A Hitachi globális technológiai vállalat, amely az autóipar, az építőipar és a tanácsadás területén működik, szélesebb körű fókuszában pedig a társadalmi innováció áll. Lumada portfólióján keresztül a Hitachi olyan digitális megoldásokat, szolgáltatásokat és technológiákat fejleszt, amelyek segítenek a szervezeteknek az operatív kihívások kezelésében és a digitális átalakulás előmozdításában. Tevékenysége kiterjed a digitális rendszerekre, a zöld energiára, a mobilitásra és az összekapcsolt iparágakra, támogatva az üzleti működést és a társadalmi infrastruktúrát. Az 1910-ben alapított Hitachi a technológia és az ipar területén szerzett szakértelmét egyesítve törekszik a fenntarthatósághoz, a környezeti felelősségvállaláshoz és az életminőséghez kapcsolódó megoldások kidolgozására.
Adminisztratív asszisztens - Dallas, helyszíni munkavégzés
Támogatja a Hitachi High-Tech America vezetőit és helyi csapatait a megbeszélések koordinálásában, utazásszervezésben, vendégszolgáltatásokban, dokumentumkészítésben, beszállítói koordinációban és a helyszíni létesítménylogisztikában.
Leírás
- Támogatja a vezetői asszisztens vezetőt, a felsővezetői csapatot, a divíziók alelnökeit/vezérigazgatóit és a helyi funkcionális csapatokat adminisztratív, irodai és logisztikai feladatokban
- Belső és külső megbeszéléseket ütemez, tárgyalókat foglal, és Outlook-naptármeghívókat küld
- Vezetői megbeszéléseket és divíziós rendezvényeket szervez, koordinálva a szállodákat, a közlekedést, a helyszíneket, a cateringet, az éttermi foglalásokat, az útiterveket, a beszállítókat és a belső csapatokat
- Helyszíni adminisztratív segítséget nyújt megbeszélések és rendezvények során, szükség esetén utazással
- Koordinálja a telephelyen kívüli megbeszélések és rendezvények logisztikáját a munkatársakkal, beszállítókkal és ügyfelekkel
- Kezeli a vendégregisztrációt, a látogatók előzetes regisztrációját, fogadását, kísérését és a házigazdák értesítését
- Előkészíti a tárgyalókat, megszervezi a cateringet, feltölti a frissítőket, és a rendezvények után helyreállítja a termeket
- Az informatikai csapattal együttműködve koordinálja a megbeszélések kapcsolódási és audiovizuális követelményeit
- Együttműködik az általános ügyintézéssel a megbeszélések és rendezvények előkészítésében
- Külső vezetői szolgáltatásokat szervez, beleértve a közjegyzői időpontokat is
- Megfogalmazza és rendszerezi a levelezést, jelentéseket, prezentációkat és egyéb vezetői anyagokat
- Rendszerezetten tartja a fájlokat és a divíziós nyilvántartásokat
- Figyelemmel kíséri az irodaszereket, valamint a beérkező és kimenő postát
- Kapcsolattartóként működik közre a vezetők, a divízióvezetők és az osztályok munkatársai között
- Irodai és kommunikációs támogatást nyújt, beleértve a fordítási segítséget is
- Áttekinti és rangsorolja az e-mailes kommunikációkat
- Segítséget nyújt a vízum- és útlevéldokumentációs eljárásokban
- Elkészíti és benyújtja az utazási költségelszámolásokat
- Szükség szerint támogatja a speciális adminisztratív projekteket és a funkcionális csapatokat
Követelmények
- Középiskolai végzettség vagy azzal egyenértékű végzettség szükséges
- Három-öt év hasonló munkakörben szerzett tapasztalat előnyt jelent
- A Microsoft Office, ezen belül a Word, az Excel, az Outlook és a PowerPoint magabiztos használata
- A japán nyelv olvasásának, írásának és beszédének ismerete előnyt jelent; munkaszintű vagy alapszintű tudás elfogadható
- Alapvető olvasási, írási és matematikai készségek szükségesek
- Kiváló interperszonális készségek, valamint érzékeny és bizalmas információk professzionális kezelése
- Hatékony kommunikációs készség a szervezet különböző szintjein dolgozó munkatársakkal, ügyfelekkel és beszállítókkal való együttműködéshez
- Önálló munkavégzés és az adminisztratív feladatok minimális felügyelet mellett történő kezelése
- Részletekre figyelő, szervezett munkamódszer, a feladatok priorizálásának, pontos nyilvántartások vezetésének és határidők betartásának képességével
- Több megbízás és változó prioritás kezelésének képessége gyors tempójú környezetben
- Szükség esetén korlátozott túlórázás vállalása
- Képesség a kijelölt helyszínen teljes egészében helyszíni munkavégzésre
- Korlátozott belföldi és/vagy nemzetközi utazás szükséges lehet
Juttatások
- További juttatás, beleértve az ösztönző kifizetéseket és/vagy pótlékokat, elérhető lehet
- Korlátozott belföldi és/vagy nemzetközi utazás szükséges lehet
- A jelentkezési és kiválasztási folyamat során egyenlő foglalkoztatási lehetőséget és ésszerű alkalmazkodást biztosítanak