Hitachi je globalna tehnološka tvrtka koja djeluje u području automobilske industrije, građevinarstva i savjetovanja, uz širi fokus na društvene inovacije. Kroz svoj portfelj Lumada razvija digitalna rješenja, usluge i tehnologije koje organizacijama pomažu u rješavanju operativnih izazova i napretku digitalne transformacije. Njezin rad obuhvaća digitalne sustave, zelenu energiju, mobilnost i povezane industrije, podržavajući poslovanje i društvenu infrastrukturu. Osnovana 1910. godine, tvrtka Hitachi objedinjuje stručnost iz područja tehnologije i industrije kako bi razvijala rješenja povezana s održivošću, odgovornošću prema okolišu i kvalitetom života.
Administrativni asistent - Dallas, rad na lokaciji
Pružanje podrške rukovoditeljima i lokalnim timovima tvrtke Hitachi High-Tech America u koordinaciji sastanaka, organizaciji putovanja, uslugama za posjetitelje, pripremi dokumenata, koordinaciji dobavljača i logistici rada na lokaciji.
Opis
- Pružati podršku višem izvršnom asistentu, izvršnom rukovodstvu, potpredsjednicima i glavnim menadžerima odjela te lokalnim funkcionalnim timovima u administrativnim, uredskim i logističkim poslovima
- Zakazivati interne i vanjske sastanke, rezervirati prostorije i slati pozivnice u Outlook kalendaru
- Organizirati sastanke rukovodstva i događaje odjela, koordinirajući hotele, prijevoz, lokacije, catering, rezervacije u restoranima, planove puta, dobavljače i interne timove
- Pružati administrativnu pomoć na lokaciji tijekom sastanaka i događaja, uz putovanja prema potrebi
- Koordinirati logistiku sastanaka i događaja izvan lokacije sa zaposlenicima, dobavljačima i klijentima
- Upravljati registracijom gostiju, prethodnom registracijom posjetitelja, dočekom, pratnjom i obavještavanjem domaćina
- Pripremati prostorije za sastanke, organizirati catering, nadopunjavati osvježenje i nakon događaja vratiti prostorije u prvobitno stanje
- Surađivati s IT odjelom na koordinaciji povezivosti i audiovizualnih zahtjeva za sastanke
- Surađivati s odjelom za opće poslove na pripremi sastanaka i događaja
- Organizirati vanjske usluge za rukovoditelje, uključujući termine kod javnog bilježnika
- Sastavljati i organizirati korespondenciju, izvješća, prezentacije i druge materijale za rukovodstvo
- Održavati uredne datoteke i evidencije odjela
- Pratiti zalihe uredskog materijala te ulaznu i izlaznu poštu
- Djelovati kao poveznica između rukovoditelja, voditelja odjela i zaposlenika odjela
- Pružati uredsku i komunikacijsku podršku, uključujući pomoć pri prevođenju
- Pregledavati i određivati prioritete e-mail komunikacije
- Pomagati u postupcima vezanima uz viznu i putovničku dokumentaciju
- Pripremati i podnositi izvješća o putnim troškovima
- Podržavati posebne administrativne projekte i funkcionalne timove prema potrebi
Zahtjevi
- Potrebna je srednjoškolska diploma ili istovrijedna kvalifikacija
- Poželjno je tri do pet godina usporedivog iskustva
- Poznavanje Microsoft Officea, uključujući Word, Excel, Outlook i PowerPoint
- Poželjno je znanje čitanja, pisanja i govorenja japanskog jezika; prihvatljivo je radno znanje ili osnovna razina
- Potrebne su osnovne vještine čitanja, pisanja i matematike
- Izvrsne interpersonalne vještine i sposobnost profesionalnog postupanja s osjetljivim i povjerljivim informacijama
- Učinkovite komunikacijske vještine za rad sa zaposlenicima, klijentima i dobavljačima na različitim organizacijskim razinama
- Sposobnost samostalnog rada i upravljanja administrativnim obvezama uz minimalan nadzor
- Detaljan i organiziran pristup uz sposobnost određivanja prioriteta, vođenja točnih evidencija i poštovanja rokova
- Sposobnost upravljanja višestrukim zadacima i promjenjivim prioritetima u dinamičnom okruženju
- Spremnost na ograničeni prekovremeni rad prema potrebi
- Sposobnost potpunog rada na lokaciji na dodijeljenom mjestu
- Može biti potrebno minimalno domaće i/ili međunarodno putovanje
Pogodnosti
- Može biti dostupna dodatna naknada, uključujući stimulativnu plaću i/ili dodatke
- Može biti potrebno minimalno domaće i/ili međunarodno putovanje
- Tijekom postupka prijave i odabira osiguravaju se jednake mogućnosti zapošljavanja i razumne prilagodbe