Hitachi
Hitachi
Hitachi — глобальная технологическая компания, работающая в автомобильной отрасли, строительстве и консалтинге и уделяющая особое внимание социальным инновациям. В рамках портфеля Lumada Hitachi разрабатывает цифровые решения, сервисы и технологии, которые помогают организациям решать операционные задачи и продвигать цифровую трансформацию. Деятельность компании охватывает цифровые системы, экологически чистую энергетику, мобильность и взаимосвязанные отрасли, поддерживая работу предприятий и социальную инфраструктуру. Основанная в 1910 году, Hitachi объединяет компетенции в области технологий и промышленности, создавая решения, связанные с устойчивым развитием, ответственным отношением к окружающей среде и качеством жизни.

Административный ассистент — Даллас, работа на месте

Оказание поддержки руководителям и местным командам Hitachi High-Tech America в координации встреч, организации поездок, обслуживании посетителей, подготовке документов, взаимодействии с поставщиками и обеспечении работы офиса на месте.

Описание

  • Оказывать поддержку старшему исполнительному ассистенту, руководству компании, вице-президентам и генеральным менеджерам подразделений, а также местным функциональным командам в выполнении административных, канцелярских и логистических задач
  • Планировать внутренние и внешние встречи, бронировать помещения и отправлять приглашения в календаре Outlook
  • Организовывать встречи руководителей и мероприятия подразделений, координируя гостиницы, транспорт, площадки, кейтеринг, бронирование ресторанов, маршруты, поставщиков и внутренние команды
  • Оказывать административную поддержку на месте во время встреч и мероприятий, включая поездки при необходимости
  • Координировать логистику выездных встреч и мероприятий с сотрудниками, поставщиками и клиентами
  • Управлять регистрацией гостей, предварительной регистрацией посетителей, встречей, сопровождением и уведомлением принимающих сотрудников
  • Подготавливать переговорные комнаты, организовывать кейтеринг, пополнять запасы напитков и возвращать помещения в порядок после мероприятий
  • Взаимодействовать с ИТ-отделом для координации подключения к встречам и аудиовизуальных требований
  • Сотрудничать с отделом общих вопросов при подготовке встреч и мероприятий
  • Организовывать внешние услуги для руководителей, включая запись к нотариусу
  • Составлять и систематизировать корреспонденцию, отчёты, презентации и другие материалы для руководителей
  • Поддерживать порядок в документах и записях подразделения
  • Контролировать запасы канцелярских товаров, а также входящую и исходящую почту
  • Выступать связующим звеном между руководителями, менеджерами подразделений и сотрудниками отделов
  • Оказывать канцелярскую и коммуникационную поддержку, включая помощь с переводом
  • Просматривать и расставлять приоритеты в электронной корреспонденции
  • Помогать с процедурами оформления визовых и паспортных документов
  • Готовить и подавать отчёты о командировочных расходах
  • Поддерживать специальные административные проекты и функциональные команды по мере необходимости

Требования

  • Требуется аттестат о среднем образовании или эквивалентная квалификация
  • Предпочтителен сопоставимый опыт работы продолжительностью от трёх до пяти лет
  • Уверенное владение Microsoft Office, включая Word, Excel, Outlook и PowerPoint
  • Предпочтительно владение японским языком на уровне чтения, письма и устной речи; также приемлемы рабочие знания или базовый уровень
  • Требуются базовые навыки чтения, письма и математики
  • Развитые навыки межличностного общения и способность профессионально работать с чувствительной и конфиденциальной информацией
  • Эффективные коммуникативные навыки для взаимодействия с сотрудниками, клиентами и поставщиками на разных уровнях организации
  • Способность работать самостоятельно и выполнять административные обязанности при минимальном контроле
  • Внимательность и организованность, способность расставлять приоритеты, вести точные записи и соблюдать сроки
  • Способность выполнять несколько задач и адаптироваться к меняющимся приоритетам в динамичной рабочей среде
  • Готовность при необходимости работать сверхурочно в ограниченном объёме
  • Способность полностью работать на месте по назначенному адресу
  • Могут потребоваться незначительные внутренние и международные поездки

Преимущества

  • Может быть доступна дополнительная компенсация, включая стимулирующие выплаты и/или надбавки
  • Могут потребоваться незначительные внутренние и международные поездки
  • В процессе подачи заявления и отбора обеспечиваются равные возможности трудоустройства и разумные условия для людей с инвалидностью

Похожие вакансии

Maxibook OÜ

Специалист по научному языку и адаптации с помощью ИИ

Maxibook OÜ

Помогайте образовательному стартапу Maxibook адаптировать научные материалы с английского для аудитории, говорящей на корейском, японском или арабском языке. Оценивайте точность понятий, естественность языка и академическую достоверность контента, созданного ИИ.

Открыть
ZACO Robot

Специалист по назначению встреч для B2B-продаж роботов для коммерческой уборки

ZACO Robot

Квалифицируйте потенциальных клиентов и назначайте звонки для продажи профессиональных уборочных роботов RV-Tech лицам, принимающим решения в компаниях. Удалённая работа в растущем сегменте коммерческой робототехники и автоматизации.

Открыть
Administration Intelligence AG

Менеджер продукта: ПО для закупок и тендеров

Administration Intelligence AG

Формируйте дорожную карту ИИ-решений для закупок и тендеров. Объединяйте продукты и разрабатывайте цифровые инструменты для государственных заказчиков.

Открыть
Prospeum

Инженер по продажам и технический консультант

Prospeum

Настраивайте платформу Prospeum для закупок на базе ИИ и разрабатывайте корпоративные proof-of-concept решения. Проводите технические демонстрации, интеграции и клиентские семинары, помогая заключать сложные сделки.

Открыть
MMG Management Consulting

Консультант по стратегическим закупкам

MMG Management Consulting

Руководите выбором поставщиков, переговорами и закупочными инициативами клиентов в бутиковой консалтинговой компании. Взаимодействуйте с заинтересованными сторонами, развивая стратегии, процессы и инструменты закупок.

Открыть
SUXXEED Sales for your Success GmbH

Студент-практикант — инженер по ИИ

SUXXEED Sales for your Success GmbH
201 – 500 Сотрудники
B2BКонсалтинг

Присоединитесь к команде ИИ SUXXEED, чтобы создавать практические ИИ-приложения и автоматизацию для специалиста по B2B-продажам. Работайте в гибридном формате с коллегами из команд ИИ, ИТ и бизнеса.

Открыть
Peraton

Старший инженер по гибридной связности

Peraton

Проектирует и устраняет неполадки связности между защищённой облачной средой AWS, Kubernetes и локальными сетями. Поддерживает миссии Peraton в сфере национальной безопасности и государственных технологий.

Открыть
TD Trusted Decisions GmbH

Старший консультант по CPM

TD Trusted Decisions GmbH
11 – 50 Сотрудники
B2BКонсалтинг

Работайте в управленческой консалтинговой компании, которая внедряет решения для бизнес-аналитики. Консультируйте клиентов, внедряйте системы и обучайте работе с интегрированным финансовым планированием, консолидацией и отчетностью.

Открыть
SUXXEED Sales for your Success GmbH

Студент на рабочей позиции: бизнес-администрирование (ИИ)

SUXXEED Sales for your Success GmbH
201 – 500 Сотрудники
B2BКонсалтинг

Поддерживайте B2B-команды продаж SUXXEED: разрабатывайте бизнес-кейсы для ИИ, готовьте отчёты по KPI и улучшайте процессы. Работайте с инженерами по ИИ и бизнес-командами в Кёльне в составе Центра компетенций по ИИ.

Открыть
GLORY

Специалист по креативному маркетингу (удалённо)

GLORY

Создавайте визуальные материалы и кампании для GLORY — бренда спортивной одежды из Калифорнии. Поддерживайте цифровой контент, запуски продуктов, единство бренда и творческие процессы.

Открыть