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Sponsor de visa H1BAutomobileConseilConstruction
Hitachi est une entreprise technologique mondiale qui intervient dans les secteurs de l’automobile, de la construction et du conseil, avec un objectif plus large d’innovation sociale. Grâce à son portefeuille Lumada, Hitachi développe des solutions, des services et des technologies numériques qui aident les organisations à relever leurs défis opérationnels et à progresser dans leur transformation numérique. Ses activités couvrent les systèmes numériques, l’énergie verte, la mobilité et les industries connectées, en soutenant les opérations des entreprises et les infrastructures sociales. Fondée en 1910, Hitachi réunit des expertises technologiques et industrielles pour développer des solutions liées à la durabilité, à la responsabilité environnementale et à la qualité de vie.
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Offres de l’entreprise

Assistant administratif - Dallas, sur site

Soutenez les cadres et les équipes locales de Hitachi High-Tech America en assurant la coordination des réunions, l’organisation des déplacements, l’accueil des visiteurs, la préparation de documents, la coordination des fournisseurs et la logistique des installations sur site.

USÉtats-UnisOROregonTXTexas
21 $ – 29 $ / heure
Sur siteTemps pleinIntermédiaireSeniorLangue Requise : anglaisAssistant administratif

Description

  • Soutenir l’assistant(e) exécutif(ve) principal(e), l’équipe dirigeante, les vice-présidents et directeurs généraux de division ainsi que les équipes fonctionnelles locales dans leurs tâches administratives, de secrétariat et de logistique
  • Planifier les réunions internes et externes, réserver les salles et envoyer les invitations de calendrier Outlook
  • Organiser les réunions exécutives et les événements de division en coordonnant les hôtels, les transports, les lieux, les services de restauration, les réservations de restaurants, les itinéraires, les fournisseurs et les équipes internes
  • Fournir une assistance administrative sur site pendant les réunions et les événements, avec des déplacements si nécessaire
  • Coordonner la logistique des réunions et événements hors site avec les employés, les fournisseurs et les clients
  • Gérer l’inscription des invités, le préenregistrement des visiteurs, l’accueil, l’accompagnement et les notifications aux hôtes
  • Installer les salles de réunion, organiser la restauration, réapprovisionner les rafraîchissements et remettre les salles en ordre après les événements
  • Collaborer avec le service informatique pour coordonner la connectivité des réunions et les besoins audiovisuels
  • Travailler avec les Affaires générales à la préparation des réunions et des événements
  • Organiser des services exécutifs externes, notamment des rendez-vous chez le notaire
  • Rédiger et organiser la correspondance, les rapports, les présentations et autres documents destinés aux cadres
  • Tenir les dossiers et les registres de la division en ordre
  • Surveiller les fournitures de bureau ainsi que le courrier entrant et sortant
  • Assurer la liaison entre les cadres, les responsables de division et le personnel des services
  • Fournir une assistance administrative et de communication, y compris un soutien à la traduction
  • Examiner et hiérarchiser les communications par e-mail
  • Aider aux procédures de documentation relatives aux visas et aux passeports
  • Préparer et soumettre les notes de frais de déplacement
  • Soutenir les projets administratifs spéciaux et les équipes fonctionnelles selon les besoins

Exigences

  • Un diplôme d’études secondaires ou un équivalent est requis
  • Trois à cinq ans d’expérience comparable sont souhaités
  • Maîtrise de Microsoft Office, notamment Word, Excel, Outlook et PowerPoint
  • La capacité à lire, écrire et parler japonais est souhaitée ; une connaissance pratique ou une compétence de base est acceptable
  • Des compétences de base en lecture, en écriture et en mathématiques sont requises
  • Solides compétences interpersonnelles et capacité à traiter les informations sensibles et confidentielles avec professionnalisme
  • Excellentes aptitudes à la communication pour travailler avec des employés, des clients et des fournisseurs à différents niveaux de l’organisation
  • Capacité à travailler de manière autonome et à gérer les responsabilités administratives avec un minimum de supervision
  • Approche rigoureuse et organisée, avec la capacité de hiérarchiser le travail, de tenir des dossiers exacts et de respecter les délais
  • Capacité à gérer plusieurs missions et des priorités changeantes dans un environnement dynamique
  • Volonté d’effectuer des heures supplémentaires limitées si nécessaire
  • Capacité à travailler entièrement sur site dans le lieu désigné
  • Des déplacements nationaux et/ou internationaux limités peuvent être nécessaires

Avantages

  • Une rémunération supplémentaire, notamment des primes d’intéressement et/ou des allocations, peut être disponible
  • Des déplacements nationaux et/ou internationaux limités peuvent être nécessaires
  • L’égalité des chances en matière d’emploi et des aménagements raisonnables sont proposés pendant le processus de candidature et de sélection

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