Lourdes Health System adalah organisasi layanan kesehatan yang melayani masyarakat di seluruh South Jersey melalui rumah sakit dan pusat perawatan darurat. Layanan klinisnya mencakup perawatan jantung, onkologi, ilmu saraf, ortopedi, obstetri dan ginekologi, bedah, perawatan transplantasi, serta penanganan darurat, dengan telehealth dan kunjungan virtual yang memperluas akses. Selain memberikan perawatan kepada pasien, organisasi ini mendukung kesehatan masyarakat melalui layanan keliling, edukasi kesehatan, bantuan gizi, dan pemeriksaan kanker gratis. Kegiatannya berfokus pada membangun hubungan yang tepercaya dengan pasien sekaligus memberikan perawatan yang menyeluruh dan penuh kepedulian.
Asisten Administrasi II – Hibrida
Posisi Asisten Administrasi II yang mendukung operasional kantor, perencanaan departemen, anggaran, catatan, dan layanan eksekutif dalam lingkungan kerja hibrida. Tanggung jawabnya mencakup penjadwalan, pelaporan, pengawasan faktur, pengelolaan berkas rahasia, dan dukungan bagi tim administrasi.
Deskripsi
- Menjaga operasional kantor tetap berjalan efisien dan menyelesaikan masalah alur kerja saat muncul
- Mengorganisasi acara departemen dan memberikan dukungan administratif untuk inisiatif khusus
- Menyaring panggilan dan menerima pengunjung, mengarahkan mereka kepada kontak yang tepat, serta menangani pertanyaan rutin
- Mengatur janji temu, rapat, dan konferensi sambil memelihara kalender
- Mencatat dikte serta membuat notulen rapat, surat-menyurat, memo, rencana perjalanan, dan jadwal perjalanan
- Mendukung penyusunan anggaran departemen, perencanaan bisnis, dan kegiatan perencanaan administratif terkait
- Mengompilasi laporan pengeluaran kantor, melacak faktur, dan membuat laporan khusus
- Mengumpulkan data presentasi dan proyek serta memproses materi dengan tenggat waktu yang ketat
- Mendukung persiapan dan pemrosesan penggajian departemen
- Memelihara catatan dan berkas departemen, termasuk informasi rahasia dan sensitif
- Membimbing dan melatih staf pendukung administrasi atau tata usaha dalam proyek yang ditugaskan
- Memperbarui atau membuat prosedur kantor seiring berkembangnya kebutuhan organisasi
- Memberikan pengganti bagi staf pendukung administrasi lainnya bila diperlukan
Persyaratan
- Ijazah sekolah menengah atas ditambah lima tahun pengalaman sebagai sekretaris eksekutif atau dalam dukungan administrasi, atau pelatihan sekolah bisnis/sekretarial ditambah tiga tahun pengalaman yang relevan
- Pengalaman tiga hingga lima tahun sebagai sekretaris eksekutif atau dalam dukungan administrasi
- Menguasai Excel, Word, PowerPoint, Outlook, dan alat berbasis internet
- Kemampuan komunikasi lisan, tulisan, dan menyimak yang kuat
- Keterampilan organisasi tingkat lanjut dengan pendekatan proaktif terhadap perubahan prioritas
- Memahami kebijakan dan prosedur organisasi, atau mampu mempelajari dan mengikutinya dengan cepat
Tunjangan
- Asuransi kesehatan dan obat resep
- Asuransi gigi
- Asuransi penglihatan
- Rekening pengeluaran fleksibel untuk kesehatan dan perawatan tanggungan
- Program 403(b); keikutsertaan dalam 401(k) tunduk pada perjanjian kerja bersama
- Cuti berbayar
- Cuti sakit berbayar sesuai dengan hukum negara bagian dan daerah yang berlaku
- Perlindungan disabilitas jangka pendek
- Perlindungan disabilitas jangka panjang opsional
- Asuransi jiwa untuk kolega dan tanggungan
- Asuransi jiwa tambahan serta perlindungan kematian dan kehilangan anggota tubuh akibat kecelakaan
- Bantuan biaya pendidikan
- Program bantuan karyawan dengan sesi konseling gratis