管理アシスタント II(ハイブリッド勤務)
管理アシスタント II として、ハイブリッド勤務環境でオフィス運営、部門計画、予算、記録管理、経営幹部向けサービスを支援します。主な業務は、スケジュール管理、報告書作成、請求書管理、機密ファイルの管理、事務チームの支援です。
仕事内容
- オフィス運営を効率的に進め、発生する業務フロー上の問題を解決する
- 部門イベントを企画し、特別施策に関する事務支援を行う
- 電話や来訪者を取り次ぎ、適切な担当者へ案内するとともに、一般的な問い合わせに対応する
- 予定、会議、カンファレンスを調整し、スケジュールを管理する
- 口述筆記を行い、会議議事録、書簡、メモ、出張計画、旅程表を作成する
- 部門の予算策定、事業計画、関連する管理計画業務を支援する
- オフィス経費報告書を取りまとめ、請求書を追跡し、専門的な報告書を作成する
- プレゼンテーションやプロジェクトのデータを集め、期限の厳しい資料を処理する
- 部門給与の準備および処理を支援する
- 機密情報や重要情報を含む部門の記録とファイルを管理する
- 担当プロジェクトに関する事務または管理サポートスタッフを指導・育成する
- 組織の要件の変化に応じて、オフィス手順を更新または作成する
- 必要に応じて、他の管理サポートスタッフの代替対応を行う
応募要件
- 高校卒業に加え、役員秘書または管理サポートの経験5年、またはビジネス/秘書学校での訓練に加え、関連経験3年
- 役員秘書または管理サポートの経験3~5年
- Excel、Word、PowerPoint、Outlook、およびインターネットベースのツールを使用できること
- 口頭、文書、傾聴による高いコミュニケーション能力
- 優先事項の変化に積極的に対応できる、高度な組織力
- 組織の方針や手順に関する知識、またはそれらを迅速に学び遵守する能力
福利厚生
- 医療保険および処方薬保険
- 歯科保険
- 視力保険
- 医療費および扶養家族介護費のフレキシブル支出口座
- 403(b)プラン。401(k)への参加は団体交渉協約に従う
- 有給休暇
- 適用される州および地方の法律に基づく有給病気休暇
- 短期障害保険
- 任意加入の長期障害保険
- 同僚および扶養家族向け生命保険
- 補足生命保険および偶発的死亡・四肢切断保険
- 授業料補助
- 無料カウンセリングを受けられる従業員支援プログラム
