Hitachiは、自動車、建設、コンサルティングの分野で事業を展開し、より広く社会イノベーションに取り組むグローバルなテクノロジー企業です。Lumadaのポートフォリオを通じて、業務上の課題への対応とデジタルトランスフォーメーションの推進を支援するデジタルソリューション、サービス、テクノロジーを開発しています。事業領域はデジタルシステム、グリーンエネルギー、モビリティ、コネクテッド産業に及び、企業の業務運営と社会インフラを支えています。1910年創業のHitachiは、テクノロジーと産業に関する知見を結集し、持続可能性、環境への責任、生活の質に結び付くソリューションの実現を目指しています。
管理アシスタント - ダラス、出社勤務
日立ハイテクアメリカの役員および現地チームを支援し、会議調整、出張手配、来客対応、書類作成、業者調整、現場施設の運営を担当します。
仕事内容
- シニアエグゼクティブアシスタント、経営陣、事業部のVP/GM、現地の各機能チームに対し、事務、庶務、ロジスティクス業務を提供する
- 社内外の会議を設定し、会議室を予約してOutlookのカレンダー招待を送信する
- 役員会議や事業部イベントを企画し、ホテル、交通、会場、ケータリング、会食予約、行程、業者、社内チームを調整する
- 会議やイベントの開催中に現場で事務支援を行い、必要に応じて出張する
- 従業員、業者、顧客と連携し、社外会議やイベントのロジスティクスを調整する
- ゲスト登録、来訪者の事前登録、出迎え、案内、担当者への通知を管理する
- 会議室を準備し、ケータリングを手配し、飲食物を補充し、イベント後に会議室を復旧する
- IT部門と連携して、会議の接続環境や音響・映像要件を調整する
- 総務部門と連携して会議やイベントの準備を行う
- 公証人との予約を含む、社外の役員向けサービスを手配する
- 書簡、報告書、プレゼンテーション、その他の役員向け資料を作成・整理する
- ファイルや事業部の記録を整理して維持する
- オフィス用品および郵便物の受け取り・発送を管理する
- 役員、事業部マネージャー、各部門の担当者間の連絡役を務める
- 翻訳支援を含む庶務・コミュニケーション支援を提供する
- メールを確認し、優先順位を付ける
- ビザおよびパスポート関連書類の手続きを支援する
- 出張経費精算書を作成・提出する
- 指示に応じて特別な事務プロジェクトや各機能チームを支援する
応募要件
- 高等学校卒業資格または同等の資格が必要
- 同等の業務経験3～5年が望ましい
- Word、Excel、Outlook、PowerPointを含むMicrosoft Officeの操作能力
- 日本語の読み書きおよび会話能力が望ましい。業務レベルまたは基礎的な能力でも可
- 基本的な読み書きおよび数学の能力が必要
- 対人スキルに優れ、機密性の高い情報を専門的に取り扱えること
- 組織内のさまざまな職位の従業員、顧客、業者と働くための効果的なコミュニケーション能力
- 自立して業務を進め、最小限の監督下で事務業務を管理できること
- 細部に注意を払い、整理整頓ができ、業務の優先順位付け、正確な記録の維持、期限遵守ができること
- 変化の速い環境で複数の業務と変動する優先順位を管理できること
- 必要に応じて限られた時間外勤務に応じる意思があること
- 指定された勤務地で完全な出社勤務ができること
- 国内および/または海外への短期出張が必要となる場合がある
福利厚生
- インセンティブ報酬および/または手当を含む追加報酬が提供される場合がある
- 国内および/または海外への短期出張が必要となる場合がある
- 応募および選考の過程で、均等な雇用機会と合理的配慮が提供される
