Lourdes Health System is een zorgorganisatie die gemeenschappen in South Jersey bedient via ziekenhuizen en spoedzorgcentra. Het klinische zorgaanbod omvat hartzorg, oncologie, neurowetenschappen, orthopedie, verloskunde en gynaecologie, chirurgie, transplantatiezorg en spoedbehandelingen. Telezorg en virtuele consulten bieden aanvullende toegang tot zorg. Naast patiëntenzorg ondersteunt de organisatie de gezondheid van de gemeenschap met mobiele diensten, gezondheidsvoorlichting, voedingsondersteuning en gratis onderzoeken naar kanker. De organisatie richt zich op het opbouwen van vertrouwde relaties met patiënten en het bieden van uitgebreide, betrokken zorg.
Administratief Assistent II – Hybride
Administratief Assistent II ter ondersteuning van kantooractiviteiten, afdelingsplanning, budgetten, dossiers en dienstverlening aan leidinggevenden in een hybride werkomgeving. De werkzaamheden omvatten agendabeheer, rapportage, toezicht op facturen, vertrouwelijke dossiers en ondersteuning van het administratieve team.
Beschrijving
- Zorg voor een efficiënte uitvoering van kantooractiviteiten en los problemen in werkprocessen op zodra die zich voordoen
- Organiseer afdelingsactiviteiten en bied administratieve ondersteuning bij speciale initiatieven
- Beoordeel telefoontjes en bezoekers, verwijs hen door naar de juiste contactpersonen en beantwoord routinematige vragen
- Plan afspraken, vergaderingen en conferenties en beheer daarbij de agenda's
- Werk dictaten uit en stel notulen, correspondentie, memo's, reisplannen en reisprogramma's op
- Ondersteun de afdelingsbudgettering, bedrijfsplanning en aanverwante administratieve planningsactiviteiten
- Stel rapporten over kantoorkosten samen, volg facturen op en maak gespecialiseerde rapporten
- Verzamel presentatie- en projectgegevens en verwerk materiaal met tijdkritische deadlines
- Ondersteun de voorbereiding en verwerking van de salarisadministratie van de afdeling
- Beheer afdelingsdossiers en bestanden, waaronder vertrouwelijke en gevoelige informatie
- Begeleid en train administratief ondersteunend personeel bij toegewezen projecten
- Werk kantoorprocedures bij of stel deze op naarmate organisatorische vereisten veranderen
- Vervang indien nodig andere medewerkers in administratieve ondersteunende functies
Vereisten
- Middelbareschooldiploma plus vijf jaar ervaring als directiesecretaresse of in administratieve ondersteuning, of een opleiding aan een bedrijfs- of secretaresseschool plus drie jaar relevante ervaring
- Drie tot vijf jaar ervaring als directiesecretaresse of in administratieve ondersteuning
- Vaardigheid met Excel, Word, PowerPoint, Outlook en internetgebaseerde tools
- Sterke mondelinge, schriftelijke en luistervaardigheden
- Uitstekende organisatorische vaardigheden en een proactieve aanpak bij veranderende prioriteiten
- Praktische kennis van organisatorisch beleid en procedures, of het vermogen om deze snel te leren en te volgen
Voordelen
- Medische verzekering en verzekering voor geneesmiddelen op recept
- Tandartsverzekering
- Zichtverzekering
- Flexibele uitgavenrekeningen voor zorg- en afhankelijke zorgkosten
- 403(b)-regeling; deelname aan de 401(k)-regeling is afhankelijk van de collectieve arbeidsovereenkomst
- Betaald verlof
- Betaald ziekteverlof overeenkomstig toepasselijke nationale en lokale wetgeving
- Kortdurende arbeidsongeschiktheidsverzekering
- Optionele langdurige arbeidsongeschiktheidsverzekering
- Levensverzekering voor medewerkers en personen ten laste
- Aanvullende levensverzekering en verzekering tegen overlijden en verminking door ongeval
- Tegemoetkoming in studiekosten
- Ondersteuningsprogramma voor medewerkers met gratis counselingsgesprekken