Hitachi — глобальна технологічна компанія, що працює в автомобільній галузі, будівництві та консалтингу й приділяє особливу увагу соціальним інноваціям. У межах портфеля Lumada Hitachi розробляє цифрові рішення, сервіси й технології, які допомагають організаціям розв’язувати операційні завдання та просувати цифрову трансформацію. Діяльність компанії охоплює цифрові системи, екологічно чисту енергетику, мобільність і взаємопов’язані галузі, підтримуючи роботу підприємств і соціальну інфраструктуру. Заснована у 1910 році, Hitachi поєднує компетенції у сфері технологій і промисловості, створюючи рішення, пов’язані зі сталим розвитком, відповідальним ставленням до довкілля та якістю життя.
Адміністративний асистент — Даллас, робота на місці
Підтримка керівників і місцевих команд Hitachi High-Tech America у координації зустрічей, організації поїздок, обслуговуванні відвідувачів, підготовці документів, взаємодії з постачальниками та забезпеченні роботи офісу на місці.
Опис
- Надавати підтримку старшому виконавчому асистенту, керівництву компанії, віцепрезидентам і генеральним менеджерам підрозділів, а також місцевим функціональним командам у виконанні адміністративних, канцелярських і логістичних завдань
- Планувати внутрішні та зовнішні зустрічі, бронювати приміщення й надсилати запрошення в календарі Outlook
- Організовувати зустрічі керівників і заходи підрозділів, координуючи готелі, транспорт, майданчики, кейтеринг, бронювання ресторанів, маршрути, постачальників і внутрішні команди
- Надавати адміністративну підтримку на місці під час зустрічей і заходів, включно з поїздками за потреби
- Координувати логістику виїзних зустрічей і заходів із працівниками, постачальниками та клієнтами
- Керувати реєстрацією гостей, попередньою реєстрацією відвідувачів, зустріччю, супроводом і повідомленням приймаючих працівників
- Готувати кімнати для зустрічей, організовувати кейтеринг, поповнювати запаси напоїв і відновлювати порядок у приміщеннях після заходів
- Співпрацювати з ІТ-відділом для координації підключення до зустрічей та аудіовізуальних потреб
- Взаємодіяти з відділом загальних питань під час підготовки зустрічей і заходів
- Організовувати зовнішні послуги для керівників, зокрема запис до нотаріуса
- Готувати й упорядковувати кореспонденцію, звіти, презентації та інші матеріали для керівників
- Підтримувати порядок у документах і записах підрозділу
- Контролювати запаси канцелярського приладдя, а також вхідну й вихідну пошту
- Бути сполучною ланкою між керівниками, менеджерами підрозділів і працівниками відділів
- Надавати канцелярську та комунікаційну підтримку, зокрема допомогу з перекладом
- Переглядати електронну кореспонденцію та визначати її пріоритетність
- Допомагати з процедурами оформлення візових і паспортних документів
- Готувати й подавати звіти про витрати на відрядження
- Підтримувати спеціальні адміністративні проєкти та функціональні команди за дорученням
Вимоги
- Потрібен атестат про середню освіту або еквівалентна кваліфікація
- Бажаний аналогічний досвід роботи тривалістю від трьох до п’яти років
- Впевнене володіння Microsoft Office, зокрема Word, Excel, Outlook і PowerPoint
- Бажане володіння японською мовою на рівні читання, письма та усного мовлення; прийнятними також є робочі знання або базовий рівень
- Потрібні базові навички читання, письма та математики
- Розвинені навички міжособистісного спілкування та здатність професійно працювати з чутливою і конфіденційною інформацією
- Ефективні комунікативні навички для роботи з працівниками, клієнтами та постачальниками на різних організаційних рівнях
- Здатність працювати самостійно й виконувати адміністративні обов’язки за мінімального нагляду
- Уважний та організований підхід, здатність визначати пріоритети, вести точні записи й дотримуватися строків
- Здатність виконувати кілька завдань і працювати зі змінними пріоритетами в динамічному середовищі
- Готовність за потреби працювати понаднормово в обмеженому обсязі
- Здатність повністю працювати на місці за призначеною адресою
- Можуть бути потрібні незначні внутрішні та міжнародні поїздки
Переваги
- Може бути доступна додаткова компенсація, зокрема стимулювальні виплати та/або надбавки
- Можуть бути потрібні незначні внутрішні та міжнародні поїздки
- Під час подання заявки та відбору забезпечуються рівні можливості працевлаштування й розумне пристосування