行政助理 II-混合辦公
行政助理 II 負責支援辦公室營運、部門規劃、預算、紀錄及主管服務,採混合辦公模式。工作內容包括行程安排、報告編製、發票管理、機密檔案維護及文職團隊支援。
說明
- 確保辦公室營運高效進行,並及時解決出現的工作流程問題
- 組織部門活動,並為特別專案提供行政支援
- 篩選來電及訪客,將其轉接給適當的聯絡人,並處理一般問題
- 安排預約、會議及研討會,同時維護行事曆
- 進行聽寫,並製作會議紀錄、信函、備忘錄、差旅計畫及行程表
- 支援部門預算、業務規劃及相關行政規劃活動
- 彙整辦公室費用報告、追蹤發票並編製專項報告
- 整理簡報及專案資料,並在時限緊迫的情況下處理相關文件
- 支援部門薪資的準備與處理
- 維護部門紀錄及檔案,包括機密及敏感資訊
- 指導並培訓負責專案的文職或行政支援人員
- 隨組織需求變化,更新或制定辦公室流程
- 必要時為其他行政支援人員提供替班支援
職位要求
- 高中畢業,並具五年主管秘書或行政支援經驗;或接受商業/秘書學校訓練,並具三年相關經驗
- 具三至五年主管秘書或行政支援經驗
- 熟悉 Excel、Word、PowerPoint、Outlook 及網際網路工具
- 具備良好的口語、書面及傾聽溝通能力
- 具備出色的組織能力,並能主動應對不斷變動的優先事項
- 了解組織政策及流程,或能快速學習並遵循相關要求
福利待遇
- 醫療及處方藥保險
- 牙科保險
- 視力保險
- 醫療及家屬照護彈性支出帳戶
- 403(b) 計畫;是否參加 401(k) 取決於集體談判協議
- 帶薪休假
- 依適用的州及地方法律提供帶薪病假
- 短期失能保險
- 可選的長期失能保險
- 同事及家屬人壽保險
- 補充人壽保險及意外身故與失能保險
- 學費補助
- 員工協助計畫,提供免費諮詢服務
