Lourdes Health System ist eine Gesundheitsorganisation, die Gemeinden im Süden von New Jersey durch Krankenhäuser und Notfallzentren versorgt. Das klinische Leistungsspektrum umfasst Herzmedizin, Onkologie, Neurowissenschaften, Orthopädie, Geburtshilfe und Gynäkologie, Chirurgie, Transplantationsmedizin sowie dringende Behandlungen. Telemedizin und virtuelle Sprechstunden erleichtern den Zugang zu weiteren Angeboten. Neben der Patientenversorgung unterstützt die Organisation die Gesundheit der Gemeinschaft durch mobile Dienste, Gesundheitsbildung, Ernährungsunterstützung und kostenlose Krebsvorsorgeuntersuchungen. Im Mittelpunkt stehen vertrauensvolle Beziehungen zu den Patientinnen und Patienten sowie eine umfassende und einfühlsame Versorgung.
Administrative Assistenz II – Hybrid
Administrative Assistenz II zur Unterstützung des Bürobetriebs, der Abteilungsplanung, der Budgets, der Aufzeichnungen und der Führungskräftebetreuung in einem hybriden Arbeitsumfeld. Zu den Aufgaben gehören Terminplanung, Berichtswesen, Rechnungsüberwachung, vertrauliche Unterlagen und die Unterstützung des Verwaltungsteams.
Beschreibung
- Sorgen Sie für einen effizienten Bürobetrieb und lösen Sie auftretende Arbeitsablaufprobleme
- Organisieren Sie Abteilungsveranstaltungen und leisten Sie administrative Unterstützung für besondere Initiativen
- Prüfen Sie Anrufe und Besucher, leiten Sie sie an die zuständigen Ansprechpartner weiter und beantworten Sie routinemäßige Fragen
- Organisieren Sie Termine, Besprechungen und Konferenzen und pflegen Sie dabei Kalender
- Nehmen Sie Diktate auf und erstellen Sie Sitzungsprotokolle, Korrespondenz, Memos, Reisepläne und Reiseabläufe
- Unterstützen Sie die Abteilungsbudgetierung, die Geschäftsplanung und damit verbundene administrative Planungsaktivitäten
- Erstellen Sie Berichte zu Büroausgaben, verfolgen Sie Rechnungen und erstellen Sie spezielle Berichte
- Stellen Sie Präsentations- und Projektdaten zusammen und bearbeiten Sie Unterlagen mit zeitkritischen Fristen
- Unterstützen Sie die Vorbereitung und Verarbeitung der Abteilungsentgeltabrechnung
- Pflegen Sie Abteilungsunterlagen und -akten, einschließlich vertraulicher und sensibler Informationen
- Leiten Sie Sachbearbeitungs- oder administrative Unterstützungskräfte bei zugewiesenen Projekten an und schulen Sie sie
- Aktualisieren oder erstellen Sie Büroverfahren, wenn sich organisatorische Anforderungen weiterentwickeln
- Übernehmen Sie bei Bedarf die Vertretung anderer administrativer Unterstützungskräfte
Anforderungen
- Abitur oder gleichwertiger Schulabschluss plus fünf Jahre Erfahrung im Bereich der Unterstützung von Führungskräften oder in der Administration oder eine Ausbildung an einer kaufmännischen bzw. Sekretariatsschule plus drei Jahre einschlägige Erfahrung
- Drei bis fünf Jahre Erfahrung im Bereich der Unterstützung von Führungskräften oder in der Administration
- Sicherer Umgang mit Excel, Word, PowerPoint, Outlook und internetbasierten Tools
- Ausgeprägte mündliche, schriftliche und kommunikative Fähigkeiten
- Ausgeprägtes Organisationstalent und proaktiver Umgang mit wechselnden Prioritäten
- Grundkenntnisse der Organisationsrichtlinien und -verfahren oder die Fähigkeit, diese schnell zu erlernen und einzuhalten
Zusatzleistungen
- Krankenversicherung und Versicherung für verschreibungspflichtige Medikamente
- Zahnversicherung
- Sehversicherung
- Flexible Ausgabenkonten für Gesundheits- und Pflegekosten
- 403(b)-Plan; die Teilnahme am 401(k)-Plan richtet sich nach der Tarifvereinbarung
- Bezahlte Freistellung
- Bezahlter Krankenurlaub gemäß den geltenden bundesstaatlichen und lokalen Gesetzen
- Kurzfristige Berufsunfähigkeitsversicherung
- Optionale langfristige Berufsunfähigkeitsversicherung
- Lebensversicherung für Mitarbeitende und Angehörige
- Zusätzliche Lebensversicherung sowie Versicherung bei Unfalltod und Unfallverstümmelung
- Unterstützung bei Studiengebühren
- Mitarbeiterunterstützungsprogramm mit kostenlosen Beratungsgesprächen