Hitachi là một công ty công nghệ toàn cầu hoạt động trong các lĩnh vực ô tô, xây dựng và tư vấn, đồng thời tập trung rộng hơn vào đổi mới xã hội. Thông qua danh mục Lumada, Hitachi phát triển các giải pháp, dịch vụ và công nghệ số giúp các tổ chức giải quyết những thách thức trong vận hành và thúc đẩy quá trình chuyển đổi số. Hoạt động của công ty trải rộng từ hệ thống số, năng lượng xanh, giao thông đến các ngành công nghiệp kết nối, hỗ trợ vận hành doanh nghiệp và cơ sở hạ tầng xã hội. Được thành lập vào năm 1910, Hitachi kết hợp chuyên môn về công nghệ và các ngành công nghiệp để theo đuổi những giải pháp gắn với tính bền vững, trách nhiệm với môi trường và chất lượng cuộc sống.
Trợ lý Hành chính - Dallas, Làm việc tại văn phòng
Hỗ trợ các lãnh đạo điều hành và đội ngũ địa phương của Hitachi High-Tech America trong việc điều phối cuộc họp, sắp xếp công tác, phục vụ khách, chuẩn bị tài liệu, phối hợp với nhà cung cấp và quản lý hậu cần cơ sở vật chất tại văn phòng.
Mô tả
- Hỗ trợ Trợ lý Điều hành Cấp cao, đội ngũ lãnh đạo điều hành, các Phó Chủ tịch/Tổng Giám đốc đơn vị và các đội ngũ chức năng tại địa phương trong các công việc hành chính, văn thư và hậu cần
- Lên lịch các cuộc họp nội bộ và bên ngoài, đặt phòng và gửi lời mời lịch Outlook
- Tổ chức các cuộc họp điều hành và sự kiện của đơn vị, phối hợp khách sạn, phương tiện di chuyển, địa điểm, dịch vụ ăn uống, đặt chỗ nhà hàng, lịch trình, nhà cung cấp và các đội ngũ nội bộ
- Cung cấp hỗ trợ hành chính tại văn phòng trong các cuộc họp và sự kiện, bao gồm công tác khi cần
- Điều phối hậu cần cho các cuộc họp và sự kiện bên ngoài với nhân viên, nhà cung cấp và khách hàng
- Quản lý đăng ký khách, đăng ký trước cho khách đến thăm, đón tiếp, hướng dẫn và thông báo cho người phụ trách tiếp khách
- Chuẩn bị phòng họp, sắp xếp dịch vụ ăn uống, bổ sung đồ giải khát và sắp xếp lại phòng sau sự kiện
- Phối hợp với bộ phận CNTT để sắp xếp kết nối cuộc họp và các yêu cầu về thiết bị nghe nhìn
- Phối hợp với bộ phận Hành chính Tổng hợp trong công tác chuẩn bị cuộc họp và sự kiện
- Sắp xếp các dịch vụ bên ngoài cho lãnh đạo điều hành, bao gồm lịch hẹn công chứng
- Soạn thảo và sắp xếp thư từ, báo cáo, bài thuyết trình và các tài liệu điều hành khác
- Duy trì hồ sơ và tài liệu của đơn vị một cách ngăn nắp
- Theo dõi đồ dùng văn phòng và thư từ đến, đi
- Đóng vai trò đầu mối liên lạc giữa các lãnh đạo điều hành, quản lý đơn vị và nhân viên các phòng ban
- Cung cấp hỗ trợ văn thư và liên lạc, bao gồm hỗ trợ dịch thuật
- Xem xét và phân loại mức độ ưu tiên của email
- Hỗ trợ các thủ tục về giấy tờ thị thực và hộ chiếu
- Chuẩn bị và nộp báo cáo chi phí công tác
- Hỗ trợ các dự án hành chính đặc biệt và các đội ngũ chức năng theo phân công
Yêu cầu
- Tốt nghiệp trung học phổ thông hoặc tương đương là yêu cầu bắt buộc
- Ưu tiên có từ ba đến năm năm kinh nghiệm tương đương
- Thành thạo Microsoft Office, bao gồm Word, Excel, Outlook và PowerPoint
- Ưu tiên có khả năng đọc, viết và giao tiếp bằng tiếng Nhật; chấp nhận kiến thức sử dụng hoặc năng lực cơ bản
- Yêu cầu có kỹ năng đọc, viết và toán học cơ bản
- Kỹ năng giao tiếp giữa cá nhân tốt và khả năng xử lý thông tin nhạy cảm, bảo mật một cách chuyên nghiệp
- Kỹ năng giao tiếp hiệu quả khi làm việc với nhân viên, khách hàng và nhà cung cấp ở nhiều cấp bậc trong tổ chức
- Có khả năng làm việc độc lập và quản lý các trách nhiệm hành chính với sự giám sát tối thiểu
- Tỉ mỉ, có tổ chức, biết sắp xếp thứ tự ưu tiên, duy trì hồ sơ chính xác và đáp ứng thời hạn
- Có khả năng quản lý nhiều nhiệm vụ và các ưu tiên thay đổi trong môi trường nhịp độ nhanh
- Sẵn sàng làm thêm giờ ở mức hạn chế khi cần
- Có khả năng làm việc hoàn toàn tại văn phòng ở địa điểm được phân công
- Có thể cần đi công tác trong nước và/hoặc quốc tế ở mức tối thiểu
Phúc lợi
- Có thể có thêm khoản thù lao, bao gồm tiền thưởng khuyến khích và/hoặc các khoản phụ cấp
- Có thể cần đi công tác trong nước và/hoặc quốc tế ở mức tối thiểu
- Cơ hội việc làm bình đẳng và điều kiện hỗ trợ hợp lý được cung cấp trong quá trình ứng tuyển và tuyển chọn