Lourdes Health System er en helseorganisasjon som betjener lokalsamfunn i hele det sørlige New Jersey gjennom sykehus og akuttmottak. De kliniske tjenestene omfatter hjertebehandling, onkologi, nevrologi, ortopedi, obstetrikk og gynekologi, kirurgi, transplantasjonsbehandling og akutt behandling, mens telemedisin og virtuelle konsultasjoner gir bedre tilgang til helsehjelp. I tillegg til pasientbehandling støtter organisasjonen folkehelsen gjennom mobile tjenester, helseopplæring, ernæringsstøtte og gratis kreftscreeninger. Arbeidet er rettet mot å bygge tillitsfulle relasjoner med pasientene og tilby helhetlig og omsorgsfull behandling.
Administrativ assistent II – hybrid
Som administrativ assistent II støtter du kontordrift, avdelingsplanlegging, budsjetter, arkiver og lederstøtte i et hybrid arbeidsmiljø. Arbeidsoppgavene omfatter planlegging, rapportering, fakturaoppfølging, konfidensielle dokumenter og støtte til det administrative teamet.
Beskrivelse
- Sørge for at kontordriften fungerer effektivt og løse problemer i arbeidsflyten når de oppstår
- Organisere avdelingens arrangementer og gi administrativ støtte til særskilte initiativer
- Vurdere samtaler og besøkende, henvise dem til riktige kontaktpersoner og håndtere rutinespørsmål
- Avtale timer, møter og konferanser samt vedlikeholde kalendere
- Ta diktat og utarbeide møtereferater, korrespondanse, notater, reiseplaner og reiseruter
- Støtte avdelingens budsjettering, virksomhetsplanlegging og relaterte administrative planleggingsaktiviteter
- Samle kontorets utgiftsrapporter, følge opp fakturaer og utarbeide spesialiserte rapporter
- Samle presentasjons- og prosjektdata og behandle materiale med tidskritiske frister
- Støtte forberedelse og behandling av avdelingens lønn
- Vedlikeholde avdelingens arkiver og filer, inkludert konfidensiell og sensitiv informasjon
- Veilede og lære opp kontor- eller administrativt støttepersonell i tildelte prosjekter
- Oppdatere eller utarbeide kontorrutiner etter hvert som organisasjonens krav utvikler seg
- Være stedfortreder for annet administrativt støttepersonell ved behov
Krav
- Videregående skole samt fem års erfaring som sekretær for ledelsen eller innen administrativ støtte, eller utdanning fra handels- eller sekretærskole samt tre års relevant erfaring
- Tre til fem års erfaring som sekretær for ledelsen eller innen administrativ støtte
- Gode ferdigheter i Excel, Word, PowerPoint, Outlook og internettbaserte verktøy
- Gode muntlige og skriftlige kommunikasjonsevner samt gode lytteferdigheter
- Avanserte organisatoriske ferdigheter og en proaktiv tilnærming til skiftende prioriteringer
- Praktisk kjennskap til organisasjonens retningslinjer og prosedyrer, eller evne til raskt å lære og følge dem
Fordeler
- Sykeforsikring og forsikring for reseptbelagte legemidler
- Tannforsikring
- Synsforsikring
- Fleksible utgiftskontoer for helsehjelp og omsorg for pårørende
- 403(b)-ordning; deltakelse i 401(k) er underlagt tariffavtalen
- Betalt fri
- Betalt sykefravær i samsvar med gjeldende statlige og lokale lover
- Korttids uføreforsikring
- Valgfri langtids uføreforsikring
- Livsforsikring for ansatte og pårørende
- Supplerende livsforsikring samt forsikring ved ulykkestilfeller og utilsiktet død eller lemlestelse
- Utdanningsstøtte
- Medarbeiderassistanseprogram med gratis rådgivningssamtaler