LogoFresh Jobs Ahead
Hitachi
Hitachi
Sponsor for H1B-visumBilindustriBygg og anleggRådgivning
Hitachi er et globalt teknologiselskap som arbeider innen bilindustrien, bygg og rådgivning, med et bredere fokus på sosial innovasjon. Gjennom Lumada-porteføljen utvikler Hitachi digitale løsninger, tjenester og teknologier som hjelper organisasjoner med å håndtere driftsmessige utfordringer og fremme digital transformasjon. Virksomheten omfatter digitale systemer, grønn energi, mobilitet og sammenkoblede industrier, og støtter både forretningsdrift og samfunnsinfrastruktur. Hitachi ble grunnlagt i 1910 og samler ekspertise innen teknologi og industri for å utvikle løsninger knyttet til bærekraft, miljøansvar og livskvalitet.
LinkedIn
Jobber i bedriften

Administrativ assistent – Dallas, på stedet

Støtt Hitachi High-Tech Americas ledere og lokale team med møtekoordinering, reisearrangementer, besøkstjenester, dokumentutarbeidelse, leverandørkoordinering og logistikk på stedet.

USUSAOROregonTXTexas
21 $ – 29 $ / time
På stedetHeltidMellomnivåSeniorPåkrevd Språk: engelskAdministrativ assistent

Beskrivelse

  • Støtt den senior executive-assistenten, ledergruppen, divisjonsdirektører og lokale funksjonsteam med administrative, kontormessige og logistiske oppgaver
  • Planlegg interne og eksterne møter, reserver rom og send kalenderinvitasjoner i Outlook
  • Organiser ledermøter og divisjonsarrangementer, og koordiner hoteller, transport, lokaler, catering, restaurantreservasjoner, reiseplaner, leverandører og interne team
  • Yt administrativ bistand på stedet under møter og arrangementer, inkludert reiser ved behov
  • Koordiner logistikk for møter og arrangementer utenfor arbeidsstedet med ansatte, leverandører og kunder
  • Administrer gjesteregistrering, forhåndsregistrering av besøkende, mottak, ledsaging og varsling av verter
  • Klargjør møterom, ordne catering, fyll på forfriskninger og sett rommene i orden etter arrangementer
  • Samarbeid med IT om å koordinere møtetilkobling og audiovisuelle behov
  • Samarbeid med General Affairs om forberedelser til møter og arrangementer
  • Ordne eksterne tjenester for ledere, inkludert notartimer
  • Utarbeid og organiser korrespondanse, rapporter, presentasjoner og annet ledermateriale
  • Vedlikehold ordnede arkiver og divisjonsregistre
  • Følg opp kontorrekvisita samt innkommende og utgående post
  • Vær bindeledd mellom ledere, divisjonsledere og avdelingspersonell
  • Yt kontor- og kommunikasjonsstøtte, inkludert oversettelsesstøtte
  • Gå gjennom og prioriter e-postkommunikasjon
  • Bistå med prosedyrer for visum- og passdokumentasjon
  • Utarbeid og send inn reiseregninger
  • Støtt spesielle administrative prosjekter og funksjonsteam etter behov

Krav

  • Videregående opplæring eller tilsvarende er påkrevd
  • Tre til fem års sammenlignbar erfaring er ønskelig
  • Gode ferdigheter i Microsoft Office, inkludert Word, Excel, Outlook og PowerPoint
  • Kunnskaper i japansk lesing, skriving og tale er ønskelig; arbeidende eller grunnleggende kunnskaper aksepteres
  • Grunnleggende lese-, skrive- og matematikkferdigheter er påkrevd
  • Gode mellommenneskelige ferdigheter og evne til å håndtere sensitiv og konfidensiell informasjon profesjonelt
  • Gode kommunikasjonsevner for samarbeid med ansatte, kunder og leverandører på tvers av organisatoriske nivåer
  • Evne til å arbeide selvstendig og håndtere administrative ansvarsområder med minimal oppfølging
  • Detaljorientert og strukturert arbeidsmåte med evne til å prioritere arbeid, føre nøyaktige registre og overholde frister
  • Evne til å håndtere flere oppgaver og skiftende prioriteringer i et hektisk miljø
  • Villighet til å arbeide begrenset overtid ved behov
  • Evne til å arbeide fullt ut på stedet på den tildelte lokasjonen
  • Begrensede innenlandske og/eller internasjonale reiser kan være påkrevd

Fordeler

  • Ytterligere kompensasjon, inkludert insentivlønn og/eller tillegg, kan være tilgjengelig
  • Begrensede innenlandske og/eller internasjonale reiser kan være påkrevd
  • Like ansettelsesmuligheter og rimelig tilrettelegging tilbys under søknads- og utvelgelsesprosessen

Relaterte jobber