de despesas de viagem
- Dar suporte a projetos administrativos especiais e equipes funcionais conforme designado
Requisitos
- É necessário ter diploma de ensino médio ou equivalente
- Preferencialmente, de três a cinco anos de experiência comparável
- Proficiência em Microsoft Office, incluindo Word, Excel, Outlook e PowerPoint
- É desejável saber ler, escrever e falar japonês; conhecimento profissional ou proficiência básica são aceitáveis
- São necessárias habilidades básicas de leitura, escrita e matemática
- Excelentes habilidades interpessoais e capacidade de lidar profissionalmente com informações sensíveis e confidenciais
- Habilidades eficazes de comunicação para trabalhar com funcionários, clientes e fornecedores em diferentes níveis organizacionais
- Capacidade de trabalhar de forma independente e gerenciar responsabilidades administrativas com supervisão mínima
- Abordagem detalhista e organizada, com capacidade de priorizar o trabalho, manter registros precisos e cumprir prazos
- Capacidade de gerenciar várias tarefas e prioridades variáveis em um ambiente dinâmico
- Disponibilidade para trabalhar horas extras limitadas quando necessário
- Capacidade de trabalhar totalmente de forma presencial no local designado
- Pode ser necessário realizar viagens nacionais e/ou internacionais limitadas
Benefícios
- Pode haver remuneração adicional, incluindo incentivos e/ou subsídios
- Pode ser necessário realizar viagens nacionais e/ou internacionais limitadas
- São oferecidas igualdade de oportunidades de emprego e adaptações razoáveis durante o processo de candidatura e seleção