Hitachi
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Hitachi es una empresa tecnológica global que trabaja en los sectores de la automoción, la construcción y la consultoría, con un enfoque más amplio en la innovación social. A través de su cartera Lumada, Hitachi desarrolla soluciones, servicios y tecnologías digitales que ayudan a las organizaciones a abordar desafíos operativos y avanzar en su transformación digital. Su actividad abarca los sistemas digitales, la energía verde, la movilidad y las industrias conectadas, apoyando las operaciones empresariales y las infraestructuras sociales. Fundada en 1910, Hitachi reúne conocimientos especializados en tecnología e industria para desarrollar soluciones vinculadas a la sostenibilidad, la responsabilidad medioambiental y la calidad de vida.

Asistente administrativo - Dallas, presencial

Apoye a los ejecutivos y equipos locales de Hitachi High-Tech America con la coordinación de reuniones, la organización de viajes, los servicios para visitantes, la preparación de documentos, la coordinación de proveedores y la logística de las instalaciones presenciales.

Descripción

  • Apoyar al Asistente Ejecutivo Sénior, al equipo de liderazgo ejecutivo, a los vicepresidentes gerentes y gerentes generales de las divisiones, y a los equipos funcionales locales con tareas administrativas, de oficina y logísticas
  • Programar reuniones internas y externas, reservar salas y enviar invitaciones de calendario de Outlook
  • Organizar reuniones ejecutivas y eventos de división, coordinando hoteles, transporte, lugares, servicios de catering, reservas en restaurantes, itinerarios, proveedores y equipos internos
  • Proporcionar asistencia administrativa presencial durante reuniones y eventos, con viajes cuando sea necesario
  • Coordinar la logística de reuniones y eventos fuera de las instalaciones con empleados, proveedores y clientes
  • Gestionar el registro de invitados, el prerregistro de visitantes, la recepción, el acompañamiento y las notificaciones a los anfitriones
  • Preparar las salas de reuniones, organizar el catering, reponer los refrigerios y dejar las salas en orden después de los eventos
  • Trabajar con TI para coordinar la conectividad de las reuniones y los requisitos audiovisuales
  • Colaborar con Asuntos Generales en la preparación de reuniones y eventos
  • Organizar servicios ejecutivos externos, incluidas citas notariales
  • Redactar y organizar correspondencia, informes, presentaciones y otros materiales ejecutivos
  • Mantener ordenados los archivos y registros de la división
  • Supervisar los suministros de oficina y el correo entrante y saliente
  • Servir de enlace entre los ejecutivos, los gerentes de división y el personal de los departamentos
  • Proporcionar asistencia administrativa y de comunicación, incluido apoyo de traducción
  • Revisar y priorizar las comunicaciones por correo electrónico
  • Ayudar con los procedimientos de documentación de visas y pasaportes
  • Preparar y presentar informes de gastos de viaje
  • Apoyar proyectos administrativos especiales y equipos funcionales según se asigne

Requisitos

  • Se requiere diploma de educación secundaria o equivalente
  • Se prefieren de tres a cinco años de experiencia comparable
  • Dominio de Microsoft Office, incluidos Word, Excel, Outlook y PowerPoint
  • Se prefiere capacidad para leer, escribir y hablar japonés; se acepta conocimiento práctico o competencia básica
  • Se requieren habilidades básicas de lectura, escritura y matemáticas
  • S sólidas habilidades interpersonales y capacidad para manejar información delicada y confidencial de manera profesional
  • Habilidades de comunicación eficaces para trabajar con empleados, clientes y proveedores de distintos niveles organizativos
  • Capacidad para trabajar de forma independiente y gestionar responsabilidades administrativas con supervisión mínima
  • Enfoque detallista y organizado, con capacidad para priorizar el trabajo, mantener registros precisos y cumplir plazos
  • Capacidad para gestionar múltiples tareas y prioridades cambiantes en un entorno dinámico
  • Disposición para trabajar horas extra limitadas cuando sea necesario
  • Capacidad para trabajar completamente de forma presencial en la ubicación asignada
  • Es posible que se requieran viajes nacionales o internacionales limitados

Beneficios

  • Puede haber compensación adicional, incluidos incentivos y/o asignaciones
  • Es posible que se requieran viajes nacionales o internacionales limitados
  • Se ofrecen igualdad de oportunidades laborales y adaptaciones razonables durante el proceso de solicitud y selección

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