Lourdes Health System er en sundhedsorganisation, der betjener lokalsamfund i hele det sydlige New Jersey gennem hospitaler og akutklinikker. Organisationens kliniske tilbud omfatter hjertebehandling, onkologi, neurologi, ortopædi, obstetrik og gynækologi, kirurgi, transplantationsbehandling og akut behandling, mens telemedicin og virtuelle konsultationer giver yderligere adgang til behandling. Ud over patientbehandling støtter organisationen folkesundheden gennem mobile tjenester, sundhedsoplysning, ernæringsstøtte og gratis kræftscreeninger. Arbejdet bygger på tillidsfulde relationer til patienterne og på at levere omfattende og medfølende behandling.
Administrativ assistent II – hybrid
Som administrativ assistent II understøtter du kontordrift, afdelingsplanlægning, budgetter, journaler og ledelsesbetjening i et hybridt arbejdsmiljø. Opgaverne omfatter planlægning, rapportering, fakturaopfølgning, fortrolige dokumenter og støtte til det administrative team.
Beskrivelse
- Sikre, at kontordriften fungerer effektivt, og løse problemer i arbejdsgangene, når de opstår
- Organisere afdelingens arrangementer og yde administrativ støtte til særlige initiativer
- Modtage og sortere opkald og besøgende, henvise dem til de rette kontaktpersoner og håndtere rutinespørgsmål
- Arrangere aftaler, møder og konferencer samt vedligeholde kalendere
- Tage diktat og udarbejde mødereferater, korrespondance, notater, rejseplaner og rejseprogrammer
- Understøtte afdelingens budgettering, forretningsplanlægning og relaterede administrative planlægningsaktiviteter
- Samle kontorets udgiftsrapporter, følge op på fakturaer og udarbejde specialiserede rapporter
- Samle præsentations- og projektdata og behandle materiale med tidskritiske deadlines
- Understøtte forberedelse og behandling af afdelingens løn
- Vedligeholde afdelingens journaler og filer, herunder fortrolige og følsomme oplysninger
- Vejlede og oplære kontor- eller administrativt støttepersonale i tildelte projekter
- Opdatere eller udarbejde kontorprocedurer, efterhånden som organisationens krav udvikler sig
- Dække ind for andet administrativt støttepersonale efter behov
Krav
- Gymnasial eksamen samt fem års erfaring som sekretær for ledelsen eller med administrativ support, eller uddannelse fra handels- eller sekretærskole samt tre års relevant erfaring
- Tre til fem års erfaring som sekretær for ledelsen eller med administrativ support
- Gode færdigheder i Excel, Word, PowerPoint, Outlook og internetbaserede værktøjer
- Stærke mundtlige og skriftlige kommunikationsevner samt gode lyttefærdigheder
- Avancerede organisatoriske færdigheder og en proaktiv tilgang til skiftende prioriteter
- Praktisk kendskab til organisationens politikker og procedurer eller evne til hurtigt at lære og følge dem
Fordele
- Sygeforsikring og forsikring til receptpligtig medicin
- Tandforsikring
- Synsforsikring
- Fleksible udgiftskonti til sundhedspleje og pleje af pårørende
- 403(b)-ordning; deltagelse i 401(k) er underlagt den kollektive overenskomst
- Betalt frihed
- Betalt sygeorlov i overensstemmelse med gældende statslige og lokale love
- Kortvarig invaliditetsdækning
- Valgfri langvarig invaliditetsdækning
- Livsforsikring for medarbejdere og pårørende
- Supplerende livsforsikring samt forsikring ved ulykkestilfælde og utilsigtet død eller lemlæstelse
- Uddannelsesstøtte
- Medarbejderassistanceprogram med gratis rådgivningssamtaler